Als expert op het gebied van de werkomgeving kom ik bij veel verschillende opdrachtgevers over de vloer, waardoor ik ook veel verschillende werkomgevingen gezien heb. Hierdoor heb ik een goed beeld gekregen van wat als storend wordt ervaren door gebruikers van een kantoorpand én hoe je hier mee om kunt gaan.
1. Luidruchtige collega’s in dezelfde ruimte
Niets is zo vervelend als collega’s die continu aan het kletsen zijn of veel lawaai veroorzaken, bijvoorbeeld door het voeren van een telefoongesprek. Dit haalt je uit je concentratie, waardoor je geregeld afgeleid bent. Uit onderzoek van de Universiteit van Californië blijkt dat het gemiddeld 25 minuten kost om je taak te hervatten wanneer je bent onderbroken. Dit onderstreept de noodzaak van een werkomgeving waarin ook ruimte is voor rust.
Ben jij facility manager van een pand met een open kantoortuin? Dan is het verstandig om verschillende type werkomgevingen of zones aan te brengen in je pand. Bij VGZ in Eindhoven zag ik een inspirerend voorbeeld. Daar is een stilteruimte ingericht in de vorm van een bibliotheek: geen telefoontjes, geen pratende collega’s, maar de rust die je ervaart van een bieb. Ideaal als je geconcentreerd aan het werk moet!
2. Collega’s die een werkplek bezet houden terwijl ze er niet zijn
Een andere bron van irritatie is de zoektocht naar een werkplek. Bureaus worden geclaimd door mensen die langdurig in vergadering zitten. Dit zie je vaak wanneer er niet voldoende werkplekken zijn of mensen hun voorkeursplekken niet af willen staan. Ik tref dit voornamelijk aan bij grotere organisaties waar de werkvloer al als druk wordt ervaren. Gebruikers hebben het gevoel dat het noodzakelijk is om een bureau bezet te houden, om na de vergadering nog op hun favoriete plek te kunnen zitten.
Claimgedrag is vooral aan de orde wanneer er daadwerkelijk te weinig plek is. Inzicht hebben in de bezettingsgraad van je pand biedt in deze situatie uitkomst. Zo kun je achterhalen of dit in jouw kantoorpand van toepassing is of dat het slechts een gedragskwestie is. Beide problemen hebben natuurlijk een ander van plan van aanpak nodig. Is er echt te weinig plek? Dan is het verstandig om te investeren in nieuwe bureaus. Anders kun je beter aan de slag met het bespreekbaar maken van gedragsregels.
3. Onprettig klimaat (te warm of te koud)
Verschillende mensen hebben verschillende wensen, zeker als het gaat om het klimaat. Zo kan de ene persoon genieten van de zon op zijn of haar rug, terwijl de ander zich stoort aan het zonlicht op het beeldscherm. Dit kan een nadelige uitwerking hebben op het humeur van collega’s. Hiernaast hebben deze omstandigheden ook invloed op de keuze voor een bepaalde werkplek, waardoor een run kan ontstaan op de ‘beste plekken’ in het pand. Dit is geen ideale situatie als je het hebt over het zo optimaal mogelijk gebruikmaken van een werkomgeving.
Zo kwam ik in een kantoor de situatie tegen waarbij een gedeelte van de airco was afgeplakt. De luchtstroom van de airco werd hier als storend ervaren. Echter kon de airco hierdoor niet meer optimaal functioneren, waardoor de problemen alleen maar groter werden. Het advies hierin is om op zoek te gaan naar een structurele oplossing voor het probleem. Ga de instellingen na van de koelinstallatie of contacteer de leverancier. Zo pak je het probleem bij de bron aan.
4. Collega’s die zich niet aan afspraken houden
Het is altijd vervelend als collega’s zich niet aan afspraken houden. Bijvoorbeeld wanneer een collega (structureel) te laat komt of als vergaderingen niet op tijd beginnen. Hier heb je als facility manager natuurlijk niet veel invloed op, maar je kunt wel toezien op andere afspraken op de werkvloer. Het is belangrijk dat je vanuit jouw rol mensen hierop aanspreekt.
Het is erg vervelend als collega’s luid met elkaar overleggen in een stilteruimte. In zo’n situatie is het verstandig om het maken van onderlinge afspraken te stimuleren. Even kort overleggen op zachte toon? Prima. Maar neem je een telefoontje aan of ontstaat er een discussie? Ga dan naar een daarvoor bestemde ruimte.
5. Lange vergaderingen
Wie kent het niet: eindeloze discussies of onnodig lang vergaderen. Het is vermoeiend, tijdrovend en soms worden er niet eens knopen doorgehakt. Als je onvoldoende bent voorbereid op een onderwerp duurt een vergadering nog langer. Dit maakt vergadering bijna een sport. Je kunt dit voor jezelf verbeteren door agendapunten op te stellen en door te notuleren. Zo heb je voor elke vergadering een korte lijst met punten die besproken moeten worden.
Maar ook als facility manager kun je je steentje bijdragen aan het verminderen van onnodig lang vergaderen. Door staand vergaderen te stimuleren, bijvoorbeeld door de inrichting van de ruimte, houd je een vergadering binnen de perken. Na 45 tot 60 minuten staand vergaderen merk je dat je lijf een seintje geeft en dat je weer wilt gaan zitten. Een mooi moment om de vergadering af te sluiten.
6. Slechte koffie
Niemand staat te springen om slechte koffie, het is zelfs één van de grootste ergernissen op kantoor. Ook als werkgever wil je je medewerkers goede koffie schenken zodat ze graag bij jou werken. Uit veel onderzoeken blijkt dat medewerkers koffie de belangrijkste faciliteit vinden voor een prettige en effectieve werkomgeving. Dit geldt ook zeker voor millennials. De zogenoemde ‘koffie-momentjes’ zijn belangrijk voor de sociale contacten en om het hoofd weer even leeg te maken.
Op ons hoofdkantoor in Eindhoven hebben we op elke verdieping een andere koffieoplossing neergezet. Op deze manier kunnen medewerkers experimenteren met wat ze lekker vinden. Zo testen we wat wel in de smaakt valt op koffievlak en wat niet. Plus: het personeel blijft in beweging omdat ze vaker de trap nemen.
7. Het eindeloos cc’en van irrelevante mensen in je mails
Last but not least: de cc-cultuur. Waarschijnlijk ontvang je elke dag wel een aantal mails waarin je in de cc staat. Dit is vaak ter info, maar je bent er wel enorm veel tijd aan kwijt én je raakt afgeleid van je werk. Ook dit kun je gemakkelijk ondervangen vanuit ondersteunend oogpunt: faciliteer in een ruimte die geschikt is voor een wekelijkse meeting om elkaar bij te praten. En zorg dat alle informatie centraal terug te vinden is: zo hoeft er ook minder gemaild te worden.
Weg met de grootste ergernissen
Veel van deze problemen zijn op te lossen door goed na te denken over het werkplekconcept. Investeer in een concept waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende vormen van werk. Je neemt op deze manier veel onrust op de werkvloer weg, bijvoorbeeld door het creëren van een ontmoetingsplek waar collega’s samen kunnen komen en het bieden van overleg- en belruimtes. Maar ook door duidelijk te zijn in wat wel en niet gewenst gedrag is.
Nieuwsgierig wat een passende werkomgeving is voor jouw organisatie? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.
