Kamer van Koophandel (KVK) biedt ondernemers in Nederland houvast. Digitaal, maar ook op locatie. “Het is belangrijk dat we goed bereikbaar zijn en verbonden blijven met deze professionals”, stelt Rijneke Bastmeijer, directeur facilitair, huisvesting en inkoop bij KVK. “Want bij een eigen bedrijf komen behoorlijk wat regels en uitdagingen kijken.” De verbindende rol van de KVK-locaties komt terug in het nieuwe huisvestingsprogramma. Het coördineren en uitvoeren hiervan is een complex traject, dat vraagt om structuur, lef en expertise. HEYDAY consultants Lindsay Willemsen en Nino Voll ondersteunen KVK hierbij.
Al ruim drie jaar werken we met trots samen met onze opdrachtgever KVK. Rijneke Bastmeijer, directeur facilitair, huisvesting en inkoop bij KVK, leidt het landelijke huisvestingsprogramma. Binnen dit project is HEYDAY consultant Nino Voll haar rechterhand. Hij is gespecialiseerd in projectmanagement en ondersteunt als projectmanagementofficer (PMO) op strategisch en tactisch niveau. HEYDAY consultant Lindsay Willemsen werkt bij KVK als projectondersteuner.
KVK biedt houvast en advies
Kamer van Koophandel heeft een belangrijke rol als wegwijzer en adviespartner voor ondernemers in Nederland. De organisatie richt zich op het registreren, informeren en adviseren van deze ondernemers. Bovendien ondersteunt en adviseert KVK hen bij belangrijke thema’s in het bedrijfsleven. Van cybersecurity tot veilig en duurzaam zakendoen.
Toekomstbestendige huisvesting in Nederland
In 2023 werkte KVK hard aan een nieuw strategisch huisvestingsplan. “Vanuit de missie en visie van KVK maakten we een vertaling naar huisvesting”, legt Rijneke uit. “Wat vinden we belangrijk? En wat zijn de behoeften van medewerkers en ondernemers? In 2023 vertaalden we onze visie, doelen en behoeften naar een nieuw locatienetwerk, interieurstijlhandboek en concreet huisvestingsplan voor KVK.” In dit plan staat onder meer aan welke eisen de locaties moeten voldoen en welke kantoren KVK behoudt. Bijvoorbeeld op het gebied van gebruikersbehoeften, toegankelijkheid, veiligheid en uitstraling. Ook bracht KVK het aantal kantoren in Nederland terug van achttien naar veertien.
“Het uitvoeren van ons huisvestingsplan is een omvangrijk en langlopend programma", stelt Rijneke. “Het vraagt in elk geval om een gestructureerde aanpak, ervaring met programmamanagement en een gezonde dosis lef.” KVK zocht een strategische partner voor hulp en advies bij dit traject. Via een aanbesteding kwam HEYDAY Consultancy in beeld. “Voor ons een al bekende partner”, zegt Rijneke. “Zo werkten we al langer op projectbasis samen met HEYDAY Consultancy, bijvoorbeeld bij verbouwingsprojecten.”
Bevlogen, betrokken en gestructureerd
“Het mooie van het huisvestingsprogramma is dat we het samen van begin tot eind in de praktijk brengen”, zegt Rijneke enthousiast. “Met een relatief klein programmateam van ongeveer zes personen pakken we een grote vastgoedportefeuille aan.” Lindsay ondersteunt de projectleiders huisvesting en Nino vervult de rol van een KVK-collega die met zwangerschapsverlof ging. Daarnaast beheert hij de vastgoedcontracten met partijen door heel Nederland. Door Nino’s dubbelrol kunnen we snel schakelen en zijn ervaring met vergelijkbare projecten is van grote waarde. Daarbij blijft hij in contact met de directeuren, teamleiders en andere stakeholders binnen het huisvestingsproject. Ondanks dat Nino en Lindsay op verschillende plekken in de organisatie werken, vullen zij elkaar goed aan. En kunnen ze elkaars taken direct overnemen als dat nodig is.
“Lindsay en Nino zijn enthousiaste, bevlogen professionals die écht betrokken zijn bij KVK”, vindt Rijneke. “Tegelijkertijd zien zij verbeterpunten in onze processen door hun frisse en onafhankelijke blik. Lindsay bewaakt de structuur binnen de projecten en zorgt voor transparante communicatie met projectleiders, medewerkers en andere betrokkenen. Ook Nino werkt erg gestructureerd. Hij verwerkt ruwe informatie snel tot heldere en concrete plannen. Zodat informatie niet verloren gaat en ik efficiënt beslissingen kan nemen.”
Van ambities en bouwstenen tot realisatie
Rijneke benadrukt ook de fijne samenwerking met HEYDAY Consultancy. “De organisatie denkt actief én flexibel met ons mee. Bijvoorbeeld toen we snel vervanging zochten, omdat onze huisvestingscoördinator met zwangerschapsverlof ging. Na het delen van onze uitdaging stortte HEYDAY Consultancy zich direct op een oplossing. Daarnaast heeft de organisatie haar administratie altijd netjes op orde. Dat is erg prettig.” Verder merkt Rijneke op dat HEYDAY Consultancy veel aandacht besteedt aan de ontwikkeling van Lindsay en Nino. Zowel op persoonlijk als inhoudelijk vlak. “Ik merk bijvoorbeeld dat ze kritisch zijn op processen en altijd onderzoeken hoe iets nog slimmer of beter kan. Bovendien nemen ze ervaringen en best practices uit andere opdrachten mee naar KVK.”
Naast advies en ondersteuning, delen we graag onze facilitaire kennis op andere manieren. Vanuit HEYDAY Consultancy organiseren we regelmatig inspiratiesessies met onze partners en opdrachtgevers. Onlangs verwelkomden we Rijneke tijdens onze Round Table over hybride werken op ons kantoor. Daar vertelde zij onder meer over de sterke verbindende rol van de KVK-kantoren. En hoe deze locaties onderdeel zijn van de identiteit van de organisatie.
Uniforme uitstraling van alle locaties
Alle bouwstenen van het huisvestingsprogramma van KVK zijn in 2023 afgerond. 2024 stond in het teken van het contracteren van passende nieuwe locaties en de plannen voor de uitvoering van de gebouwen liggen al op de plank. Het jaar 2025 staat dan ook in het teken van de verdere uitvoering. Daarbij zorgt KVK voor een uniforme en herkenbare uitstraling die past bij de organisatie. De locaties hebben in elk geval een frontoffice, dat zorgt voor het directe klantcontact. Sommige locaties huisvesten ook een backoffice met meer ondersteunende activiteiten.
Rijneke: “Ik verwacht de komende periode zeker de nodige uitdagingen. Van het zorgen voor een inclusieve inrichting tot het coördineren van verhuizingen en het betrekken van medewerkers en stakeholders. We moeten zelfs enkele locaties verbouwen, terwijl de dagelijkse gang van zaken doorgaat. Het huisvestingsteam waarmee we dat doen, is gelukkig flexibel en ambitieus. Dat maakt het zo leuk om plannen samen naar de praktijk te brengen. Bij mooie resultaten mogen we vaker stilstaan. Daarom stelde Nino voor om binnenkort de successen tot nu toe samen te vieren!”
Wil jij meer weten over onze aanpak? Of ben je benieuwd wat HEYDAY Consultancy voor jou kan betekenen op het gebied van projectmanagement? Neem vrijblijvend contact met ons op.
