Als facilitaire professional heb je er vaak dagelijks mee te maken: een Facilitair Management Informatie Systeem, ook wel FMIS genoemd. Tijdens mijn opleiding hoorde ik er voor het eerst iets over. Bij mijn eerste opdracht als servicedesk medewerker mocht ik er eindelijk mee werken. Nu wil ik meteen iets bekennen: ik vond het geweldig! Hoe mooi is dat? Een systeem waarin je alles, maar dan ook alles, kunt opslaan, linken en delen! Geen lange mailwisselingen meer, geen harde schijven vol formulieren die je daarna nooit meer bekijkt. De mogelijkheden leken mij eindeloos! Nu weet ik, na een aantal jaren als Interim Professional in organisaties met en zonder FMIS gewerkt te hebben, dat dit toch anders ligt.
Deze blog schrijf ik dan ook op basis van deze ervaringen. Een FMIS is geen doel op zich, maar een waardevol middel voor je facilitaire organisatie. Tenminste, als je het op de juiste manier inzet.
Wat is het en wat kun je ermee?
Een FMIS is, kort gezegd, een integraal systeem wat bestaat uit diverse modules die met elkaar en vaak met andere systemen, zoals een HRM systeem of een financieel systeem, communiceren. Dit geeft veel directe en/of potentiële voordelen voor je organisatie:
- Efficiency en effectiviteit | Door de modules en andere systemen op elkaar af te stemmen en samen te laten werken, creëer je meerwaarde en synergie. Gewenste informatie is snel en makkelijk vindbaar en bruikbaar. Door steeds kleine successen te creëren overtuig en verleid je de (eind)gebruikers in het gebruik van het systeem.
- Continuïteit | Een FMIS creëert continuïteit door te helpen met het borgen van processen en kennis. Hierdoor is het goed overdraagbaar.
- Inzicht en doorzicht | Het systeem geeft, mits goed gevuld en ingericht, inzicht in je facilitaire diensten, processen en alle andere van belang zijnde elementen, zoals huisvesting en inventaris. Daarbij geeft het op een efficiënte manier waardevolle sturingsinformatie, wat als basis kan dienen voor de (door)ontwikkeling van je dienstverlening.
Bovenstaand schetst een mooi beeld, maar een FMIS heeft, net als elk systeem, ook nadelen:
- Beheer van het systeem
- Draagvlak binnen de organisatie
- Complexe techniek
Een FMIS is dus geen wondermiddel of antwoord op alle uitdagingen binnen je organisatie, maar het kan je zeker veel bieden. Het belangrijkste hierbij is dat je goed nadenkt over het belang van een FMIS en wat je ermee wilt doen. Onderstaand een aantal do’s en dont’s als het gaat om de aanschaf, implementatie en gebruik van een FMIS.
Aanschaf en implementatie: Koop en richt in wat je nodig hebt (SOLL)
Een goed werkend FMIS valt of staat (zoals met elk systeem) met een goed inkooptraject en een (al dan niet gefaseerde) implementatie. Zonder teveel in de inkopers-stoel te gaan zitten (hier zijn genoeg andere blogs over geschreven) een aantal do’s en dont’s als het gaat om deze fase.
Do!
- Kundig projectteam | Zorg voor een goed vertegenwoordigd, kundig projectteam en zo nodig een klankbordgroep. Deze groepen bestaan uit alle betrokkenen bij processen die, op verschillende niveaus, raakvlakken (kunnen) gaan hebben met het FMIS; (servicedesk)medewerkers, de applicatiebeheerder, interne klanten, teamleiders en managers. Zorg ook dat er iemand met expertise van systemen aansluit, zodat je binnen de juiste bandbreedte kunt denken.
- SOLL situatie | Inventariseer en bepaal op een realistische manier je eisen en wensen voor het systeem en vertaal deze naar een duidelijke marktvraag. Laat nog even los of je een FMIS wilt. Je wilt een oplossing, maar wat zijn je uitdagingen? Heb je daar een FMIS voor nodig? Wil je alleen zalen kunnen reserveren en wat diensten kunnen bestellen, dan zijn daar andere oplossingen voor. Schets hierbij de welbekende Soll situatie en doe dat door te beschrijven wat functioneel het resultaat moet zijn.
- Instructies en communicatie | Het in gebruik nemen van een FMIS, zeker als het de eerste keer is binnen een organisatie, slaagt alleen maar als iedereen het gaat gebruiken. Neem hiervoor de tijd en bepaal van te voren het instructie- en communicatietraject.
- Te veel aanschaffen | Laat je niet afleiden van je visie op de functionele soll situatie. Schaalvoordelen, vage ambities voor de toekomst, goed bedoeld advies voor meer functies. Het leidt allemaal af van wat je wilt, kost je uiteindelijk meer geld in aanschaf en abonnementskosten en geeft je bovendien een grotere beheertaak. Hoeveel mensen lopen de MediaMarkt niet uit met een superkrachtige laptop waarop je kunt gamen, video’s kan bewerken en nog veel meer, terwijl ze er alleen maar op willen tekstverwerken. De leverancier bouwt dit natuurlijk graag voor je, maar hoeveel levert het op? Concentreer je op wat je nodig hebt.
- Met te weinig expertise aan de slag | Zonder duidelijke vraag, geen duidelijk antwoord. Zelfs met een goede vraag kun je bij een FMIS aanbesteding en implementatie verzanden in technische uitdagingen. Zorg dat je deze kunt tackelen met de leverancier en een goede implementatiemanager. Houd zelf de aandacht bij het bewaken van je functionele einddoelen.
- Aan de slag met te weinig inrichting | Een te weinig ingericht systeem zorgt dat je je doelen niet bereikt. Hoe kun je bijvoorbeeld gaan sturen op leveranciersperformance vanuit je systeem als je de kpi’s vanuit het contract niet naar je werkorders hebt vertaald? Zorg dat je gezamenlijk komt tot een goede inrichting van je processtructuur, je kennissysteem, gewenste koppelingen en beheer- en gebruiksfuncties.
Gebruik: zorg voor je systeem en de gebruikers
Gefeliciteerd! Je beschikt over een FMIS wat helemaal werkt zoals je het met het team hebt bedacht. Project afgerond? Vergeet de gebruiksfase niet. Het gebeurt vaak dat organisaties een systeem ingekocht hebben, maar het vervolgens niet of nauwelijks gebruiken waarvoor het bedoeld is, niet genoeg beheren en/of geen aandacht hebben voor doorontwikkeling.
Do!
- Technisch beheer | Zorg dat het FMIS (in de implementatiefase) goed technisch wordt beheerd. Technisch beheer van het systeem valt vaak grotendeels onder de verantwoording van de leverancier. Wat voor afspraken heb je hierin gemaakt met je leverancier als het gaat om storingen en aanpassingen? Neem die afspraken ook op in je systeem!
- Functioneel beheer | Zorg naast technisch beheer ook voor voldoende functioneel beheer. Het “vullen” van het systeem stopt niet na de implementatie, maar is een continu proces. Als het goed is, is in de implementatiefase uitgebreid nagedacht over beheertaken als updates van processen, informatie, rapportages, etc. Een up to date systeem zorgt voor die representatieve rapportages die je als organisatie voor ogen hebt!
Don’t! - Communicatie | Te weinig communicatie richting de gebruikers. Een facilitaire organisatie is continu in ontwikkeling en het FMIS ook! Zorg dat gebruikers van het systeem tijdig worden geïnformeerd en neem nieuwe organisatieleden meteen mee in het gebruik.
- Updaten zonder tests | Iedere update van een systeem brengt diverse veranderingen teweeg. De leverancier heeft dit, als het goed is, in kaart gebracht, maar een test van een update is van belang om geen “bugs” de organisatie in te sturen. Maak gebruik van een testomgeving en laat een aantal gebruikers mee testen.
Tot slot
Hopelijk helpen deze tips je met het aanschaffen, implementeren of optimaliseren van jouw FMIS. Een goede FMIS ondersteunde niet alleen de facilitair manager maar de gehele organisatie. Zorg dat je goed in beeld hebt wat nodig is en wat werkt binnen jouw organisatie, zodat je de tool in huis haalt die je ontzorgt! Wij helpen jou hier uiteraard ook graag mee verder. Klik dan hier om contact ons op te nemen.
