Een werkomgeving waarin medewerkers, klanten en bezoekers zich gezien voelen en waarin je hun verwachtingen overtreft. Om dat te bereiken is hoge kwaliteit en continuïteit van je hospitality diensten cruciaal. Dat begint bij een zorgvuldige implementatie van onze hospitality dienstverlening in jouw organisatie. Tijdens dit traject van gemiddeld twaalf weken, investeren we tijd in onze samenwerking met het oog op een langdurig partnerschap. Zodat we vanuit daar bouwen aan het succes van je organisatie. David Leijstra vertelt je hoe ons implementatietraject er van A tot Z uitziet.
David Leijstra is business development consultant bij HEYDAY Hospitality. Als specialist in hospitality dienstverlening is hij betrokken bij het eerste contact met je organisatie. Vanuit je wensen en uitdagingen adviseert hij een hospitality oplossing op maat die het karakter van je organisatie tot leven brengt.
Jouw implementatieteam
Het succesvol invoeren van je hospitality diensten kan natuurlijk niet zonder de juiste aansturing. Daarom stellen we een implementatieteam op met specialisten die passen bij je organisatie en het traject in goede banen leiden. Het team bestaat uit een implementatiemanager, regiomanager, HR business partner en business coördinator. De business coördinator is jouw vaste aanspreekpunt, regelt vervanging bij ziekte of verlof én coacht de hospitality professionals die bij jou op locatie werken. Ook weet de business coördinator welke trends belangrijk zijn voor je hospitality en receptiediensten. En hoe je deze diensten beter verbindt met de facilitaire kant van je organisatie.
Implementatieplan en kick-off
Wat zijn je doelen en welke stappen zijn nodig om de gewenste situatie te bereiken? Dit soort zaken bundelen we in een implementatieplan. Ook bevat het plan een heldere planning en een overzicht van de kansen en risico’s. Een goed implementatieplan helpt bij het vaststellen van verwachtingen, het borgen van kwaliteit en het efficiënt invoeren van de hospitality dienstverlening. Zo weet jij waar je aan toe bent en wat er nodig is in elke fase van het proces.
Het implementatieplan presenteren we tijdens een kick-off op locatie. Dit is ook het moment waarop je het implementatieteam ontmoet. Samen bespreken we onder andere de mijlpalen en stappen in het proces. Verder stemmen we onze verwachtingen en manier van communiceren uitgebreid met elkaar af.
Karaktertoets en Hospitality Scan
Bij HEYDAY Hospitality hechten we veel waarde aan een goede match, zodat we vanuit daar het karakter van je organisatie tot leven brengen. Daarom tonen we met een karaktertoets je cultuur, normen, waarden en idealen. Hoe ga je bijvoorbeeld om met deadlines of de balans tussen werk en privé? En welke gedragsrichtlijnen gelden binnen je organisatie? Ook stemmen we af welke kwaliteiten jij belangrijk vindt voor de hospitality professionals in je werkomgeving.
Daarnaast voeren we onze collega’s van HEYDAY Consultancy een Hospitality Scan uit, waarmee we een totaalbeeld schetsen van je gastbeleving. We brengen onder meer je huidige hospitality dienstverlening en de contactmomenten van je medewerkers, klanten, leveranciers en bezoekers in kaart. En we maken profielen van deze groepen met daarin onder andere hun eigenschappen, wensen en behoeften. Zo krijgen we inzicht in verbeterkansen voor je organisatie en kunnen we je voorzien van scherp advies.
Selecteren van je hospitality professionals
De uitkomsten van de karaktertoets en Hospitality Scan geven ons een goed beeld van je identiteit en gewenste imago. Op basis hiervan stellen we een functieprofiel op, waarmee we de juiste vakmensen voor je organisatie selecteren. Tijdens de persoonlijke gesprekken met deze professionals letten we in elk geval op de motivatie, het taalgebruik en zelfs op de klank van de stem. Ook richten we ons op raakvlakken met jouw organisatie en kwaliteiten die jij belangrijk vindt.
Natuurlijk maak jij eerst kennis met de hospitality matches. Ben je enthousiast en is er een klik? Dan stellen we het definitieve hospitality team voor jouw organisatie op. In een op maat gemaakt Hospitality Handboek bundelen we alle taken, middelen en werkinstructies die nodig zijn voor de gewenste sfeer en beleving.
Bewaken van kwaliteit en continuïteit
De hospitality professionals op de juiste plek in je organisatie zijn cruciaal voor je succes. Toch is dat niet het eindpunt van het implementatietraject. Om de kwaliteit van onze hospitality dienstverlening te bewaken, stellen we meetbare doelen (KPI’s) op. Denk aan de medewerkerstevredenheid of de kwaliteit van de diensten die je gasten of pandgebruikers ervaren. Onze afspraken over de kwaliteit en continuïteit van de diensten leggen we vast in een Service Level Agreement (SLA).
Daarnaast zorgen we voor een uitgebreid inwerkproces van de hospitality professionals. Zij houden hun eigen leerpunten bij, volgen trainingen en evalueren regelmatig hun ontwikkeling binnen het team en met hun leidinggevende vanuit HEYDAY Hospitality. Ook werken we ambulant professionals in, die we inzetten bij ziekte of verlof van het vaste team. Zo ben je altijd zeker van bezetting.
Feestelijke start en voortdurende ontwikkeling
Van de start van je hospitality dienstverlening maken we een feestelijk moment. Maar ook daar stopt de implementatie niet. We investeren onder meer continu in de ontwikkeling van onze vakmensen, bijvoorbeeld met ons leiderschaps- en vakmanschapsprogramma. En in het verder optimaliseren van onze diensten vanuit de Hospitality Scan. Onze dienstverlening evalueren we samen met jou op vaste momenten. Daardoor kunnen we snel bijsturen en eenvoudige verbeteringen direct doorvoeren. Zo bouwen we samen aan je hospitality dienstverlening, waarmee je jouw positie in de markt versterkt en mensen met je organisatie verbindt.
Ben je benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Of wil je meer weten over de implementatie van onze hospitality dienstverlening? Neem vrijblijvend contact met ons op.
