Huisvestingskosten: investering versus besparing.
Huisvesting speelt een belangrijke rol in het totale kostenplaatje van een organisatie. Het is, na personeelskosten, zelfs de op één na grootste kostenpost. Omdat er veel geld met huisvesting is gemoeid, moet het niet alleen goed geregeld zijn, maar is ook het besparingspotentieel interessant. In een ideale situatie zijn de huisvestingskosten natuurlijk zo laag mogelijk en zonder verlies van kwaliteit.
Investering in huisvesting.
Om tot een goede balans te komen, is het belangrijk inzicht te hebben in wat je uitgeeft aan huisvesting. Anderzijds is het zaak om je af te vragen of je op de best passende wijze bent gehuisvest. Om geen onnodige kosten te maken is het slim te onderzoeken hoeveel vierkante meters nu écht nodig zijn, op welke locatie jouw organisatie goed uit de verf komt en of het bedrijf baat heeft bij de flexibiliteit van een huurcontract of de vastigheid van een eigen pand. Vaak worden huisvestingskosten doorgerekend naar vierkante meter of medewerker.
Huisvestingskosten bestaan uit:
- Koop-, huur- en/of servicekosten
- Rente, aflossing en afschrijving
- Vaste lasten als onderhouds-, energie- en schoonmaakkosten, belastingen en verzekeringen
De huur- of koopprijs van een pand wordt bepaald door de ligging en grootte van een gebouw, de duur van de overeenkomst en is sterk afhankelijk van het huisvestingsconcept. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen je te vestigen in een prachtig monumentaal pand, maar dan weet je dat hier waarschijnlijk ook meer beheer- en onderhoudskosten mee gemoeid zijn om dit te onderhouden.
Besparing op huisvestingskosten.
Strategische budgetbewaking.
Het sturen van de kosten van huisvesting op financiële haalbaarheid is niet eenvoudig, maar wel steeds belangrijker. Ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op, waardoor ook huisvesting sneller aan verandering onderhevig is. Inzicht is belangrijk om niet voor verrassingen te komen staan. Met een strategisch huisvestingsplan houd je grip op het budget, kun je anticiperen op eventuele veranderingen en ben je problemen voor.
Met volledig inzicht in je budget kun je de juiste besluiten nemen om de strategie en doelstellingen te realiseren. Om huisvestingskosten binnen budget te houden raden we dan ook aan om deze kosten op strategisch niveau te bewaken. Je kunt hierbij denken aan:
-
Huisvestingskosten budgetteren op verschillende niveaus en bijbehorende prognoses maken
-
Grip houden op de financiële haalbaarheid
-
Het opstellen van meerjaren onderhoudsplannen
-
Het maken van duidelijke afspraken over de scope demarcatie
Onduidelijkheid over scope demarcatie.
In veel huurcontracten is niet duidelijk vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is als het gaat om het onderhouden van installaties en wat de taken zijn die hierbij horen. Wanneer dit onderhoud niet op de juiste manier wordt uitgevoerd, heeft het gevolgen voor de functionaliteit, waarde en levensduur van installaties. Ook brengt het onnodige onderhoudskosten met zich mee. Daarom is het belangrijk om op taakniveau te registreren bij welke partij een onderhoudstaak hoort.
Bovendien is het verstandig om je contracten minimaal één keer in de 2-3 jaar onder de loep te nemen. Het niet klakkeloos verlengen van je huidige huurovereenkomst werpt zijn vruchten af. Dit is een mooie kans om de huisvesting te benchmarken.
