De COVID-pandemie heeft onze kijk op de werkomgeving radicaal veranderd. Waar veel organisaties vóór COVID bezig waren met activiteitgericht-werken, voegt de pandemie de dimensie thuiswerken toe. Ook na de pandemie zien we dat medewerkers veel vanuit huis blijven werken. Bezettingsgraadmetingen tonen aan dat panden sinds het vervallen van de corona maatregelen begin 2022 gemiddeld maar tussen 30 en 40% worden gebruikt. Werkgevers moeten ontzettend veel moeite doen om medewerkers naar kantoor te krijgen. Autonomie en eigen keuze is een groot goed geworden.
Met de oorlog in Oekraïne en de onzekerheden in de levering van aardgas worden veel huishoudens met sterk stijgende energielasten geconfronteerd. Men gaat op zoek naar mogelijkheden om op het gebruik van energie te besparen. Er bestaat een grote kans dat medewerkers in de komende winter in grote aantallen terug komen naar kantoor, zodat de verwarming thuis overdag niet aan hoeft te staan. De thuiswerkvergoeding weegt immers over het algemeen niet op tegen een energierekening die vier of vijf keer over de kop gaat.
Deze toeloop kan leiden tot een tekort aan werkplekken, zeker voor organisaties die de delingsgraad sterk naar beneden bijstelden of waar veel traditionele werkplekken zijn vervangen door ontmoetings- en aanlandingsplekken. In dit artikel adviseren we hoe je hier als werkgever goed op voorbereid bent. Zie het vooral als kans om medewerkers voorbereid terug te verwelkomen op kantoor.
1. Planning en overleg
Een belangrijk kader dat in veel organisaties ter tafel is gekomen wanneer we spreken over hybride werken, is de keuzevrijheid voor medewerkers om thuis of op kantoor te werken. Daarbij geldt als belangrijke tegenhanger van deze vrijheid dat dit wel afgestemd moet worden met het team of de organisatie, zodat we niet allemaal op dinsdag en donderdag naar kantoor komen. Aangezien het percentage thuiswerkers de hele tijd vrij hoog is gebleven, was de urgentie om afspraken te maken echter niet aan de orde. Op de traditionele piekdagen was de drukte goed op te vangen en op de rustige dagen was het nog rustiger dan normaal. Als de verwachting uitkomt en veel meer mensen naar kantoor komen, zal deze vlieger niet meer op gaan. Er moeten dan afspraken worden gemaakt op welke dagen men naar kantoor komt en er zal meer spreiding moeten komen gedurende de week. Het is van belang dat de organisatie hierin het voortouw neemt en hier kaders voor opstelt.
2. Reservering noodzakelijk
Het maken van een planning is de eerste stap, maar het daadwerkelijke gebruik kan in de praktijk anders zijn doordat agenda’s voortdurend wijzigen. Als de toeloop van medewerkers naar kantoor mogelijk te groot wordt, is het aan te bevelen om met een reserveringssysteem te werken. Hiervoor zijn diverse systemen in de markt te verkrijgen, maar het kan in kleinere teams ook relatief eenvoudig in een spreadsheet. Het doel is om te voorkomen dat medewerkers voor niets naar kantoor komen, omdat er geen plek beschikbaar is en het maakt medewerkers ook bewust van het gebruik van de kantooromgeving.
3. Gebruik van data
Een piekbezetting vraagt niet alleen om meer capaciteit, maar vraagt ook om meer flexibiliteit en wendbaarheid in de dienstverlening. De cateraar heeft tijdens deze piekmomenten meer producten nodig, maar ook een extra pick-up point ten bate van een vlotte doorstroming. De schoonmaak en beveiliging moeten mogelijk worden geïntensiveerd, en ga zo maar door. Om hierop te anticiperen, kan het gebruik van data helpen. Vaak is in een kantoor meer data voorhanden dan bekend is. Het aantal dagelijkse gebouwgebruikers kan bijvoorbeeld herleid worden door de data die wordt gegenereerd door het toegangscontrole systeem te ontsluiten en te monitoren hoe druk het die dag is geweest. Daarmee kunnen trends worden herkend en kan hierop worden geanticipeerd.
4. Flexibiliteit in gebruik
We kennen in de werkomgeving een tamelijk eenduidig gebruik van ruimten. Een spreekkamer is voor overleg en een bureauwerkplek is voor enkelvoudige bureauwerkzaamheden. We kunnen echter ook kijken vanuit de functionele behoefte. Welke activiteiten verrichten medewerkers, welke ruimtelijke behoefte heeft men hierbij en kunnen we dit combineren. Als metafoor benoemen we een gymnastieklokaal. Deze ene ruimte is (in combinatie met het toestelhok) voor meerdere doeleinden te gebruiken. Door te kijken naar persona’s binnen een organisatie kunnen we logische combinaties maken en zo het gebruik van de beschikbare ruimtes optimaliseren.
5. Samen verantwoordelijk
De huidige ontwikkelingen vragen een goed overleg tussen werkgever en werknemer om zo gezamenlijk tot de best passende oplossing te komen en medewerkers die vanuit kostenoverweging vaker naar kantoor willen komen, mogelijk te ondersteunen. Van de medewerker vraagt dit echter ook een verantwoordelijkheid. Bijvoorbeeld door niet onnodig werkplekken en vergaderruimten te reserveren en niet meer dan een plek tegelijk bezet te houden. Dus in het geval van overleg dat langer duurt, de werkplek op te ruimen en beschikbaar te maken voor een andere collega.
Binnen afzonderlijke teams waarbij er relatief weinig onderscheid bestaat tussen de noodzaak om thuis of op kantoor te werken, kan worden gekeken welke collega’s de grootste noodzaak hebben om energiekosten te besparen. Dit zal in de praktijk echter lastig zijn. Er heerst nog altijd een taboe op het vragen van hulp en het kan tot scheve gezichten leiden.
Laten we tot slot deze uitdaging als een mooie kans zien. De verbinding en connectie tussen medewerkers die de afgelopen periode werd gemist door het vele thuiswerken, kan nu weer gaan groeien. Met de bovenstaande tips kan dit zo efficiënt mogelijk worden ingericht en kunnen we weer zoveel mogelijk medewerkers verwelkomen in de kantoren.
Vrijblijvend adviesgesprek
HEYDAY Consultancy heeft veel ervaring met het efficiënt en optimaal inrichten van werkomgevingen. Wij bieden graag vrijblijvend een adviesgesprek aan om de situatie te bespreken en te kijken welke maatregelen het huisvestingsprobleem kunnen oplossen. Klik hier om een adviesgesprek aan te vragen.
