HEYDAY Consultancy gelooft dat een optimale bedrijfsvoering bijdraagt aan de kwaliteit van de dienstverlening en de toegevoegde waarde voor de moederorganisatie. In de praktijk zien we vaak dat ogenschijnlijke voor de hand liggende, maar niettemin impactvolle optimalisaties het verschil kunnen maken. In deze blog bespreken we daarom 5 ‘open deuren’ die jouw facilitaire bedrijfsvoering verder brengen.
Lees in deze blog 5 open deuren die jouw facilitaire organisatie verder brengen.
Tip 1. Bepaal waar je voor staat en waar je voor gaat
Als facilitaire organisatie is het van belang om te weten waarom je bestaat, waar je voor staat en waar je in gelooft. Richten. Dit geeft houvast, voor keuzes die gemaakt worden en de manier waarop invulling wordt gegeven aan de dienstverlening. Dus: begin bij het begin en stel de missie, visie en kernwaarden van de facilitaire organisatie, uiteraard afgeleid van de moederorganisatie, vast. Bepaal de scope van FM, bijvoorbeeld aan de hand van de NEN-EN 15221 of NEN-EN-ISO 41001. Doe dit samen, zorgvuldig en op een leuke manier. Zorg dat alle medewerkers binnen de facilitaire organisatie, maar ook alle ketenpartners en andere relevante stakeholders, op de hoogte zijn. Zo weten zij waar zij aan bijdragen en wat van hen verwacht wordt. Weet je waar je voor staat? Dan is de volgende stap het bepalen waar je voor gaat: het opstellen van facilitair beleid en plannen. Deze vormen de brug tussen dromen en doen en geven richting en sturing aan het facilitaire team.
Tip 2. Breng processen in kaart
Zoals een wijs man - W. Edwards Deming - ooit zei: “if you can’t describe what you are doing in a process, you don’t know what you are doing”. Een belangrijk onderdeel van het Inrichten van de organisatie. Processen geven inzicht in wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is. Het beschrijven van processen zorgt ervoor dat werkwijzen uit de hoofden op papier komen. Procesbeschrijvingen geven houvast en helpen bij het managen van verwachtingen. Ga je met procesbeschrijvingen aan de slag? Vergeet dan niet om direct na te denken over mogelijke optimalisaties. Haal de post-its uit de kast, nodig alle betrokkenen bij het proces uit en ga met elkaar in gesprek over het optimale procesverloop. De (neven)opbrengsten zijn vaak verrassend. Medewerkers voelen zich gehoord en ervaren eigenaarschap over het optimale proces. Liggen de huidige en gewenste situatie ver uit elkaar? Stel dan direct met elkaar vast wat moet gebeuren om de gewenste situatie te bereiken en formuleer actieplannen om de gewenste situatie te bereiken.
Tip 3. Monitor, meet, evalueer en verbeter prestaties
Het monitoren, meten en evalueren van de prestaties van de facilitaire organisatie is essentieel om te kunnen blijven verbeteren. Het optimaal Verrichten. Maak daarom de prestaties inzichtelijk én bespreekbaar. Stel meetbare doelen en KPI’s op. Maak afspraken met de facilitaire medewerkers en externe dienstverleners over hun presteren en houdt hen verantwoordelijk. Zorg dat KPI’s een logisch voortvloeisel zijn uit de strategie en de doelen van de facilitaire organisatie. Denk tevens goed na over de manier waarop prestaties worden gemeten. Zorg er ten slotte voor dat de resultaten zijn geborgd. Laat deze niet op de plank liggen, maar toon ze bijvoorbeeld in een dashboard. Een inzicht voor het team, maar ook een belangrijke basis om het gesprek met de moederorganisatie aan te gaan. Om aan te tonen hoe succesvol je bent, of om op basis van objectieve data budget-gesprekken te voeren. Vergeet daarbij niet alle stappen van de PDCA-cyclus te doorlopen. Plan, voer uit, check én verbeter op basis van de resultaten uit de evaluaties.
Tip 4. Investeer slim in technologie
Meten is weten en data kan daarin een belangrijke rol spelen. De mogelijkheden zijn eindeloos. Van het ophalen van informatie uit het bestaande FMIS tot het plaatsen van nieuwe sensoren op de werkplek. Let daarbij op dat je meet wat je wilt weten. Data die input geeft voor KPI’s of (toekomstig) te nemen beslissingen bijvoorbeeld voegt waarde toe. Technologie die in veel data voorziet waar je weinig mee doet, is zonde van de investering.
Technologie kan ook helpen bij versnellen en verslimmen. Is jouw FMIS al optimaal ingericht? Gebruikt jouw facilitaire organisatie ChatGPT al om vraagstukken op te lossen of mee te denken? Technologie kan helpen om sneller en slimmer te werken, waardoor voor de mens meer ruimte ontstaat om op andere manieren waarde toe te voegen.
Tip 5. Zet de mens centraal
Systemen zijn ondersteunend, mensen maken het verschil. Investeer daarom juist in de mensen. In hun professionele én persoonlijke ontwikkeling. Ga na wat de organisatie nodig heeft om de bedrijfsvoering verder te brengen. Beschikken medewerkers over de juiste competenties en vaardigheden, of is training en opleiding nodig? Is het team compleet, of voegt het waarde toe om nieuwe medewerkers aan te trekken? In hoeverre staat uitbesteden op de agenda en wat betekent dit voor de personele invulling? Breng ook dit samen mét medewerkers in kaart, om de betrokkenheid te vergroten. Heb ten slotte ook aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Het werkgeluk van jouw medewerkers is tenslotte minstens zo belangrijk.
Wil jij ook jouw facilitaire organisatie (nog verder) optimaliseren? Onze consultants denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact met Felicia Koning op (felicia.koning@heydayfm.nl of 06 40 84 86 45) en laat je inspireren om fris te durven denken en meer te durven doen.
