Wat is de ideale werkplek?
Het succes van een organisatie wordt mede bepaald door de harmonie op de werkvloer. Een prettige werkomgeving ondersteunt diverse werkactiviteiten en draagt bij aan de bedrijfscultuur in de ideale werkplekinrichting.
Om bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen is het belangrijk als organisatie om een werkomgeving te creëren waar medewerkers en andere gebruikers zich prettig voelen en gemotiveerd zijn. De ideale werkplek voldoet aan bepaalde randvoorwaarden, maar het is geen standaardconcept. Analyses en metingen zijn nodig voor een werkplekconcept op maat.
Medewerkersbehoefte en organisatie-ambitie.
De medewerkersbehoefte hoeft niet haaks te staan op de organisatie-ambitie in de ideale werkplek en werkomgeving. Voor medewerkers geldt dat de ideale werkplek een ervaring is als thuis en een veilig gevoel biedt. Een prettige beleving van de werkomgeving heeft een positieve invloed op het werkgeluk en het werkplezier van de medewerker.
In de huidige markt kun je als organisatie niet achterblijven in de ‘war on talent’ en is een prettige werkomgeving eerder een vereiste dan een wens in de zoektocht naar een nieuwe baan. Om als organisatie medewerkers aan te trekken en te binden, is het zaak om de werkomgeving te beschouwen als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden.
De werkomgeving en inrichting van de werkplek kunnen een perfecte afspiegeling zijn van je organisatiedoelstellingen. Om werkelijk duurzaam en toekomstbestendig te zijn, moet je als organisatie denken vanuit de cultuur, het gedrag en het werk van je medewerkers. In de ideale werkplek en werkomgeving verweef je het DNA van je organisatie én het DNA van je klanten, medewerkers en leveranciers. Met deze overeenstemming zet je een grote stap in het behalen van je organisatie-ambitie
Randvoorwaarden voor de ideale werkplek.
Wanneer je als organisatie de ideale werkplek en werkomgeving wilt creëren, zijn er factoren waar je rekening mee moet houden.
Deze factoren samen bepalen namelijk het succes van de werkplek en de werkomgeving.
- Akoestiek: Gesprekken en meetings zijn altijd nodig, maar deze werkvormen kunnen de concentratie van andere medewerkers ernstig verstoren. Hoe de juiste akoestiek tot stand komt, is onderdeel van goed werkplekadvies.
- Lucht: Het klimaat en de kwaliteit van de lucht zijn enorm belangrijk voor het creëren van een ideale werkplek. Een omgeving die te warm of te koud is of vol zit met toxische stoffen, muf is of een te hoge CO2-concentratie heeft, maakt dat een omgeving niet als prettig wordt ervaren.
- Afwisseling en diversiteit: De werkomgeving wordt door iedere medewerker anders ervaren: als energieke inspiratiebron of als rust in de hectiek. In een werkomgeving waarin afwisseling in kleuren, licht, geluid en type werkplek zijn aangebracht, is iedere medewerker vertegenwoordigd.
- Rekening houden met elkaar: Op kantoor kom je verschillende vormen van werk tegen, van geconcentreerd werken tot samenwerken en informele ontmoetingen. Deze verschillende activiteiten vragen elk om ander gedrag. Een prettige werkomgeving faciliteert en stimuleert gewenst gedrag, bijvoorbeeld met workplace nudging.
- Licht: Medewerkers zijn gebaat bij voldoende en natuurlijk (dag)licht. Een werkplek met het juiste licht kan letterlijk een verschil van dag en nacht maken in de beleving van de werkomgeving.
- Koffie: Niet alleen de kwaliteit van een kopje koffie bepaalt een stuk werkgeluk, ook de ruimte bij het koffiezetapparaat kan een gevoel als thuis bieden. Je wilt hier een veilige haven creëren voor je medewerkers, klanten en leveranciers om met elkaar in gesprek te gaan.
- Ontmoeting: Goed contact met collega’s is niet alleen waardevol voor werk, ook vanuit medewerkerstevredenheid is een goede band met collega’s van belang voor het behoud van personeel. Om hierin te voorzien zijn aparte ontmoetingsplekken cruciaal.
- Privacy en controle: Drukte op de werkvloer gaat niet altijd samen met een gevoel van veiligheid. In het geval van privacygevoelige informatie zorg je in het werkplekconcept voor behoud van privacy bij gevoelige gesprekken en meekijken op beeldschermen.
Onderzoek voor een ideale werkplek op maat.
Om tot de ideale werkplek te komen, zijn analyses en metingen nodig om inzicht te krijgen in de ideale werkplek afgestemd op jouw organisatie.
- Activiteitenmix: In deze analyse wordt samen met de medewerkers gekeken naar de verhouding van activiteiten op een gemiddelde werkdag. De verschillende activiteiten bestaan uit afzonderen (bellen of uitwerken) en afstemmen (overlegvormen of ontmoetingen). De ideale werkplek bevat voldoende onderdelen voor alle activiteiten.
- Werkplekspel: Deze vorm van onderzoek helpt medewerkers op een creatieve manier om eigen ideeën te vertalen. Op een informele en veilige wijze gaan medewerkers met elkaar in gesprek over hoe ze met elkaar omgaan op de werkvloer. Hierna worden afspraken gemaakt over het nieuwe gedrag na de implementatie van het werkplekconcept.
- Leesman-meting: Dit onderzoek geeft aan hoe goed de werkomgeving de medewerker in zijn werkomgeving ondersteunt, met aandacht voor de activiteiten die iemand op het werk verricht, de fysieke voorzieningen in de werkomgeving, de facilitaire diensten die worden aangeboden en de mobiliteit van medewerkers binnen en buiten het kantoorgebouw.
- Bezettingsgraadmeting: Wanneer je als organisatie het gevoel hebt dat de werkplekken niet optimaal benut worden, kan de bezettingsgraadmeting uitsluitsel geven. Met behulp van de bezettingsgraadmeting wordt er gekeken welke werkplekken worden gebruikt en voor hoe lang. Hiermee krijg je inzicht in drukke dagen en tijdstippen op de werkvloer.
- Relatiematrix: Binnen je organisatie werk je niet alleen binnen teams, maar zijn meerdere afdelingen betrokken bij overkoepelende projecten. In de relatiematrix wordt onderzocht welke afdelingen met elkaar samenwerken. Deze samenwerking wordt vastgelegd in het werkplekadvies.
