In de snel veranderende wereld van Facility Management (FM) worden de termen 'data-gedreven' en 'innovatie' vaak in één adem genoemd. Het lijkt soms alsof de twee thema's onlosmakelijk verbonden zijn. De associatie tussen data-gedreven FM en innovatie is begrijpelijk, maar is het echt noodzakelijk? Betekent data-gedreven werken altijd dat je moet innoveren?
Als adviseur merk ik in de dagelijkse praktijk dat opdrachtgevers vaak neigen om data-gedreven FM direct te koppelen aan innovatie. Alsof het gebruik van data altijd moet leiden tot het implementeren van revolutionaire nieuwe technologieën. Het is een mooi eindpunt om de dataverzameling te automatiseren en daarvoor bijvoorbeeld innovatie in te zetten, maar het is vaak niet het startpunt van data-gedreven werken.
Data-gedreven FM en innovatie: wat is dat precies?
Voordat we dieper ingaan op de veronderstelling, staan we eerst stil bij de definities van de termen data-gedreven FM en innovatie. De termen kunnen elkaar versterken, maar hoeven niet noodzakelijk hand in hand met elkaar te gaan.
Data-gedreven FM houdt in dat besluitvorming binnen FM of huisvesting wordt gebaseerd op feitelijke, kwantitatieve en kwalitatieve data op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau. Hierbij kun je denken aan het gebruik van objectieve data, zoals data omtrent de bezettingsgraad, het binnenklimaat of de onderhoudsplanning. Maar ook subjectieve data, zoals de werknemerstevredenheid. Het doel is om beter onderbouwde en meetbare beslissingen te maken die bijdragen aan bijvoorbeeld efficiëntie, duurzaamheid of kostenbesparing.
Innovatie in het werkveld van FM gaat over het introduceren van nieuwe methoden, ideeën of producten die een significante verandering of verbetering teweegbrengen. Innovatie hoeft niet noodzakelijk technologisch van aard te zijn; het kan ook gaan om organisatorische of procesmatige vernieuwingen. Bij innovatieve oplossingen binnen het facilitaire werkveld kan je denken aan de introductie van BIM (Building Information Modeling), receptie op afstand of aan schoonmaakrobots.
Data-gedreven FM versus innovatie
Maar betekend data-gedreven werken automatisch dat je moet innoveren? Het antwoord op deze vraag is: nee. Data-gedreven FM hoeft niet altijd tot innovatie te leiden en vice versa. Ze hebben ieder hun eigen doel en focus. Het belangrijke punt is dat data-gedreven FM niet direct hoeft te leiden tot grootschalige veranderingen. Het draait om het slimmer benutten van bestaande gegevens of het creëren van nieuwe gegevens voor verbeterde besluitvorming. Innovatie is daarom een optie, geen vereiste. De stap om te starten met data-gedreven FM hoeft niet groots en innovatief te zijn.
Starten met data-gedreven FM
De kracht van data-gedreven FM ligt juist in de mogelijkheid om klein te beginnen en te ontdekken of deze aanpak daadwerkelijk toegevoegde waarde biedt voor jouw specifieke vraagstukken en uitdagingen. Het begint met het herkennen van kansen om data te benutten en de juiste stappen te zetten om die kansen te grijpen. In onderstaand stappenplan zetten we vijf stappen op een rij hoe je een start kunt maken met data-gedreven FM.
- Stap 1: Formuleer het doel
Begin met een duidelijk gedefinieerd doel waarbij het gebruik van data kan bijdragen. Data moet geen doel op zich zijn, maar een middel om je doel te bereiken. Stel dat je als doel hebt om het gezondste kantoor van Nederland te creëren. Dan kun je data verzamelen om aan te tonen en/of bijdragen dat het kantoor een gezonde werkomgeving biedt. Het verzamelen van data zelf moet geen doel op zich zijn. - Stap 2: Selecteer de benodigde data
Wanneer je een doel hebt vastgesteld, bepaal je welke gegevens relevant zijn om je doel te bereiken. Als we het voorbeeld van stap 1 vasthouden, kunnen dit zowel objectieve gegevens zijn (zoals gegevens over het binnenklimaat) als subjectieve gegevens (zoals feedback van medewerkers). - Stap 3: Verzamel en experimenteer
Nadat je hebt vastgesteld welke data je nodig hebt, kijk je eerst of deze data al beschikbaar is. Vaak is er meer data beschikbaar dan je denkt. Denk bijvoorbeeld aan gegevens zoals het energieverbruik van je kantoor of het gebruik van toegangscontrolesystemen. Als de data nog niet beschikbaar is, kun je op een laagdrempelige manier beginnen met het verzamelen van de benodigde gegevens. Hierbij kan je denken aan het uitvoeren van een bezettingsgraadmeting of simpelweg gebruikers ondervragen over bepaalde onderwerpen op de werkvloer. Experimenteer met verschillende mogelijkheden. - Stap 4: Implementeer en monitor
Na het experimenteren in stap 3 implementeer je de gekozen dataverzamelingsoplossing. Monitor vervolgens de verzamelde data om te bepalen of je je doel zult bereiken. Je beoordeelt namelijk eerst of de verzamelde data waardevolle inzichten oplevert. Als de data na monitoring niet de juiste inzichten biedt, keer dan terug naar stap 3. - Stap 5: Schaal op en verbeter
Als je na monitoring van de data wel de juiste inzichten krijgt, schaal dan de gekozen oplossing op en breid deze uit naar een breder toepassingsgebied of andere locaties binnen je organisatie. Blijf de kwaliteit van de data bewaken en blijf groeien. Innovatie kan hier een rol spelen, maar dit is dus niet noodzakelijk.
Ben je geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden van data-gedreven FM en wil je ontdekken hoe dit jouw organisatie kan helpen? Onze consultants staan klaar om je te begeleiden en je specifieke behoeften te bespreken. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen kunnen we de eerste stappen zetten naar een data-gedreven FM-aanpak die past bij jouw organisatie en doelen.
