Hoe belangrijk is het om de juiste omgeving te creëren voor de juiste medewerkers? Welke keuzes maken personen als het gaat om de werkomgeving of de locatie? Wat voor de één enorm belangrijk is, is voor de ander totaal irrelevant. De locatie-onafhankelijke kenniswerker wordt doorgaans niet meegenomen in onderzoek naar de behoeften in de werkomgeving. Is er bij deze groep een rode lijn of een gemeenschappelijke deler te ontdekken? Uit het onderzoek van Jill Peek, consultant bij HEYDAY, blijkt dat de werkomgeving zeker kan zorgen voor motivatie en energie bij medewerkers.
Jill Peek, Consultant Huisvesting en Werkplek bij HEYDAY Consultancy, is in september 2022 gestart met de deeltijd Master Facility and Real Estate Management aan de Greenwich University in samenwerking met Saxion hogeschool. In augustus dit jaar heeft zij deze master cum laude afgerond.
Thesis voor de Master Facility and Real Estate Management
In het onderzoek staat de motivatie centraal van locatie-onafhankelijke kenniswerkers om op kantoor te werken. Deze vraag is belangrijker geworden in de nasleep van de COVID-19 pandemie en de opkomst van werken op afstand. Kenniswerk, voornamelijk gedreven door cognitieve processen, vereist vaak sociale interactie, waardoor de keuze van de werklocatie belangrijk is. Nu steeds meer kenniswerkers niet gebonden zijn aan een specifieke locatie, is het cruciaal voor organisaties die aantrekkelijke en effectieve werkomgevingen willen creëren voor hun medewerkers om te begrijpen wat hen motiveert om voor kantoor te kiezen in plaats van andere werkomgevingen. Dit inzicht kan facilitair en vastgoedmanagement (FREM) helpen bij het ontwerpen en beheren van faciliteiten en kantooromgevingen die voldoen aan de behoeften van deze medewerkers, waardoor de werktevredenheid, productiviteit en loyaliteit aan de organisatie verbeteren.
The theory of planned behavior
Het onderzoek is opgebouwd rond de Theory of Planned Behavior (TPB) van Ajzen. Dit beschrijft hoe een bepaalde intentie ontstaat voor het uitvoeren van een bepaalde actie. Er werd een raamwerk opgezet dat baankenmerken, werkplekinrichting en persoonlijke kenmerken koppelt aan de motivatie van werknemers om hun werklocatie te kiezen. Zie hiervoor figuur 1. Er is gebruik gemaakt van kwalitatief onderzoek, waarbij 11 locatie-onafhankelijke kenniswerkers zijn geïnterviewd.
Figuur 1: Adapted theory of planned behaviour
De beïnvloeding van de motivatie
Het onderzoek toont aan dat de motivatie van locatie-onafhankelijke kenniswerkers om op kantoor te werken wordt beïnvloed door:
- Functie kenmerken, persoonlijke kenmerken en werkplekinrichting.
- De behoefte aan face-to-face interactie, samenwerking en professionele aanwezigheid zijn belangrijke drijfveren.
- Maar vooral belangrijk is de behoefte aan sociale verbondenheid en afstemming op de organisatiecultuur.
- Flexibiliteit bij het uitvoeren van taken en invloed van het management spelen ook een belangrijke rol.
Een effectief kantoorontwerp dat deze specifieke taken ondersteunt, technologie integreert en sociale interactie bevordert, verhoogt de aantrekkelijkheid van het kantoor als werkplek. Een slecht ontwerp of gebrek aan faciliteiten kan de aanwezigheid op kantoor ontmoedigen. Voorbeelden kunnen te weinig daglicht of onvoldoende focuswerkplekken zijn. Het onderzoek concludeert dat de motivatie om op kantoor te werken een complex samenspel is van functiekenmerken, werkomgeving en persoonlijke behoeften. Door de behoeften van verschillende typen werknemers te onderzoeken, kan de attitude worden beïnvloed. Locatie-onafhankelijke kenniswerkers komen vooral naar kantoor voor brainstormsessies en informeel overleg, waarbij veel waarde wordt gehecht aan de onderlinge verbinding en het onderhouden hiervan.
De toevoegende waarde van FREM
Hoewel het logisch lijkt om hierop in te spelen door de juiste soorten en typen werkplekken te faciliteren, kan de facilitaire organisatie een stap verder gaan. Huisvesting en faciliteiten moeten immers aansluiten bij de organisatiecultuur en de werkzaamheden en behoeften van de locatie-onafhankelijke kenniswerker. Een belangrijk onderdeel hiervan is om na verloop van tijd te controleren of de behoeften van werknemers nog steeds hetzelfde zijn of misschien zijn veranderd. Voor de toekomst betekent dit bijvoorbeeld dat wanneer contracten aflopen, er rigoureuze keuzes gemaakt moeten worden om aan de behoeften van de werkomgeving te (blijven) voldoen. Leveranciers die niet kunnen tippen aan de flexibiliteit kunnen bijvoorbeeld op andere manieren worden aangevuld als de maximale capaciteit is bereikt. Denk aan foodtrucks op de te drukke donderdagen.
Wat betekent dit voor de facilitaire organisatie?
De conclusie van het onderzoek is dat door het doel van de locatie-onafhankelijke kenniswerker te faciliteren en daarmee de attitude te beïnvloeden, het werken op kantoor door locatie-onafhankelijke kenniswerkers kan worden beïnvloed. Deze resultaten bieden meerwaarde voor organisaties die zoekenden zijn naar talent door de facilitaire organisatie en het bijbehorende vastgoedmanagement aan te laten sluiten op de behoeften, van in dit geval, locatie-onafhankelijke kenniswerkers. Ik ben ervan overtuigd dat inspelen op eisen en wensen van professionals ten aanzien van FREM, verschil kan maken of zelfs doorslaggevend kan zijn in de keuze van hun nieuwe werkomgeving en dus mogelijke werkgever.
