Aan het woord zijn Anna van der Jagt en Niels van Duijn, beiden werkzaam bij HEYDAY Facility Management. Met hen ga ik in gesprek over ... de thuiswerkplek na de coronapandemie.
De coronapandemie lijkt aan zijn eind gekomen. Wat hebben we de afgelopen twee jaar geleerd als het gaat om thuiswerken of huisvesting over het algemeen?
Anna: allereerst hebben we geleerd dat thuiswerken kan! De drempels die we voelden, zoals ‘we missen iets als je thuiswerkt’ of ‘managers kunnen dan geen grip houden op hun team’, zijn er niet meer.
We hebben daarnaast ook geleerd om op een andere manier verbinding met elkaar te hebben. Vroeger liepen we langs elkaars bureau. Nu bel ik mijn collega op om bij te kletsen. Je gaat daardoor veel meer nadenken over hoe je met elkaar verbinding houdt. Dat ga je ook structureren. Ik heb met sommige mensen iedere week vast een bij-klets-moment ingepland staan.
De pandemie heeft onze rol als FM’er ook veel belangrijker gemaakt. In het verleden werden we voornamelijk gezien als kostenpost. Nu zien organisaties veel meer het belang van een goede facilitaire organisatie en leveren we een directe bijdrage aan het primaire proces. We zijn gegroeid in de volwassenheid van het FM vak en daardoor waardige gesprekspartners voor directies.
Niels: veel organisaties kijken onvoldoende naar hun eigen vastgoed, terwijl het vaak de grootste kostenpost is van een bedrijf. Vastgoed is met regelmaat een verantwoordelijkheid van de facilitaire afdeling. Als je dat zo bekijkt, zou je dus eigenlijk altijd aan de directietafel moeten zitten. Helaas is dat bij veel organisaties lang niet altijd het geval. Door de coronapandemie kwamen de kantoren leeg te staan en werd de directie bewust(er) van die grote kostenpost. De kostenkant van vastgoed was er dus al die tijd al, maar op de een of andere manier was het moeilijk voor een facility manager om aan de bestuurstafel te zitten.
Anna: we hebben door de coronapandemie ook ervaren dat we niet alles meer op een vaste manier kunnen organiseren. Er zijn ontwikkelingen in de wereld die dermate grote impact hebben op hoe we het facilitair kunnen organiseren. Er kunnen zomaar nieuwe ontwikkelingen ontstaan die vragen om een flexibilisering van onze dienstverlening. Wat doe je dan met je vastgoed? Heb je dan wel al je werkplekken nodig? Kunnen we niet inkrimpen in vierkante meters en daarmee kosten besparen? Het flexibel inrichten van onze gehele werkomgeving is een belangrijke toekomstige ontwikkeling. Dit heeft ook gevolgen voor de gehele supply chain. We willen bijvoorbeeld ook onze schoonmaak- en cateringcontracten flexibel hebben.
Hoe werken medewerkers het beste thuis?
Anna: ik heb zelf ervaren dat je een aparte werkplek nodig hebt waar je geconcentreerd kan werken. Na je werkdag kan je de deur achter je dicht trekken, of de plek in ieder geval met rust laten.
We moeten wel onthouden dat niet iedereen goed kan thuiswerken. Daarom kunnen we nooit zonder een kantoor. Een werkgever moet een werkomgeving aanbieden die aansluit bij de behoeftes van alle medewerkers.
Niels: een werkgever kan ook hubs faciliteren; een aantal kleinere vestigingen die dichter bij de woonlocatie van werknemers liggen en goed bereikbaar zijn. Zo heb je als medewerker toch het gevoel dat je naar het werk gaat. En die plek kan er uitzien of voelen als thuis. Je kunt er bijvoorbeeld collega’s en/of klanten ontmoeten, maar ook geconcentreerd werken.
Hoever gaat je verantwoordelijkheid als organisatie in het faciliteren van een thuiswerkplek?
Anna: dat is geheel afhankelijk van de visie en doelstellingen van de organisatie. Het is daarbij belangrijk dat organisaties nadenken over de werkcultuur die zij willen creëren in hun werkomgeving. Vind een organisatie vitaliteit bijvoorbeeld heel belangrijk? Dan is het wellicht een leuk idee om fruit op de thuiswerkplek te faciliteren.
Hoe zorg je ervoor dat werknemers verbonden blijven met collega’s, wanneer zij deels thuis werken en deels op kantoor/locatie?
Anna: het is belangrijk dat je daar op verschillende niveaus in de organisatie afspraken over maakt. Je bepaalt met elkaar wat daarin de norm is. Sommige organisaties hebben teamdagen waarbij iedereen op kantoor aanwezig is. Andere organisaties laten dit volledig over aan medewerkers zelf, maar geven wel tips.
Niels: het is denk ik vooral sterk als je de teams (inclusief de leidinggevende) zelf met ideeën laat komen. Je bespreekt wat je van elkaar nodig hebt. Je krijgt hierdoor van onderop in de organisatie een kruisbestuiving wat leidt tot een organische manier van (samen)werken. Dat moet je uiteraard wel begeleiden. Je moet als organisatie een kader geven.
Welke tip zou je een organisatie willen geven met betrekking tot het faciliteren van een thuiswerkplek?
Anna: begin, voordat je van alles gaat organiseren, met het ontwikkelen van een goede visie en strategie op de werkcultuur die je als organisatie wil bereiken binnen de werkomgeving. Voor mij gaat het creëren van deze werkcultuur verder dan alleen de thuiswerkplek of werkomgeving, maar zijn dit vaak middelen om het doel (onze werkcultuur) te bereiken. Het draait daarbij om de behoeftes van de medewerkers, waarbij autonomie ontzettend belangrijk is. Geef hen de mogelijkheid om hun werk zelf in te richten. Ik denk dat je alleen op die manier je medewerkers kan binden, boeien en betrekken bij je organisatie en je daarmee een aantrekkelijke werkgever wordt.
Niels: het is sterk als je mensen uit verschillende lagen van de organisatie betrekt bij die visie, zodat je ook draagvlak creëert. Dan wordt het ook makkelijker om te praten over autonomie. Dan kom je ook makkelijker tot een thuiswerkvergoeding of andere faciliteiten of tools om de thuiswerkplek prettig in te vullen voor iedereen.
Het vervolg van dit interview
Lees ook het vervolg op dit interview, waarbij Rosalie den Hertog verschillende stellingen voorlegt aan Niels van Duijn en Anna van der Jagt over de thuiswerkplek na de coronapandemie.
