“Hoogste kostenstijging kantoorexploitatie in 15 jaar verwacht”, daarmee kopt FMN het jaarbericht van de NFC index kantoren. De NFC index voorziet voor 2023 een explosieve kostenstijging van minimaal 17% tot wel 26%. Een groeiomvang die in het bestaan van de NFC index (15 jaar) nog nooit is voorgekomen. Dit roept vragen en onzekerheden op, wij proberen jou mee te nemen in de herkomst en mogelijke besparingen.
Sabine Booijink is Consultant huisvesting & werkplek bij HEYDAY Consultancy. Zij neemt je mee in enkele opties om de kostenstijging te verminderen.
Waar komt deze enorme kostenstijging vandaan?
Een belangrijk onderdeel van de kostenstijging is de energie. Voor vele organisaties al langere tijd een hoofdpijndossier door de ontwikkelingen die momenteel in de wereld plaatsvinden. Energiekosten bleven tijdenlang oneindig doorstijgen en contracten waren alleen nog af te sluiten in de flexibele variant. Een stijging die plots kwam en daarmee tot grote gevolgen heeft geleid binnen de maatschappij. Ondanks dat de energiekosten nu in een soort nieuwe balans lijken terecht te komen, zijn deze nog vele malen hoger dan voorheen en worden eventuele toekomstige risico’s nu al in prijsafspraken meegenomen. Met als resultaat een verviervoudiging van de energiekosten.
Naast de stijgende energiekosten hebben we momenteel te maken met een ongekend hoge inflatie. De prijsstijging van goederen en diensten in Nederland was in 2022 11,6 %. Met een kostenstijging van 10 tot 15 % stijgen de huurkosten mee met de inflatie.
Tot slot zien we een enorme stijging in de kosten van mens en organisatie. Onder andere de diensten receptie, schoonmaak en beveiliging stijgen met de inflatie mee (10-15 %). Met deze kostenstijging wordt verwacht dat de servicekosten de huurkosten gaan overstijgen. Juist nu we meer en meer ontdekken dat de juiste aandacht voor mens en organisatie uitermate belangrijk is in de huidige krappe arbeidsmarkt.
Wat kun je doen om de kostenstijging te verminderen?
Uiteraard is de wens groot om kosten te besparen als er plotseling een dusdanig explosieve kostenstijging plaatsvindt. Indexatie is een landelijke trend die plaatsvindt in de gehele economie. Dus de volledige invloed hiervan rechttrekken is te ambitieus, maar aanpassingen in facilitaire zaken om de kosten toch enigszins te verminderen zijn zeker mogelijk. Wij nemen je mee in enkele opties om de kostenstijging te kunnen verminderen, namelijk:
- 1. Vierkante meters afstoten
Door kritisch te kijken naar het aantal vierkante meters van de pand(en), kan er een overschot in vierkante meters naar voren komen. Het oppervlakte van de panden kritisch bekijken, omvat meer dan enkel het aantal m2 per werkplek in kaart te brengen en bij te stellen. Een belangrijke vraag is, of er op de juiste manier gebruik wordt gemaakt van de panden. Is de bezetting evenredig verdeeld of is er sprake van piek- en dal momenten? Worden verkeersruimten al multifunctioneel ingezet? En is er een werkcultuur waarin sprake is van flexibele werkplekken? Zijn er (keten)partners waarmee ruimten gezamenlijk gebruikt kunnen worden? Door deze vragen te stellen en op zoek te gaan naar de antwoorden, kan er kritisch gekeken worden naar het vierkante meter gebruik.
- 2. Dienstverlening herinrichten
Gezien de grote kostenstijging in mens & organisatie en de gewenste aandacht hiervoor, kan een herinrichting van de dienstverlening een positieve bijdrage leveren. Vele diensten voeren we al jaren zo uit, omdat het altijd al zo was. Maar door de veranderende werkplekinrichting en bijbehorende werkcultuur moet hier opnieuw naar gekeken worden. Maken we alles in ons kantoor nog 5 dagen per week schoon, terwijl we het niet alle 5 de dagen gebruiken? Hebben we nog zoveel catering medewerkers nodig als onze medewerkers steeds zelfstandiger worden (denk aan self-scan & zelfbediening)? En hebben we nog fysieke beveiliging nodig, als er digitaal goede alternatieven aangeboden worden?
- 3. Energiebesparingsmaatregelen nemen
Energiebesparing is tegenwoordig in ongeveer elke organisatie een belangrijk onderwerp. Van de energiebespaarplicht tot de stijgende energieprijzen door de oorlog in Oekraïne en van elektrische leaseauto’s tot de verwarming op 19 graden. De afgelopen periode zijn duurzaamheid, energiebesparing en het milieu steeds belangrijker geworden in onze maatschappij.
Om de kostenstijging te verminderen kunnen organisaties energiebesparingsmaatregelen nemen. Denk aan sensortechnologie voor temperatuur en verlichting, energieverspilling aanpakken door apparatuur daadwerkelijk uit te schakelen of in slaapstand te zetten of gezoneerd verwarmen op rustige kantoordagen door bijvoorbeeld gedeelten van gebouwen af te sluiten. Maar ook het opwekken van energie kan indirect bijdragen aan het verminderen van de kostenstijging. Plaats zonnepanelen op het dak of de gevel van het kantoor of maak gebruik van warmtepompen.
- 4. Aandacht voor gezondheid en vitaliteit
Dit is een onderwerp wat niet direct invloed heeft op bovengenoemde kostenstijgingen, maar wat wel kan bijdragen aan het verlagen van ‘onnodige kosten’. Door op de juiste manier aandacht te hebben voor gezondheid en vitaliteit van de medewerkers is er een aannemelijke kans dat het ziekteverzuim daalt, de productiviteit van de medewerkers toeneemt en jij als werkgever stijgt op de ladder van aantrekkelijk werkgeverschap. Geen directe invloed op de integrale werkplekkosten, maar wel impact hebben op de kosten die we allemaal liever niet te veel maken.
Bij aandacht voor gezondheid en vitaliteit kun je denken aan: het aanbieden van fruit op de werkvloer, stimuleren van gezond eten en bewegen, maar ook stressvermindering door het creëren van ontspanningsruimtes en hierbij bijdragen aan sociale en emotionele vitaliteit. Van belang is dat de behoeften bij de medewerkers worden opgehaald om hier een juiste invulling aan te kunnen geven, het draait immers om hen.
Herken je deze stijging in kosten?
Herken je binnen jouw organisatie ook ongekende kostenstijgingen? Of wil je graag ondersteund worden bij het onderzoeken van bovenstaande opties? Neem dan contact met ons op. We helpen jou met het verminderen van de kostenstijgingen door slimme oplossingen en alternatieven onder de loep te nemen.
