Het uitschrijven van een facilitaire aanbesteding is veel werk, waarbij een goede voorbereiding essentieel is. Wat zijn zaken om rekening mee te houden bij het uitschrijven van tenders, zodat je zeker weet dat het geen frusterende gevolgen heeft en niet onnodig veel tijd (en geld) kost?
In dit blog bespreken we een aantal do’s en don’ts, zodat je de verschillende inschrijvingen goed met elkaar kunt vergelijken en de partij kunt kiezen die het beste bij je past. Doe er je voordeel mee!
Do: Wees heel zeker van wat je uitvraagt
Sommige partijen verwoorden in de aanbesteding onvoldoende scherp in welke vorm en welke structuur ze willen gaan werken, waardoor er voor de inschrijvende partijen veel ruimte is in het formuleren van oplossingen. Hierdoor is het voor jou als aanbestedende partij heel moeilijk om de oplossingen goed met elkaar te vergelijken. De kans dat je op de vraag namelijk een aantal — ook in de kern — totaal verschillende antwoorden krijgt, is groot.
Door vooraf voor jezelf duidelijk te hebben wat je exact wilt uitvragen, maak je het voor jezelf in de beoordeling een stuk eenvoudiger. Mocht je dit lastig vinden, kun je je hierin laten adviseren door een onafhankelijke partij of start met een marktconsultatie waarbij je diverse partijen vraagt om hun aanbevelingen te doen. Ook het uitvragen van een Request for Information kan erg nuttig zijn. Dit gaat meestal vooraf aan een echte offerte-aanvraag (Request For Proposal), wat helpt bij het maken van de juiste selectie aanbieders voor de uiteindelijke uitbesteding.
Do: Geef inschrijvers de ruimte om hun eigen invulling aan vragen te geven, maar stel duidelijke kaders
Bij het ontvangen van inschrijvingen wil je vervolgens goed kunnen vergelijken wat de ene partij anders doet dan de andere om op basis hiervan te bepalen welke partij en oplossing het beste bij je past. Een mooi voorbeeld is bijvoorbeeld de keuze tussen het inrichten van een centrale of decentrale servicedesk. Beide opties kunnen interessant zijn, maar we zien vaak dat er in het Programma van Eisen al een keuze wordt gemaakt terwijl in de praktijk meerdere invullingen mogelijk zijn.
Onze tip is om duidelijke kaders te stellen door in hoofdlijnen te beschrijven wat je graag wilt bereiken, maar geef inschrijvers wel de ruimte om met de best passende oplossing te komen. Tot slot: daag aanbieders uit om concreet te zijn, stel een maximaal aantal pagina’s en vraag om bewijslast. Een belofte afgeven kan immers iedereen. Bewezen resultaten laten zien dat een partij ook echt in staat is om de geboden oplossing te realiseren.
Don’t: Je aanbesteding volledig op papier uitvragen
Wanneer je een aanbesteding volledig op papier uitvraagt, geef je een inschrijvende partij eigenlijk onvoldoende mogelijkheid om jou te leren kennen. Juist bij facilitaire aanbestedingen is het begrijpen van de cultuur van een opdrachtgever van groot belang om een goede vertaalslag te kunnen maken naar de dienstverlening. Geef inschrijvers echt de kans om jouw organisatie te leren kennen; een schouw van een paar uur geeft slechts een momentopname.
Ook hier kan een marktconsultatie uitkomst bieden. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een gezamenlijke sessie, aangevuld door één-op-één gesprekken waardoor de verschillende partijen de mogelijkheid krijgen om zich voor te stellen. Als opdrachtgever wil je immers ook een goed gevoel krijgen bij de diverse marktpartijen. Een goede klik is essentieel.
Do: Ontwerp een financieel model dat een zuiver vergelijk geeft
De facilitaire markt en haar aanbieders kent diverse businessmodellen, wat het voor een opdrachtgever vaak een stuk lastiger maakt om de verschillende aanbiedingen goed met elkaar te kunnen vergelijken. Vaak wordt naast de uitvraag ook nog om een alternatief voorstel gevraagd, waardoor je al helemaal appels met peren gaat vergelijken.
Door je als uitvrager in de vergelijking meer te focussen op wat je onderaan de streep moet betalen, is het gemakkelijker om de verschillende aanbiedingen naast elkaar te leggen. Aanvullend geef je inschrijvers zo ook meer de ruimte om duidelijk aan te geven wat wel én wat niet in hun prijsstelling is opgenomen. Stel duidelijke kaders en geef inzicht in huidige kosten. Is er een budget bepaald voor het komende jaar? Geef dit dan aan. Als het besparen van kosten voor jou een belangrijk speerpunt is, kun je extra punten toekennen aan partijen die op dit vlak het beste uit de bus komen.
Do: Zorg voor wederzijdse verificatie
Om te starten met de juiste verwachtingen is het belangrijk om vanuit beide partijen te verifiëren of de aanbesteding en de geboden oplossing kloppen met de werkelijkheid. Soms blijken bijvoorbeeld cijfers of kengetallen die zijn meegenomen in de aanbesteding niet te kloppen met de realiteit, wat van invloed is op de oplossing. En als aanbestedende partij wil je ook weten of de gekozen inschrijving - en het plan dat daarin beschreven staat - ook matcht met de werkelijkheid en dat de gevraagde kwaliteit geboden kan worden.
Het verificatiemoment zorgt ervoor dat verwachtingen helder zijn én voorkomt dat tijdens de implementatie zaken toch anders blijken te zijn. Het doel van het uitschrijven van een tender is uiteindelijk om die partij te kiezen die het beste bij jouw uitvraag en de organisatie past. Daarom is het belangrijk om in de aanbesteding ook de ruimte te laten voor inschrijvende partijen om hun onderscheidend vermogen te laten zien.
Don’t: Te weinig tijd nemen voor een aanbesteding
Een goede planning is cruciaal voor een aanbesteding. Te vaak zien we dat er te weinig tijd wordt uitgetrokken voor een uitvraag (bijvoorbeeld drie of vier weken) of dat dit tijdens vakantieperiodes wordt ingepland. Bij de inkoop van een kant-en-klaar product is dit vaak geen struikelblok, maar bij een facilitaire aanbesteding is het raadzaam om hiervoor voldoende tijd uit te trekken.
Een ideale doorlooptijd is zes tot acht weken. Je kiest tenslotte een partner waarmee je een langere periode gaat samenwerken. Neem dus ook zeker de tijd om hierin de juiste keuze te maken en geef ook inschrijvers de tijd om de best passende oplossing uit te werken. Dit geldt ook voor de implementatie: gun je organisatie, medewerkers en ook de inschrijvende partij om dit op een zorgvuldige manier te doen. Een goed begin is immers het halve werk!
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het uitschrijven van een aanbesteding of het opzetten van een marktconsultatie? Of vind je het lastig om te bepalen waar je moet beginnen? Onze specialisten hebben ruimschoots ervaring met dit soort trajecten. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op of we iets voor je kunnen betekenen.
