Soms loop je tegen strategische of tactische uitdagingen aan waarvan je niet direct weet hoe ze op te lossen. Een grote verhuizing, een fusie of een nieuwe organisatiestructuur. Een facilitair adviseur kan je dan die extra expertise bieden om je projecten tot een succes te maken. Hij kan helpen om flinke stappen te zetten, verbeteringen door te voeren en efficiencyslagen te maken binnen je facilitaire dienstverlening. Maar hoe weet je nou waar een goede adviseur aan moet voldoen?
De kracht van een goede adviseur schuilt hem in zijn optreden op de achtergrond. Tegelijkertijd is het een heel dankbare functie; er is een facilitaire uitdaging of probleem dat aangepakt mag worden, en daar is hulp bij nodig. Vaak is het zo dat er bij een bedrijf dingen misgaan, maar niemand precies weet waar de oplossing te zoeken. Dan wordt er (tijdelijk) een facilitair expert ingeschakeld. Wat hij kan doen, waar hij voor nodig is en wat hij kan oplossen wordt vaak tijdens een gesprek pas duidelijk.
Adviseur of project manager
Een ander scenario is dat er een groot dan wel uitzonderlijk project aanstaande is, zoals het inrichten van een nieuwe werkomgeving, het uitwerken van een grote aanbesteding of het organiseren van een centraal meldpunt. Een adviseur kan als neutrale expert naar het probleem kijken, de moeilijkheden in kaart brengen en een plan van aanpak opstellen. Voor de meeste bedrijven is een facilitair adviseur alleen gedurende een bepaalde tijd nodig, en is het niet nodig iemand daarvoor in dienst te nemen. Een interim adviseur kan daarbij de perfecte oplossing zijn.
Een specialist, al dan niet met op de achtergrond de ondersteuning van een FM-organisatie, geeft je de juiste tools in handen voor een succesvolle implementatie en afronding van een project. Hoe zet je nou de juiste persoon op de juiste plek? Bij de selectie van een facilitair adviseur zijn een aantal dingen belangrijk.
Kennis en expertise
Zoals bij elke zoektocht naar een geschikte kandidaat kijk je allereerst naar het cv, nodig je iemand uit op gesprek en check je zijn of haar referenties. Een goede adviseur is analytisch sterk, kan goed luisteren en weet de vraag achter de vraag te achterhalen. Mensenkennis is essentieel; om draagvlak te creëren voor wat hij/zij doet moet hij/zij met veel verschillende mensen kunnen omgaan. Als interim is het bovendien een voorwaarde dat iemand van afwisseling houdt en flexibel is.
Wanneer je op zoek bent naar een specifieke invulling voor een vooraf bekende branche, dan is het verstandig om iemand aan te stellen die al ervaring heeft in dat gebied. In de zorg zoek je bijvoorbeeld iemand die kennis heeft van wat de thema’s zijn in die branche en ervaring heeft met uitdagingen in de betreffende bedrijfstak.
Duidelijkheid vooraf
Maak concrete afspraken over wat er van een opdracht verwacht wordt. Wat moet er opgeleverd worden? Wie moeten erbij betrokken zijn? Wat is het budget? En wanneer moet het plaatsvinden? Zo gaan beide partijen met dezelfde verwachtingen het traject in.
Continuïteit
Wanneer er wordt gewerkt met een zzp’er ligt het gevaar op de loer dat het traject van één persoon afhankelijk is. De continuïteit is dan moeilijk te waarborgen: wanneer iemand ofwel ziek wordt, ofwel niet aan de verwachtingen blijkt te voldoen, heeft dit gevolgen voor de voortgang. Vaak hebben trajecten die door adviseurs worden begeleid grote impact dus heeft het (tijdelijk) stoppen grote consequenties voor je bedrijf. Je kunt dit ondervangen door te werken met een adviseur die verbonden is met een organisatie of bureau.
Het is hierbij essentieel dat je niet met de adviseur in gesprek gaat, maar ook met de organisatie of het bureau zelf zodat je kunt beoordelen welke toegevoegde waarde dat extra kan opleveren. Door zo’n samenwerking aan te gaan, is er in geval van uitval, of andere nadelige scenario’s, altijd een back-up plan voorhanden. Bovendien maak je meteen gebruik van de kennis en expertise van een FM-organisatie.
Daar moet echter wel iets tegenover staan: om zo’n partnerschap goed te laten verlopen moet de informatie binnen je organisatie toegankelijk zijn voor de adviserende partij. Als de adviseur of het bureau niet bij de benodigde informatie binnen je organisatie kan, dan gaat het ten koste van de kwaliteit. Zonde!
Persoonlijke klik
Ervan overtuigd dat je externe hulp nodig hebt, maar geen idee waar je het moet zoeken? Steek dan je licht eens op binnen je netwerk. Elk adviesbureau belooft de beste experts en de mooiste resultaten, maar ervaringen van vakgenoten zijn soms waardevoller dan referenties die het adviesbureau zelf verstrekt.
Goede papieren, mooie aanbevelingen en voldoende ervaring kunnen genoeg lijken om iemand, al dan niet via een bureau, binnen te halen. Maar beslis niet te snel: we zien om ons heen maar al te vaak dat wanneer er geen persoonlijk gesprek is geweest en het niet klikt, de samenwerking al snel spaak loopt. Zoals in alle relaties geldt ook hier dat een persoonlijke klik essentieel is voor een succesvolle samenwerking.
Trek dus tijd uit voor een goed gesprek en tast af of de verwachtingen en denkwijzen overeenkomen. Een plan kan nog zo goed zijn uitgedacht, maar als het niet strookt met de filosofie van je bedrijf, zal het nooit tot uitvoering worden gebracht.
Wil jij eens sparren hoe een facilitair adviseur jouw plan naar een hoger niveau kan tillen en de dienstverlening kan optimaliseren? Vraag dan geheel vrijblijvend een gesprek aan met één van onze specialisten. Ze helpen je graag om stappen vooruit te zetten.
