Het huidige pand van Weener XL is sterk verouderd en voldoet niet meer aan hedendaagse maatstaven. Daarom is ervoor gekozen om per 2021 alle bedrijfsactiviteiten te verplaatsen naar een nog nieuw te bouwen locatie. In het nieuwe kantoorpand wil men een werkomgeving creëren die past bij het bedrijf én aansluit bij de wensen en behoeften van de medewerkers. Om dit mogelijk te maken is HEYDAY gevraagd om de wensen en behoeften inzichtelijk te maken en te vertalen naar een functioneel Programma van Eisen. Dit PvE dient als uitgangspunt voor de architect die aan de slag gaat met het ontwerp van het nieuwe kantoor.
Weerstand flexwerkconcept
Voor het nieuwe concept is gekozen voor een flexwerkconcept. In het huidige kantoor wordt al gedeeltelijk ‘flexibel’ gewerkt, maar niet naar volle tevredenheid. Er heerst veel onrust op de werkvloer en medewerkers hebben hier last van. Er was dan ook de wens om de weerstand ten aanzien van flexwerken bij medewerkers weg te nemen. Denk aan het begeleiden van medewerkers in de veranderingen die plaatsvinden op de werkvloer en de transitie naar een nieuwe werkomgeving. Bij het inrichten van het nieuwe pand moest hier goed over worden nagedacht.
Workshops
Om de wensen en eisen van de verschillende gebruikers te vertalen naar een praktische werkomgeving zijn voor een geselecteerde groep medewerkers workshops georganiseerd om dit boven water te krijgen. De groep bestond uit een afgevaardigde van elke afdeling en type gebruiker binnen de kantooromgeving, om zo een goed beeld te krijgen van wat er speelt. Er is gekozen voor workshops omdat dit het enerzijds mogelijk maakt om op korte termijn inzicht te krijgen in de eisen en wensen van de gebruikers. Anderszijds is het ook een goede manier om gebruikers te informeren over activiteitgericht werken (wat is het, welke vormen van werkplekken heb je en wanneer gebruik je dat?) en de mogelijkheden van type inrichting. Dit helpt bij het wegnemen van weerstand op de werkvloer. Bijvoorbeeld door mensen mee te nemen in veranderingen die op stapel staan en hen vooruit te laten denken, in plaats van vast te houden aan oude gewoonten.
Tijdens de workshops is HEYDAY met de groep gebruikers van Weener XL aan de slag gegaan met het invullen van een relatiematrix: met welke andere afdelingen heeft jouw afdeling contact? Dit biedt inzicht in hoe er vanuit de verschillende afdelingen anders gekeken wordt naar de onderlinge samenwerking en hoe je afdelingen het beste kunt indelen of ondersteunen.
Ook is vastgesteld hoe het kantoor op dit moment wordt gebruikt. Denk hierbij aan de verhouding tussen verschillende type werkzaamheden, zoals bureauwerk, overleg of bellen. Dit is belangrijke informatie om te achterhalen wat de juiste verhouding is van werkplekken en biedt een goed uitgangspunt voor de inrichting van de werkomgeving.
Wat opviel was dat veel mensen aan hun bureau overleggen en daarmee anderen tot last zijn, simpelweg omdat zij een vaste computer gebruiken en bepaalde systemen nodig hebben tijdens het overleg. Je ziet dat faciliteiten vaak leidend zijn in hoe je werkt, terwijl het juist ondersteunend zou moeten zijn.
Aansluitend is aan de deelnemers gevraagd om de ideale werkplek in woord en beeld vorm te geven voor hun afdeling per type activiteit. Het resultaat is onderling gepresenteerd. Het verbaasde alle aanwezigen dat veel medewerkers dezelfde wensen en behoeften hebben als het gaat om de werkplek. De resultaten zijn door HEYDAY uitgewerkt in een moodboard en vertaald naar het Programma van Eisen.
Resultaten
De samenwerking heeft de interne kijk op de nieuwe werkomgeving een positieve boost gegeven – van ‘we zullen het zien’ naar ‘ik heb er zin in’. De workshops droegen onder meer bij aan een duidelijk beeld van activiteitgericht werken en welke faciliteiten hiervoor nodig zijn. Ook werd duidelijk dat bijvoorbeeld bureauwerk-plekken en overlegplekken in een kantooromgeving hand in hand gaan. Je kunt geen verdieping met slechts werkplekken of overlegplekken maken, want dan wordt de drempel te hoog.
De implementatie van een nieuwe werkplekconcept gaat niet over één nacht ijs. Het is zaak mensen mee te nemen in veranderingen die op stapel staan, om ze zo kennis te laten maken met de nieuwe manier van werken. Wil je meer weten? Download hier de case study en lees het hele verhaal.
.jpeg)
