In dit blog zetten we vijf redenen op een rij waarom data onmisbaar is bij het vormgeven van een werkplekconcept.
1. Inzicht creëren
Een goed werkplekconcept begint bij het duidelijk in kaart brengen van wat nodig is. Maar hoe weet je wat je nodig hebt, als je niet weet in welke mate een kantoorpand gebruikt wordt en waar behoefte aan is?
Op basis van verschillende analyses en metingen, het (nieuwe) DNA van je organisatie en de wensen en behoeften van medewerkers wordt een werkplekconcept opgesteld. Hieruit volgt een werkplekconcept op maat gemaakt voor jouw organisatie, met de ideale werkplekmix, sfeer en beleving. Dit bestaat uit een goede verhouding in Arbo-bureau werkplekken voor medewerkers die erg taakgericht en niet mobiel zijn versus aanland en ontmoetingsplekken voor medewerkers die juist wel erg mobiel zijn.
2. Beleving vs. praktijk
Hoe medewerkers het gebruik van de werkomgeving ervaren, wil nogal eens anders zijn dan hoe het er in de praktijk aan toe gaat. Traditioneel zijn dinsdag en donderdag drukke dagen op kantoor, maar de rest van de week zijn er vaak genoeg werkplekken en overlegruimtes beschikbaar.
Medewerkers ervaren het vaak drukker dan het in werkelijkheid is. Door de perceptie van medewerkers te vergelijken met de resultaten van een bezettingsgraadmeting, kun je achterhalen in hoeverre het gevoel van drukte bij de medewerker gegrond is. Wat we vaak zien is dat het gevoel van drukte niet voortkomt uit een druk bezocht kantoor, maar uit het feit dat medewerkers elkaar afleiden in hun werk, door bijvoorbeeld proberen geconcentreerd te werken op plekken waar andere collega’s aan het bellen zijn of zitten te overleggen inzoomen op drukke(re) momenten of zones die minder effectief worden gebruikt dan andere zones, levert bruikbare informatie voor een nieuw werkplekconcept op.
3. Knelpunten signaleren
Gedrag speelt een grote rol in het succes van een (nieuw) werkplekconcept. Veel kantoorgebruikers claimen onbewust een bureau om verzekerd te zijn van een fijne werkplek, terwijl ze misschien wel een groot deel van de dag geen gebruik maken van dit bureau. In een werkplekconcept waar activiteitgericht gewerkt wordt is dit een enorme stoorzender.
Door het gebruik van de werkomgeving te monitoren kun je claim- of ‘foutief’ gedrag inzichtelijk maken en knelpunten signaleren. Zijn er bepaalde plekken of ruimtes die nooit gebruikt worden? Wellicht is hier een andere oorzaak voor, denk aan klimaatproblemen of andere stoorzenders. Het verzamelen van data maakt pijnpunten inzichtelijk, zodat je weet waarmee je aan de slag moet of wat extra aandacht nodig heeft.
4. Rekenhulpmiddel
Het verzamelen van data is enerzijds een methode om aan te tonen wat de huidige situatie is, maar levert ook bruikbare informatie op om uit te rekenen hoe een werkplekconcept er uit moet komen te zien. Op basis van deze inzichten kun je berekenen hoeveel vergaderruimtes, concentratieplekken of werkplekken nodig zijn. Dit zet je vervolgens af tegen de verschillende weekindelingen van medewerkers. De ene medewerker heeft X% van de tijd een bureau nodig, de ander heeft juist meer baat bij overlegruimte. Dit verschilt per functie en type medewerker.
Het verzamelen van data maakt het ook mogelijk om te voorspellen hoe het werkplekgebruik op een bepaald moment zal zijn. Medewerkers kunnen op basis van trends besluiten te kiezen om thuis of elders te gaan werken of een specifieke vleugel of gebouwdeel te gebruiken omdat de ervaring leert dat het daar op dat moment rustiger is.
5. Evaluatie & optimalisatie
Het monitoren van een werkplekconcept brengt in kaart hoe de werkomgeving wordt gebruikt en geeft inzicht in eventuele knelpunten, wat waardevolle informatie is voor een werkplekconcept. Wanneer je deze gegevens net iets nauwkeuriger analyseert of kruisverbanden legt, levert je dat weer heel nieuwe informatie op.
Omdat je patronen ontdekt, geeft dat bepaalde inzichten. Je ontdekt dat je deze kunt beïnvloeden door processen anders in te richten en kunt erop anticiperen. Zo kun je niet alleen het werkplekconcept optimaliseren, maar breng je ook de bijbehorende facilitaire dienstverlening naar een hoger niveau.
Bij optimale data-analyse kan dit proces nog net iets verder gaan. Je houdt je dan niet langer bezig met het anticiperen op oorzaak en gevolg, maar je bent dat juist een stapje voor. Door een doeltreffende analyse toe te passen, weet je exact hoe je je alles moet inrichten om de processen optimaal en efficiënt te laten verlopen.
Facilitaire data-analyse staat in de praktijk nog in de kinderschoenen. Toch is er al heel veel facilitaire data voorhanden die als basis kan dienen voor een meer uitgebreide analyse. In dit whitepaper gaan we in op welke datastromen er binnen het facilitaire werkveld te ontginnen zijn en op welke manier je hier je voordeel mee kunt doen. Download het whitepaper hier.
