Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert je dienstverlening én verhoogt het werkplezier van medewerkers. Toch bestaat vaak de misvatting dat digitalisering automatisch betekent dat je een complexe digitale transformatie moet starten. Dat is gelukkig niet het geval. Digitaliseren betekent namelijk vooral het automatiseren, versnellen en verbeteren van bestaande processen. In ANWB-termen: van A naar Beter. Digitale transformatie gaat een stap verder: je herijkt processen compleet, of vervangt ze door totaal nieuwe oplossingen. In ANWB-termen: van A naar Anders.
In deze blog laten Bram Aarntzen en Amber Klaassen je zien hoe je snel resultaat behaalt met slim digitaliseren. De winst zit hem vooral in drie thema’s: mensen, duurzaamheid en gebouwbeheer. Dit overzicht is slechts een startpunt – er zijn nog veel meer mogelijkheden.
Mensen: efficiënter én gezonder werken
Je medewerkers zijn de motor van jouw organisatie. Met slimme technologie maak je hun werk makkelijker en gezonder. Dat levert minder tijdverlies, lager ziekteverzuim én tevreden collega’s op.
- Minder productiviteitsverlies
Door inefficiënte werkprocessen verliezen medewerkers kostbare tijd. Met een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) dat gekoppeld is aan Microsoft, Google of Zoom, reserveer je werkplekken slimmer en sneller. Andersom zien we ook dat deze aanbieders van digitale werkomgevingen oplossingen bieden voor het reserveren van fysieke werkplekken, zoals Microsoft Places, Zoom Workplaces, Google Workspace, al dan niet geïntegreerd met een bestaand FMIS.
Voorbeeld: Een FMIS gekoppeld aan Outlook of Google Calendar wijst werkplekken automatisch toe zodra je een afspraak inplant. Wanneer je op kantoor aankomt, is jouw werkplek al gereserveerd en klaar voor gebruik. Hierdoor hoef je niet te zoeken naar een geschikte werkplek en voorkom je frustratie en tijdverlies.
- Minder ziekteverzuim
Een gezondere werkplek betekent minder ziekteverzuim. Denk aan slimme sensoren die luchtkwaliteit meten en direct koppelen aan ventilatie. Met behulp van het FMIS krijg je inzicht in de relatie tussen ruimtegebruik en luchtkwaliteit. Zo verbeter je gericht de gezondheid op kantoor.
Voorbeeld: Sensoren monitoren constant de luchtkwaliteit in vergaderruimtes en sturen automatisch de ventilatie aan zodra de luchtkwaliteit afneemt. Door dit slimme systeem ervaren medewerkers minder vermoeidheid, hoofdpijn en concentratieproblemen. Dit zorgt niet alleen voor een beter welzijn op de werkvloer, maar ook voor meetbare verlaging van het ziekteverzuim.
- Hogere medewerkerstevredenheid
Een prettige werkomgeving vergroot de betrokkenheid en loyaliteit van medewerkers. Medewerkers verwachten tegenwoordig dezelfde gastvrijheid als in een goed hotel. Om de tevredenheid van medewerkers te meten, kan je slimme feedbacktools integreren in bestaande systemen. Dit maakt het makkelijk om feedback te geven of meldingen te maken. Het resultaat: medewerkers voelen zich gehoord en gewaardeerd.
Voorbeeld: Met een feedbacktool geven medewerkers snel en eenvoudig aan wat zij vinden van hun werkplek, faciliteiten of services. Deze informatie komt direct in het FMIS terecht, waardoor je real-time inzicht krijgt in wat er speelt. Dit stelt je in staat om snel te handelen en verbeteringen zichtbaar te maken. Zo ervaren medewerkers dat hun mening serieus wordt genomen, wat hun betrokkenheid en tevredenheid verhoogt.
Duurzaamheid: energie besparen en afval verminderen
Digitalisering maakt duurzaam werken makkelijker én goedkoper. Met slimme technologie bespaar je direct energie en minimaliseer je afval.
- Minder energieverbruik: airco en verwarming
Slimme klimaatbeheersing, zoals AI gestuurde systemen, kunnen automatisch de temperatuur aanpassen op basis van bezetting en het weer. Zelfs kleine upgrades van je bestaande systemen leveren grote energiebesparingen op.
Voorbeeld: Een slim HVAC-systeem past verwarming en koeling automatisch aan op basis van actuele bezettingsgegevens en weersvoorspellingen. Zo verwarm of koel je alleen wanneer dat echt nodig is, zonder onnodige energieverspilling. Dit kan een forse besparing opleveren op je energierekening.
- Minder energieverbruik: verlichting
Met slimme sensoren in je verlichting zorg je dat lampen alleen branden wanneer nodig. Denk aan bewegingssensoren of daglichtafhankelijke verlichting. Dit levert direct forse energiebesparingen op, zonder comfortverlies.
Voorbeeld: LED-verlichting met bewegingssensoren dimt of schakelt automatisch uit wanneer een ruimte niet wordt gebruikt. Hierdoor voorkom je dat lampen onnodig aan blijven staan, wat resulteert in lagere energiekosten én minder CO2-uitstoot.
- Beter afvalbeheer
Afvalbeheer kan slimmer met sensoren in afvalbakken die aangeven wanneer ze vol zijn. Ook kun je data uit het FMIS gebruiken om te voorspellen waar afvalbakken sneller vol raken. Slimme routeplanning bespaart bovendien transport en tijd.
Voorbeeld: Slimme sensoren in afvalbakken sturen een melding wanneer de bak bijna vol zit. Hierdoor plannen schoonmakers efficiëntere routes en legen ze bakken alleen wanneer het echt nodig is. Dit vermindert transportbewegingen, verlaagt arbeidskosten en draagt bij aan duurzaamheidsdoelen.
Slim gebouwbeheer: lagere kosten, meer rendement
Goed gebouwbeheer draait om efficiëntie, zonder grote verbouwingen. Slim digitaliseren zorgt dat je minder uitgeeft aan onderhoud, betere ruimtebenutting bereikt én je IT-kosten beperkt.
- Lagere onderhoudskosten
Preventief onderhoud voorkomt dure reparaties. Gebruik IoT-sensoren om onderhoud preventief in te plannen. Storingen los je op voordat ze ontstaan. Door sensoren te koppelen aan je FMIS krijg je inzicht in trends en plan je onderhoud slimmer in. Dit voorkomt onverwachte kosten én storingen.
Voorbeeld: Sensoren in liften en klimaatsystemen detecteren vroegtijdig afwijkingen en genereren automatisch meldingen in het FMIS. Hierdoor kun je onderhoud plannen voordat een storing optreedt, wat kosten, overlast én downtime voorkomt.
- Betere ruimtebenutting
Real-time bezettingsanalyses zorgen dat je kantoorruimte optimaal benut. Door koppelingen tussen reserveringssystemen en klimaat- en toegangsbeheer sluit je eenvoudig ruimtes of hele verdiepingen af bij lage bezetting. Zo bespaar je direct energie en kosten.
Voorbeeld: Bij lage bezetting sluit je met één klik hele verdiepingen af via je FMIS. Het gebouw schakelt dan automatisch verlichting, klimaatbeheersing en toegangsbeheer uit, wat zorgt voor directe en meetbare besparingen.
- Lagere IT-kosten
Slim digitaliseren betekent niet automatisch hogere IT-kosten. Vaak benutten organisaties hun bestaande systemen maar gedeeltelijk. Door overlappende systemen uit te faseren bespaar je snel duizenden euro’s per jaar. Eén centraal FMIS dat goed benut wordt, maakt andere systemen vaak overbodig.
Voorbeeld: Stel dat je drie systemen hebt met overlappende functies voor reserveringen en meldingen. Door terug te gaan naar één krachtig FMIS bespaar je jaarlijks tienduizenden euro’s aan licentie-, beheer- en onderhoudskosten.
Direct starten met resultaat
Met de besparingen en verbeteringen uit dit artikel kun je als FM’er aanzienlijk bijdragen aan de besparingsdoelstellingen van jouw organisatie. Of juist extra investeren in innovatie en medewerkerstevredenheid binnen het gebouw. Digitale transformatie kan soms nóg grotere besparingen opleveren, maar vraagt meestal ook grotere investeringen, brengt hogere risico’s met zich mee en heeft een langere 'time to value'. Ondertussen kun je met digitalisering direct resultaat behalen door in de dagelijkse praktijk te starten met laaghangend fruit. Wij helpen je graag om te laten zien welk fruit nog meer binnen handbereik is en hoe je dat het beste kunt plukken.
Bram Aarntzen & Amber Klaassen
Bram Aarntzen is onafhankelijk adviseur werkplektechnologie Aarntzen Business Consultancy en Amber Klaassen is Consultant en programmamanager data-gedreven FM bij HEYDAY Consultancy.
Ben je geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden van digitaliseren en wil je ontdekken hoe dit jouw organisatie kan helpen? Onze consultants staan klaar om je te begeleiden en je specifieke behoeften te bespreken. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen kunnen we de eerste stappen zetten naar een data-gedreven FM-aanpak die past bij jouw organisatie en doelen.
