De meeste mensen vinden verandering nou eenmaal niet zo prettig. Of het nu gaat om een andere kop koffie op de werkvloer, het herinrichten van de werkomgeving of zelfs de transitie naar een hele nieuwe manier van werken, zoals hybride werken. Om mensen toch mee te krijgen in alle veranderingen is het de kunst om weerstand om te bouwen in iets positiefs.
Maar hoe ga je om met weerstand bij de implementatie van een nieuw werkplekconcept?
In dit blog deel ik 4 tips.
1. Steek tijd en energie in goede begeleiding
Gedrag speelt een grote rol in het succes van een nieuw werkplekconcept. Een concept kan nog net zo aantrekkelijk zijn, maar als mensen het niet op de juiste manier gebruiken wordt het waarschijnlijk alsnog geen succes. Het is dus belangrijk dat medewerkers weten hoe ze met het concept om moeten gaan. In de praktijk zie ik echter vaak terug dat dit wordt overgeslagen.
Maak tijd vrij om medewerkers duidelijk uit te leggen hoe het concept in elkaar steekt en te begeleiden in de veranderingen die op stapel staan. Om deze informatie goed over te kunnen brengen, is het slim te onderzoeken wat bij een organisatie en de cultuur past. Hebben mensen juist veel behoefte aan interactie of vinden ze het fijn als je vertelt wat er van ze wordt verwacht?
2. Betrek medewerkers van begin tot het eind
Over het algemeen waarderen mensen het niet wanneer er bepaalde zaken veranderd worden zonder hun eigen inbreng, dit wakkert het gevoel aan dat ze wat wordt opgelegd. Je kunt dit tackelen door mensen te betrekken en de ruimte te geven om hun mening te delen. Door medewerkers het gevoel te geven dat ze inspraak hebben, neem je weerstand weg.
Je kunt ze bijvoorbeeld bevragen wat ze wel en vooral ook niet prettig vinden in de werkomgeving, maar je kunt ook denken aan een workshop waarin je gezamenlijk met medewerkers de richtlijnen voor de werkomgeving opstelt.
Verwachtingsmanagement is het toverwoord. Wees echter wel eerlijk in wat je wel en wat je niet mee kunt nemen in de nieuwe werkomgeving. Mensen vinden het niet fijn als ze niet weten waar ze aan toe zijn: onwetendheid vergroot de weerstand. Ga je over op een nieuw werkplekconcept om kosten te besparen? Wees hier dan eerlijk over en speel geen mooi weer.
3. Laat mensen stapsgewijs kennismaken
Onwetendheid speelt vaak een rol als het gaat om weerstand. Door medewerkers stapsgewijs kennis te laten maken met toekomstige veranderingen kun je dit ondervangen.
Ga je over op andere koffie in het nieuwe werkplekconcept? Laat de medewerkers dit een paar weken voor de overgang alvast proeven. Ga je van een wat traditionelere kantoorinrichting over naar flexibel werken? Laat medewerkers vast kennis maken met zit-sta bureas of zet op één verdieping een pilot-opstelling van flexwerkplekken neer.
Door medewerkers deze kleine veranderingen zelf te laten ervaren, merken ze vanzelf dat de nieuwe situatie zo slecht nog niet is.
4. Blijf communiceren
Misschien wel het allerbelangrijkste: blijf communiceren. Pas op voor aannames; ‘dit weten de mensen nu wel’. Ga frequent in gesprek met medewerkers en vraag door: waarom vind je dit? Vaak blijkt dat het niet om de fysieke werkomgeving gaat als ze ontevreden zijn, maar spelen er andere zaken. En blijf relativeren: als dingen niet werken, vraag je dan af of je er wel mee door moet. Evalueren wordt vaak vergeten, maar is essentieel.
Nieuwsgierig hoe we dit hebben aangepakt voor Weener XL, het werk-ontwikkelbedrijf van de gemeente ’s-Hertogenbosch? In 2021 verhuizen zij naar een nieuwe locatie; de uitgelezen kans om een nieuw werkplekconcept vorm te geven. In deze case study lichten we toe hoe we zijn omgegaan met weerstand bij de transitie naar deze nieuwe werkomgeving. Download de case study en lees het hele verhaal.
