Veel facility managers zouden graag meer datagedreven willen werken om inzicht te krijgen in wat er beter, sneller, duurzamer, efficiënter of goedkoper kan. In de praktijk lopen ze daarbij tegen een aantal uitdagingen aan, volgens Klaas-Jan de Vries, programma manager Data en Technologie bij HEYDAY Facility Management. “Wij zien vaak een kloof tussen de hoeveelheid data en de waarde die eruit wordt gehaald. Deze kloof wordt onder andere veroorzaakt door de grote diversiteit in de wijze waarop de data aangeleverd of ontsloten wordt. Dit varieert van Excel, online portalen tot PDF en is vaak niet uniform opgebouwd. Het combineren en analyseren van deze data is hierdoor niet alleen tijdrovend, maar dikwijls zelfs onmogelijk. Het ontbreekt facilitaire organisaties daarnaast vaak aan capaciteit, expertise en middelen om de data kloof te dichten. Een gemiste kans, want het op een goede wijze inzetten van deze data biedt veel mogelijkheden.”
Mogelijkheden datagedreven facility management
In deze mogelijkheden zal het creëren van ‘inzichten’ centraal moeten staan, als het eindproduct van de inzet van data volgens De Vries. Hij illustreert dit met diverse voorbeelden. “Aan de hand van data kun je bijvoorbeeld het aantal benodigde receptionistes beter plannen op basis van het verwachte aantal bezoekers. Een ander voorbeeld betreft het anticiperen op het aantal gebouwgebruikers in tijden van corona. Door gebouwen gefaseerd te openen en de facilitaire diensten hierop af te stemmen, is het mogelijk om te besparen op kosten. Data kan ook inzicht geven in de mogelijke impact die verschillende scenario’s hebben op onder meer de kosten, tevredenheid of de bezetting in het pand. Met deze informatie is het mogelijk om beter en sneller in te spelen op de behoeften van gebouwgebruikers.”
Reis naar meer datagedreven organisatie
“Het verzamelen en inzetten van data moet dus geen doel op zich zijn, maar een middel om waardevolle inzichten te creëren. “En dat is precies waar je de reis naar een meer datagedreven organisatie moet beginnen”, stelt de Vries. “Welke inzichten zijn er op welk moment en voor wie nodig? En wat wil en kan je vervolgens met deze inzichten bereiken? Een verkregen inzicht moet aanzetten tot actie en uiteindelijk bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelstellingen. Een logische vervolgstap is het in kaart brengen van het facilitaire datalandschap. Welke databronnen zijn beschikbaar en wat is de bruikbaarheid in relatie tot de gewenste inzichten? Richt tenslotte pas de technische infrastructuur in, ontsluit en modelleer de data om de gewenste inzichten te verkrijgen. Uiteraard draag je zorg voor blijvend betrouwbare gegevens en een zeer goede beveiliging hiervan.”
“Denk groot, maar begin met kleine stappen”, adviseert de Vries tenslotte. “Datagedreven werken is een veranderproces, een reis die tijd nodig heeft. Niet alleen voor de facilitaire organisatie, maar voor alle betrokkenen.”
Zelf aan de slag? In dit whitepaper lichten we toe hoe je dienstverlening kunt professionaliseren met data-driven facility management. Download het whitepaper hier.
