Nino Voll, consultant bij HEYDAY Consultancy, ondersteunt opdrachtgevers als projectmanager bij onder andere facilitaire huisvestingsvragen. Van het maken van een inrichtings- en huisvestingsplan tot het coördineren van verhuizingen. Hij bespreekt actuele uitdagingen en oplossingen bij facilitaire huisvesting.
1. Projectmatig coördineren van verhuizingen
Een verhuizing van meerdere locaties is voor organisaties geen dagelijkse gang van zaken. Zij hebben daarom meestal geen standaard verhuisprocedure. Plannen en processen staan nog niet op papier. “Dit was het geval bij een voormalig opdrachtgever”, vertelt Nino. “Het ging om een organisatie met consultatiebureaus op 35 locaties in het zuiden van Nederland. Om de verhuizing in goede banen te leiden, verdiepte ik me volledig in de locaties. Wat is hun werkwijze? En welke veiligheids- en inkoopregels gelden daar?”
“Toen de opdracht eenmaal akkoord was, zette ik op elke locatie een projectgroep op. De projectgroepen bestonden onder andere uit teamleden, een communicatieprofessional, een systeembeheerder en mijzelf als projectleider. Samen met de communicatieprofessional hield ik alle betrokkenen vanuit de locaties op de hoogte van de status van het verhuistraject.”
2. Efficiënt werken en standaardiseren
“Naast het coördineren van de locaties, zag ik een kans om verhuizingen te standaardiseren en projectmatig te organiseren”, zegt Nino. “Hierdoor kon ik het proces aan de opdrachtgever overdragen, zodat diegene het in de toekomst zelfstandig kan uitvoeren. Daarom ontwikkelde ik formats, checklists en richtlijnen voor de taakverdeling. Dit zijn levende documenten. Ze veranderen mee met de omstandigheden en de situatie op dat moment.” Projectmanagers of facilitair professionals passen de documenten zo nodig aan, zodat ze actueel en relevant blijven. Door de documenten te gebruiken bij toekomstige huisvestingsprojecten, zien zij belangrijke zaken nooit over het hoofd. Zoals het opstellen van eisen van de opdrachtgever voor een schoonmaakpartij. Of het toepassen van veiligheidsmaatregelen op de nieuwe locatie.
3. Zien en vervullen van gebruikersbehoeften
Nino hield rondom het hele verhuisproces rekening met de behoeften van de eindgebruikers. “De locaties van de consultatiebureaus werden kaal opgeleverd. Zonder planten, schilderijen en een kleur op de muren”, zegt hij. “Terwijl uit eerdere onderzoeken onder medewerkers bleek dat zij juist behoefte hebben aan een huiselijke omgeving. Daarom nam ik het initiatief om te zorgen voor een uniforme en thematische uitstraling op alle locaties. Dit is belangrijk voor een professionele uitstraling en herkenbaarheid voor cliënten. Ik schreef een businesscase met daarin de opbrengsten en de nodige investering.” Een goede businesscase is nodig om je oplossingen en inzichten te onderbouwen. En draagvlak te creëren voor je ideeën.
“De opdrachtgever zag toegevoegde waarde in onze businesscase en proactieve aanpak. Met het beschikbare budget zorgden we voor een huiselijke, uniforme en gezonde inrichting van alle consultatiebureaus. Gezond houdt in dat we speelse elementen in het interieur verwerkten, die kinderen uitnodigen om te bewegen. De wandpanelen en schilderijen met dieren zorgen voor afleiding. Daardoor zijn kinderen rustiger en meer op hun gemak tijdens een afspraak bij een van consultatiebureaus.”
4. Taken prioriteren en structureren
Binnen een project heb je nooit oneindig veel tijd. “In het geval van het inrichtingsproject, moesten we binnen drie maanden het plan opzetten én implementeren bij de 35 locaties”, zegt Nino. “Door tijdskaders is het altijd nodig om taken te prioriteren en te structureren. Dat doe ik in een helder Plan van Aanpak. Daarin staan onder andere de vraag en het doel van de opdrachtgever, de randvoorwaarden en de belangrijkste stakeholders.”
“Taken prioriteren is een uitdaging als medewerkers verschillende taken als het belangrijkst zien. Bovendien heb je binnen een project te maken met stakeholders, die hun wensen en mening uitspreken. Als coördinator van een facilitair huisvestingsproject moet je sterk in je schoenen staan om behoeften zo goed mogelijk te beantwoorden. En tegelijkertijd de projectkaders te bewaken.”
5. Kennis en netwerken benutten
Het facilitair vakgebied wordt steeds breder door nieuwe werkvormen en technologieën. Daarom is continu opnieuw het wiel uitvinden tijdrovend en inefficiënt. Zeker als je beschikt over een waardevol netwerk van facilitaire specialisten en vakgenoten. Hun kennis en best practices kun je gebruiken om beter en sneller in te spelen op een vraag. “Daarom ben ik lid van het Ontwikkellab Projectmanagement van HEYDAY Consultancy”, zegt Nino. Binnen dit Ontwikkellab testen en ontwikkelen we nieuwe producten en diensten. Daarmee ondersteunen en adviseren we opdrachtgevers en leveranciers.
Verder delen we kennis en vragen we elkaar regelmatig om advies. Nino: “Daar maak ik dankbaar gebruik van. Zo adviseerde een collega me over het terugbrengen van een vraag binnen een project naar de scope. Hij hielp me bij het vaststellen van de projectdoelen en -kaders. Dat is echt de waarde van HEYDAY. Je haalt nooit één specialist, maar een heel netwerk van experts in huis.”
Nog vragen? Neem contact op!
Wil je weten hoe we jou kunnen ondersteunen of heb je een vraag over projectmanagement bij facilitaire huisvesting? Neem contact op met Nino Voll via 06-25140087.
