Lindy ter Haar, Consultant bij HEYDAY Consultancy: “Facilitair managers werken vaak al langere tijd binnen een organisatie en hebben daardoor een blinde vlek op het gebied van wensen van de eindgebruikers. Mijn doel is om hun ogen te laten openen, door te laten zien dat de beste ideeën ontstaan als de eindgebruiker betrokken is in het proces van vernieuwing en verandering..”
Lindy ter Haar is werkzaam als consultant bij HEYDAY Consultancy. In dit interview vertelt ze onder andere over haar werkervaring en het belang van het betrekken van een eindgebruiker bij facilitaire vraagstukken.
Van stewardess naar facility manager
“Mijn grote droom was stewardess worden. Na het voltooien van de desbetreffende opleiding heb ik drie maanden gevlogen. Toen realiseerde ik mij echter dat ik niet mijn hele leven stewardess wilde zijn. Wat mij toen vooral aansprak was de dienstverleningskant van deze functie. Daarom ben ik daarna Facility Management gaan studeren aan de HAN in Nijmegen. Ik heb deze opleiding duaal gevolgd, waarbij ik werken en leren combineerde. Ik ben als assistent facility manager gestart bij de gemeente Doetinchem. Daarna ben ik bij diverse opdrachtgevers aan de slag gegaan, denk aan Natuurmonumenten en Slachtofferhulp. En in de tussentijd heb ik natuurlijk mijn opleiding afgerond.”
De adviseursrol past het beste
“Uiteindelijk ben ik na verschillende organisaties, waaronder ArrangeGroup, terecht gekomen bij HEYDAY Consultancy. Ik vind het vooral leuk dat ik bij verschillende bedrijven binnen mag kijken met een frisse blik. Als consultant mag ik een duidelijke mening hebben en die ook daadwerkelijk uiten. De adviseursrol past mij erg goed. Ik vind het leuk om zaken te analyseren en te doorgronden om vervolgens met verfrissende ideeën te komen.“
Het professionaliseren van een facilitaire afdeling
“Ik heb verschillende opdrachten gedaan voor HEYDAY Consultancy, denk aan het uitwerken van service design thinking, verhuizingen en de inrichting van kantoorpanden. Onlangs heb ik een advies gegeven over de professionalisering van de facilitaire afdeling van een woonstichting. Daar was het team vooral aan de slag met operationele werkzaamheden. Ik ben gestart met het formuleren van een visie en een missie voor de afdeling door met hen (en de bestuurder) in gesprek te gaan. Waar zitten de gaps? Deze gaps hebben we vervolgens puntsgewijs uitgelicht. Vervolgens gaf ik advies hoe de visie geoperationaliseerd kon worden. Denk hierbij aan opzetten van contractmanagement, processen en procedures in kaart brengen en optimaliseren, training van de facilitaire medewerkers en de inzet van een FMIS.”
Een win-win situatie
“Het advies heb ik vervolgens overgedragen aan mijn interim-collega. Zij is met de medewerkers van de woonstichting hiermee aan de slag gegaan. We hebben hierbij echt tijd geïnvesteerd in de facilitaire afdeling en door middel van de juiste aandacht en aanpassingen de afdeling volledig geprofessionaliseerd. Er is nu bijvoorbeeld een servicedesk waar gebruikers naar toe kunnen en er is inzicht in doorlooptijden en processen. Daarbij helpt de inzet van systemen de facilitaire afdeling. Dit brengt niet alleen voordelen voor de gebruikers met zich mee, maar het geeft de facilitaire medewerker ook veel meer inzicht en duidelijkheid. Een win-win situatie!”
Betrek altijd de eindgebruiker
“Ik vind het belangrijk dat de eindgebruiker bij al mijn oplossingen betrokken wordt. Vaak bepaalt de facilitaire afdeling wat er gebeurt. Gesprekken met eindgebruikers worden niet altijd gehouden, vanwege een gebrek aan tijd (bij zowel eindgebruiker als facility manager), kennis of kunde. Terwijl dat zo belangrijk is! Als je de eindgebruiker daadwerkelijk spreekt, krijg je echt informatie die anders niet gezegd wordt. Dankzij brainstormsessies komen allerlei leuke en creatieve ideeën naar boven. Die kan ik uitwerken tot een business case en verder implementeren. Een opdrachtgever kan hier ook zelf mee aan de slag gaan, maar altijd met als einddoel dat de oplossing het beste aansluit op de behoeften van de eindgebruiker.”
Blinde vlekken voorgoed verwijderen
“Tijdens de Workplace Xperience op dinsdag 16 en woensdag 17 april geef ik een presentatie over de inzet van de eindgebruiker. Facilitair managers werken vaak al langere tijd binnen een organisatie en hebben daardoor een blinde vlek op het gebied van wensen van de eindgebruikers. Mijn doel is om hun ogen te laten openen, door te laten zien dat de beste ideeën ontstaan als de eindgebruiker betrokken is in het proces van vernieuwing en verandering. Dit doe ik door het toepassen van verschillende methodes waarbij eindgebruikers betrokken zijn. Design thinking is hier een mooi voorbeeld van. Door in gesprek te zijn, komen mooie ideeën, maar ook knelpunten naar boven. Denk aan simpele dingen die we over het hoofd zien, zoals vergaderzalen zonder kapstok of een ontvangstruimte voor gasten die als onprettig ervaren wordt.
Ik hoor ook regelmatig dat men merkbeleving van het bedrijf waar ze werken, missen in hun werkomgeving. Of dat een werkplekconcept niet volledig aansluit bij de gewenste manier van werken. Deze aanpassingen en ideeën spelen van operationeel tot strategisch niveau een rol. Allemaal met als einddoel om het voor iedereen binnen het kantoor zo aantrekkelijk mogelijk te maken.”
Expertise uitwerken in ontwikkellab
“Mijn expertise op het gebied van het professionaliseren en het betrekken van de eindgebruiker kan ik verder ontwikkelen, doordat ik mij heb aangesloten bij het ontwikkellab Organisatie & Optimalisatie binnen HEYDAY Consultancy.” Sinds 2023 zijn er vijf ontwikkellabs opgericht binnen HEYDAY Consultancy. Deze labs richten zich op het ontwikkelen van producten en diensten, het borgen van kennis en het inzetten van expertise om klanten én collega's te helpen met specifieke vraagstukken rondom een centraal thema. Lindy vervolgt: “Bij het lab Organisatie & Optimalisatie zijn we druk met de ontwikkeling van nieuwe producten, trainingen, scans en dienstverleningsconcepten.”
Ben je benieuwd naar de activiteiten die Lindy heeft ondernomen voor opdrachtgever Alliander? Lees dan hier de klantcase.
