Een bezettingsgraad geeft aan in welke mate de capaciteit van – in dit geval – een kantoorpand wordt gebruikt en benut. Het maakt duidelijk of er voldoende werkplekken of parkeerplaatsen vrij zijn, vergaderzalen optimaal gebruikt worden of dat er misschien onnodig energie lekt in ruimtes waar niemand aanwezig is. Door efficiënter om te gaan met ruimtegebruik, dalen de facilitaire- en/of energiekosten. Bovendien kan dit het gevoel van ‘drukte’ en ‘geen werkplek kunnen vinden’ verminderen.
Stel, je hebt een kantoor met 100 werkplekken en daarvan zijn er 56 in gebruik. Dit betekent dat er nog 44 werkplekken beschikbaar zijn, waardoor de bezettingsgraad uitkomt op 56%. In dit blog beschrijf ik met welke aspecten je rekening moet houden bij het aflezen van dit percentage.
Het aantal mensen dat werkzaam is in een bepaald pand blijft het uitgangspunt voor het optimaal inrichten van een gebouw. Afhankelijk van de core business van een bedrijf is slechts een deel van de werknemers 40 uur per week aanwezig in het pand. Houd bij het berekenen van het aantal mensen in je pand rekening met mensen die parttime werken of slechts een bepaald percentage op kantoor aanwezig zijn voor hun werk.
In veel kantoorpanden is het op vrijdag bijvoorbeeld heel rustig, terwijl een consultant traditioneel van maandag t/m donderdag bij de klant te vinden is en op vrijdag op het eigen kantoor werkt. Het berekenen van deze flexfactor is nodig om te bepalen hoeveel werkplekken er nodig zijn.
Klachten over drukte in het kantoorpand ontstaan vaak op momenten dat parttimers en consultants tegelijkertijd aanwezig zijn. Door eerst te ontdekken wanneer en hoe vaak deze piekmomenten plaatsvinden, achterhaal je aan wat voor soort werkplekken op dat moment het meest behoefte is.
Om het bezettingspercentage goed te kunnen interpreteren, dien je ook precies te weten over hoeveel en wat voor typen werkplekken een bepaald pand bezit. Denk hierbij niet alleen aan het aantal bureaus, maar ook zeker aan het aantal belhokjes, vergaderruimtes, concentratiewerkplekken en aanlandruimtes. Het kan ook zo zijn dat één persoon twee plekken bezet houdt op hetzelfde moment. Bijvoorbeeld wanneer je wegloopt van je bureau om een telefoontje te plegen in een belruimte.
Hiernaast kijk je ook naar de bezettingsgraad van een bepaalde ruimte. Zitten er vier personen in een overlegruimte die geschikt is voor acht personen? Dan wordt de ruimte maar voor 50% benut. Het is dan wellicht de moeite waard om te overwegen of deze ruimte opgesplitst kan worden in twee kleinere ruimtes, zodat de medewerker voor zijn gevoel meer keuze heeft.
Naast het aantal mensen en het aantal werkplekken, is het slim om rekening te houden met het werk dat mensen uitvoeren. Zo kan het zijn dat mensen die werkzaam zijn op een architectenbureau voornamelijk met grote plattegronden bezig zijn. Voor deze mensen is het niet erg praktisch om ze te laten flexwerken, want dan moeten ze elke dag hun spullen opruimen en verplaatsen. Maar een sales-collega is vaak minder plaatsgebonden; zolang hij of zij beschikt over een laptop en telefoon kan het werk worden gedaan. Het kan dus zijn dat je bij de invoering van een flexconcept uitzonderingen moet maken voor bepaalde functies.
- Verschillende activiteiten
Een werkdag ziet er niet de hele dag hetzelfde uit op kantoor. Je zit een X aantal uur achter een computer, belt een X aantal keer per dag en waarschijnlijk woon je nog een X aantal vergaderingen of teammeetings bij. Dit betekent ook dat je verschillende ruimtes nodig hebt om je werk te kunnen doen.
Tijdens het meten van de bezettingsgraad is het daarom verstandig ook te kijken naar het werk dat op een bepaald type werkplek wordt uitgevoerd. Door verbanden te leggen, achterhaal je waardevolle informatie. Blijkt uit zo’n meting dat bijvoorbeeld veel mensen computerwerk uitvoeren in een belruimte? Dan is er wellicht een gebrek aan concentratiewerkplekken.
Is een werkplek bezet door persoonlijke spullen, maar is er niemand te bekennen? Dit noemen we tijdelijke afwezigheid. Deze factor heeft grote invloed op de beleving van de drukte in een kantoorpand. Deze medewerkers brengen bijvoorbeeld een bezoek aan het toilet, halen koffie of nuttigen een lunch of zijn voor langere tijd afwezig, omdat de medewerkers in een vergadering zit.
Een hoog percentage tijdelijke afwezigheid kan wijzen op claimgedrag in een pand. Dit handdoekje leggen wordt vaak gestimuleerd als het al druk is in een pand. Inzicht in de bezettingsgraad kan helpen om deze pijnpunten boven tafel te krijgen.
Tevredenheid is bepalende factor in het berekenen van de bezettingsgraad
Zoals gezegd is er vaak interesse in een bezettingsgraadmeting als je onrust op de werkvloer ervaart of als er klachten zijn. Wanneer de bezetting laag is, maakt het minder uit als een werkplek wordt geclaimd – want dan vindt de gebruiker toch wel een werkplek. Pas als het druk is in een pand brengt dit onrust met zich mee en wordt het als vervelend ervaren.
Een bezettingsmeting helpt om een nieuwe situatie beter vorm te geven, te beoordelen of te achterhalen of een recent veranderde situatie ook gebruikt wordt zoals het bedoeld is. Het is van toegevoegde waarde als je aan de slag gaat met een nieuw werkplekconcept, wilt weten of je extra werkplekken moet plaatsen, verbouwplannen hebt of als je gaat verhuizen naar een nieuw pand. Verder kunnen de uitkomsten uit een bezettingsgraadmeting gebruikt worden voor een no-show analyse. Vaak zien we dat ruimtes (op regelmatige basis) gereserveerd worden, maar wordt de reservering niet geannuleerd als een vergadering niet doorgaat. Hierdoor lijkt een deel van de ruimtes bezet, terwijl dit in de werkelijkheid niet het geval is.
We moeten hierbij echter wel de kanttekening plaatsen dat een bezettingsgraadmeting vaak een momentopname is. Je haalt meer uit je meting als je dit combineert met een tevredenheidsonderzoek, want dan breng je de volledige situatie in kaart.
