In dit blog deel ik vier slimme tips om te besparen op huisvestingskosten.
Tip 1: Maak de balans op
Om te beginnen is het belangrijk om alle kosten die te maken hebben met huisvesting voor jezelf op een rijtje te zetten. Deze informatie is essentieel als je wilt besparen op kosten, met behoud of zelfs een toename van kwaliteit. Als je onvoldoende inzicht hebt in hoeveel procent van de totale huisvestingskosten toe te schrijven zijn aan een bepaalde dienst, kun je namelijk ook geen goede inschatting maken waar je op kunt besparen.
Bovendien is het verstandig om je huisvestingsgebonden contracten minimaal één keer in de twee á drie jaar onder de loep te nemen. Wanneer een contract afloopt is dit ook een mooi moment om de huisvesting te benchmarken.
Tip 2: Neem de bezettingsgraad onder de loep
Om geen onnodige kosten te maken is het slim te onderzoeken hoeveel vierkante meters nu écht nodig zijn. Het meten van de bezetting én benutting van een kantoorpand gedurende een bepaalde periode geeft een nauwkeurig beeld van het gebruik van je huisvesting. Op basis van deze informatie kun je ervoor kiezen om een bepaalde vleugel af te stoten of om te verhuizen naar een grotere of kleinere locatie.
Soms wordt een bezettingsgraad door gebruikers anders ervaren dan dat deze in werkelijkheid is. In de praktijk blijkt namelijk vaak dat er genoeg werkplekken in een kantoorpand aanwezig zijn, maar dat medewerkers niet op de juist manier met de beschikbare ruimte omgaan. In dit geval kan het verstandig zijn om het werkplekconcept te finetunen of om het gesprek aan te gaan met medewerkers.
Tip 3: Durf keuzes te maken
Sommige gebouwen dienen in topconditie te blijven, voor andere is een redelijke staat van onderhoud voldoende. Ook de keuze voor een bepaalde locatie heeft grote impact op de huur- of koopprijs van een pand. Afhankelijk van de branche waarin je opereert, ben je bijvoorbeeld voor een pand midden in het centrum nu eenmaal meer kwijt dan voor een gebouw op een bedrijventerrein.
Bij het maken van deze keuzes op huisvestingsvlak is het een must om de kosten van verschillende scenario’s door te rekenen, zodat je precies weet welke impact dit heeft op de organisatie én de kosten.
Tip 4: Kijk naar de lange termijn
Huisvesting is een middel om het primaire proces van een organisatie optimaal te faciliteren. Hoewel het verleidelijk is om keuzes te maken met oog op de korte termijn, is het kostentechnisch verstandiger om naar de lange termijn te kijken. Ad-hoc beslissingen hebben vaak direct invloed op het rendement van je huisvesting én medewerkerstevredenheid. Je laat bovendien kansen liggen.
Hoewel kosten een grote rol spelen, is huisvesting meer dan alleen een kostenpost. Goede huisvesting levert ook een bijdrage aan het realiseren van strategische doelstellingen, het bevorderen van samenwerking, het ontwikkelen van nieuwe innovaties, het aantrekken en binden van medewerkers en daarmee de groei en bloei van de organisatie.
Vraag jij je af of het pand waarin je nu gehuisvest bent jouw organisatie optimaal ondersteunt? Of ben je nieuwsgierig welke kostenbesparingen je voor jouw organisatie kunt realiseren? We helpen je graag bij het inzichtelijk maken van de mogelijkheden. Vraag geheel vrijblijvend een adviesgesprek aan.
