Onlangs verscheen er een Zweeds onderzoek naar data-analyse binnen facility management. Uit het onderzoek onder een aantal Zweedse FM-providers en gebouweigenaren bleek onder meer dat de facilitaire sector op het gebied van data-analyse nog behoorlijk achterloopt op andere sectoren. En dat terwijl er juist in het facilitaire werkveld zoveel data te ontginnen is. Nu meten we nog vooral om te meten, terwijl we zouden moeten meten om te weten, zo stellen de onderzoekers in The Future of Big Data Analysis in Facility Management.
Sensoring in facilitaire dienstverlening
De onderzoekers noemen de facilitaire sector ‘conservatief’ op het gebied van datagebruik. Volgens het rapport komt een groot deel van de facilitaire organisaties ten aanzien van data momenteel niet verder dan het gebruik van sensoring om processen of bezetting te monitoren. Ze concludeerden verder dat data nog maar weinig gebruikt wordt om processen te verbeteren of om er andere facilitaire doelen mee te bereiken.
Facilitaire data-analyse in de praktijk
Het doel van het onderzoek was om te kijken op welke gebieden data-analyse waarde kan toevoegen in het FM-proces en welke uitdagingen er liggen. Er werd een aantal Zweedse bedrijven ondervraagd over welke terreinen ze al met data-analyse bezig zijn en kansen zien. De vier belangrijkste facilitaire gebieden zijn:
1. Energiebesparing
Het is eenvoudig meetbaar hoeveel energie er gebruikt wordt in een gebouw. Door verkregen data onderling te vergelijken kun je inzicht verkrijgen welke factoren van invloed zijn op het verbruik. Je kunt vaststellen welke aanpassingen of duurzame maatregelen nodig zijn om het verbruik terug te dringen.
2. Binnenklimaat
Elk bedrijf met een klimaatinstallatie beschikt over meetinstrumenten voor de binnentemperatuur. Dergelijke installaties worden steeds slimmer en leveren ook veel informatie. Daarnaast wordt er veel gebruik gemaakt van sensoren die ook andere factoren meten die van invloed zijn op het kantoorklimaat. Denk aan luchtvochtigheid, maar bijvoorbeeld ook de aanwezigheid van stofdeeltjes of andere zaken die van invloed kunnen zijn op de luchtkwaliteit.
De meetresultaten van een binnenklimaat zijn op veel plaatsen nog niet gekoppeld aan andere meetgegevens, maar staan op zichzelf. Gekoppeld vormt deze informatie een mooie bron voor data-analyse.
3. Het gebruik van ruimte
Een van de grootste facilitaire uitdagingen is het efficiënt benutten van ruimte. Steeds meer bedrijven maken gebruik van sensoring ten aanzien bezetting. Nu flex-werken is ingeburgerd, is het vrijwel ondenkbaar dat een bedrijf geen (digitale) oplossing heeft voor het inzichtelijk hebben van beschikbare werkplekken en kantoorruimtes.
Inzicht in de werkplekbezetting kan zeker in combinatie met andere data belangrijke facilitaire informatie opleveren. Denk bijvoorbeeld aan het aantal werkplekken dat bezet is in relatie tot de inkoop van de catering. Wanneer je weet dat er doorgaans op woensdag veel minder mensen in het pand zijn, kun je daar het aanbod in je bedrijfskantine op afstemmen.
4. Efficiënt onderhoud
De kunst van goede facilitaire dienstverlening is het voorkomen van meldingen. Met behulp van data kun je je processen zo slim inrichten, dat je onderhoud als het ware voorspelt. Als je weet dat iets na een bepaalde mate (of tijd) van gebruik stuk gaat, kun je ervoor zorgen dat je de vervanging naar voren schuift en een (achteraf) reparatie niet nodig is.
De uitdagingen in facilitaire data-analyse
Het analyseren van data is dus inderdaad niet nieuw in FM-land, toch valt het voor veel facilitaire organisaties niet mee om op bovenstaande gebieden grote stappen te maken in digitalisering en data-analyse. De vijf belangrijke uitdagingen op een rij:
1. Weinig inzicht in wat het oplevert
Lastig om precies uit te rekenen wat data-analyse je gaat brengen. Investeren in data-analyse kost geld, het is natuurlijk niet per definitie zo dat elke vorm van analyse je automatisch kostenbesparing of efficiency in processen oplevert. Het is dus vooraf onduidelijk wat je winst is en wat het je oplevert, dat maakt het lastig om er in te investeren.
2. Gebrek aan kennis
Je kunt met gezond facilitair verstand en logisch nadenken best conclusies trekken wanneer je bepaalde data vergelijkt, maar data-analyse is toch écht andere koek. Dat bekent dat de facilitaire organisatie ondersteund moet worden door specialisten wanneer ze optimaal gebruik willen maken van het ontginnen van data. Belangrijk daarbij is wel dat de facilitair professional voor ogen houdt naar welke inzichten hij op zoek is.
3. Gebrek aan standaarden
Om goede vergelijkingen en analyses te maken zijn standaarden onmisbaar. Omdat de datatechnologie binnen het facilitaire werkveld nog in de kinderschoenen staat, zijn er nog nauwelijks standaarden. Het gevolg is dat veel bedrijven eigen standaarden ontwikkelen, waardoor analyse minder uitgebreid is en het lastig vergelijken is. Het is wel de verwachting dat naarmate de de technologische ontwikkelingen vorderen, dergelijke standaarden zich ook breder gaan ontwikkelen.
4. Verwerken van informatie
Om resultaten inzichtelijk te maken, zijn goede systemen nodig die op elkaar zijn afgestemd. Niet alle Business Intelligence of FMIS systemen bieden programma’s om bruikbare koppelingen te maken met resultaten uit data-analyses. Daarnaast zijn dergelijke programma’s nu vaak nog erg ingewikkeld en vragen veel van de digitale skills van een facilitair professional. Gebruiksvriendelijke tools die op elkaar aansluiten zijn onontbeerlijk.
5. Ethische en organisatorische bezwaren
Wanneer je als organisatie besluit om alles rond facilitaire dienstverlening te monitoren en te meten, heeft dat ook impact op je medewerkers. Het is de vraag of iemand er van gediend is dat je exact meet hoe vaak hij of zij naar het toilet gaat of koffie haalt. In je enthousiasme om alles maar te meten, moet je soms ook afwegingen maken welke impact het op iemand persoonlijk kan hebben.
Facilitaire dienstverlening is in de basis een echte hands-on business, wat neerkomt op mensenwerk. Dat is dan ook de voornaamste reden dat het automatiseren en digitaliseren van facilitaire processen in vergelijking met andere sectoren pas laat op is gang gekomen.
Inzichten door facilitaire data-analyse
Dat er veel kansen liggen om data in te zetten binnen facilitaire dienstverlening lijkt dus duidelijk. Het is wel van belang om het overzicht te bewaren en data als middel te zien, niet als doel. De waarde ligt immers niet in de data zelf, maar in de inzichten die je krijgt door data-analyse.
Om je te helpen hier mee aan de slag te gaan en de uitdagingen die je ervaart om te zetten in kansen, hebben we in dit whitepaper uiteen gezet hoe data jouw facilitaire organisatie naar een hoger plan kan tillen. Download het whitepaper hier.
