Wanneer je na het analyseren van je huisvesting een advies hebt opgesteld, ligt het voor de hand dat herhuisvesting aan de orde komt. Of het nu een kleine aanpassing is, een ingrijpende verbouwing of een omvangrijke verhuizing, herhuisvesting is in feite een ruim begrip voor de herziening van je huisvesting. Uitgangspunt is dat de nieuwe situatie je primaire proces en de activiteiten die daarmee gepaard gaan, optimaal ondersteunt. Het vraagstuk bepaalt vervolgens het vervolg van het traject en welke disciplines van huisvestingsmanagement moeten worden aangewend.
Om je te helpen met het maken van de juiste keuze zetten we in dit blog twee scenario’s op een rij. Kies je voor verbouwing of toch voor een bedrijfsverhuizing? Eerst is het zaak om te achterhalen of het kantoor niet meer passend is bij de huidige behoefte en het aantal benodigde vierkante meter. In dit geval biedt een bezettingsgraadmeting uitkomst: een meting maakt inzichtelijk waar de behoefte ligt, wat de bezetting is van de huidige werkplekken en hoe de verschillende ruimten worden benut. Door deze resultaten te combineren met een verdiepingsslag, bijvoorbeeld door interviews af te nemen, kan er een goed beeld geschetst worden van de gewenste huisvestingsbehoefte.
Scenario A: Verbouwing bedrijfspand
Het kantoor verbouwen lijkt wellicht de makkelijkste oplossing, maar heeft ook veel voeten in de aarde. Je start het project met het opstellen van een Programma van Eisen om de wens van de opdrachtgever inzichtelijk te maken, om vervolgens een aantal scenario’s uit te werken. Deze scenario’s worden meestal in kaart gebracht met een summiere optie tot aan een uitgebreide optie. Dit geeft een goed beeld van wat wel én niet mogelijk is tegen welke kosten. Zodra de keuze op een scenario is gevallen en het ontwerp af is, maak je het bestek klaar om naar een aannemer te gaan. Ook hier sta je weer voor een keuze: ga je de verbouwing volledig uitbesteden of een deel zelf doen?
Het ontzorgen van de opdrachtgever is voor een projectleider die de coördinatie van een verbouwing verzorgt prioriteit nummer één. Een projectleider vraagt vergunningen aan, bewaakt de planning en stuurt op het budget. Maar de belangrijkste taak is het duidelijk afstemmen en papier zetten van alle gemaakte afspraken. Een opdrachtgever wil het beste resultaat, vaak tegen een gering budget. Om de kosten binnen de perken te houden, worden er in het voortraject vaak besparingsmaatregelen doorgevoerd die je in een later stadium toch weer tegenkomt, maar dan veel duurder zijn. Als je vooraf goed de uitgangspunten en consequenties helder hebt, voorkom je onnodige hoge kosten.
Scenario B: Kantoorverhuizing
Een bedrijfsverhuizing is een complex proces met veel betrokken partijen. Er komt veel meer bij kijken dan het slechts het in- en uitpakken van werkplekken. Hoewel het geen dagelijkse kost is voor een huisvestingsmanager of facilitair professional, ligt het coördineren van een verhuizing vaak wel op zijn bordje. Ondersteuning met goede planvorming en aansturing kan dan een hoop stress voorkomen. Een goede planning is de basis van een vlekkeloze verhuizing waarbij het primaire proces zo min mogelijk wordt verstoord.
Als projectleider van een kantoorverhuizing moet je het belang van communicatie niet onderschatten. Het begeleiden van medewerkers is een belangrijk onderdeel van een verhuizing. Een bedrijfsverhuizing is een veranderingsproces dat je in een herhuisvestingstraject ook het beste zo kunt beschouwen. Een succesvol veranderingsproces is een kwestie van goed en duidelijk communiceren. Neem daarbij de medewerkers mee in de tijdsplanning, dat voorkomt onverwachte situaties of verrassingen. Maar vergis je niet: een verhuizing is niet klaar zodra de dozen zijn uitgepakt. Laat medewerkers stapsgewijs kennismaken met toekomstige veranderingen om ze mee te krijgen in de nieuwe situatie.
