Simone Bouwer is afdelingshoofd Top-Services bij de gemeente Zwolle en onze opdrachtgever. Al ruim twee jaar werkt ze nauw samen met Sabine Booijink, consultant bij HEYDAY Consultancy. Sabine adviseert de gemeente Zwolle op het gebied van huisvesting en het inrichten van optimale en hybride werkomgevingen. Collega Eva van de Logt is betrokken als business coördinator vanuit HEYDAY Hospitality.
Verbinden voor een beter Zwolle
Zwolle is een stad waarin mensen elkaar helpen en oog hebben voor de ander. Ze spreken elkaar en zijn met de ander in verbinding. Het is een stad met een hart. De gemeente zet zich op allerlei manieren in voor een nog beter Zwolle, bijvoorbeeld door mensen en medewerkers van de organisatie te verbinden.
Samenwerking met HEYDAY Hospitality
De hospitality professionals van HEYDAY Hospitality ondersteunen de gemeente Zwolle al ruim acht jaar. Zij zijn onder meer verantwoordelijk voor het ontvangen van burgers en zakelijke bezoekers binnen de gemeente, maar ook voor operationele facilitaire ondersteuning zoals het opbouwen van een vergaderzaal.
“Wij zijn blij met de Gemeente Zwolle als partner”, vertelt Eva van de Logt, Business Coördinator bij HEYDAY. “We werken echt samen als partners, waardoor we niet alleen een leveranciersverhouding hebben maar echt een partnership. Iets wat wij altijd nastreven. Hierdoor kunnen we onze expertise en kennis op het gebied van hospitality nog beter laten zien en de gemeente maximaal ontzorgen.” In de samenwerking met de gemeente Zwolle staat SROI (Social Return) en de One FM-gedachte centraal. Dit houdt in dat facilitaire partners meer samenwerken in plaats van allemaal vanaf hun eigen eiland. "Ofwel: de krachten bundelen waar het kan. Bij de Gemeente Zwolle zijn wij hierin kartrekker om deze OneFM samenwerking inhoud en lading te geven samen met de ketenpartners schoonmaak, beveiliging en catering," aldus Eva.
Aanvullend vraagstuk
Buiten deze ondersteuning had de gemeente nog een ander vraagstuk. Door de groei van de stad nam het aantal medewerkers en (grote) projecten toe. De vraag naar vergaderruimtes werd hierdoor groter, waardoor medewerkers een tekort ervaarden. Denk aan overlegruimtes, hybride vergaderruimtes voor klein gezelschap en videobelruimtes. Daarnaast was er onvrede over het reserveren van vergaderruimtes. Doordat reserveringen een jaar vooruit worden gepland en geannuleerde vergaderingen blijven staan in het vergadersysteem Topdesk. Daarbij worden vergaderingen vaak gepland op drukke dagen. Terwijl er op woensdag en vrijdag, de rustige dagen, veel leegstand is.
“Op basis van dit vraagstuk ging ik in gesprek met Simone en haar collega’s binnen de gemeente”, legt Sabine uit. “Zodat ik in kaart kon brengen wat er speelt, wat de behoeften zijn en wat er mogelijk is binnen de locatie en het budget. Deze zaken nam ik op in een businesscase. Een van de mogelijkheden was het tijdelijk benutten van de ruimte die in het gebouw vrijkwam. Om zo voldoende vergaderplekken te creëren en tijd te winnen om het kernprobleem op te lossen: het verbeteren van reserveringen en annuleringen. In mijn advies nam ik innovatie, circulariteit en de One FM-gedachte mee.” One FM sluit aan bij de wens van de gemeente Zwolle: één facilitair team dat samen de gemeente maximaal ontzorgt. Zowel in de vergaderruimtes als in de rest van het gebouw.
Vergader- en ontmoetingsplek het Zwolse Park
“Door de tijdelijke aard van de ruimte, kunnen we experimenteren met een nieuwe manier van vergaderen en elkaar ontmoeten”, zegt Simone. “We zien het als een proeftuin, waarin we duurzame en moderne oplossingen testen.” Sabine vult aan: “Door de titel ‘het Zwolse Park’ voelt het echt als een onderdeel van Zwolle.” Het Zwolse park bestaat uit vijf aparte vergaderruimtes. Elke ruimte heeft de naam van een park in Zwolle, zoals Ter Pelkwijkpark en Park de Wezenlanden. Het open karakter van het Zwolse Park stimuleert verbindingen en maakt spontane ontmoetingen mogelijk. De ruimtes zijn ingericht met vooral hergebruikte en duurzame meubels. Ook de koffiekopjes zijn tweedehands. Verschillende ruimtes hebben daglichtlampen, schermen met touchscreen, tribunes en tafels op wielen. Daardoor kunnen gebruikers de ruimte zelf naar wens aanpassen. Ook zijn er planten, koffiemachines en siroop- en watertappunten, waardoor flesjes water of frisdrank overbodig zijn. Bij de reservering van een ruimte kunnen medewerkers een lunch to go bestellen en zelf ophalen.
Simone: “Sabine geeft mij advies over het Zwolse Park. Als consultant brengt ze regelmatig nieuwe ideeën in. Ze komt bijvoorbeeld met duurzame oplossingen die goed werken binnen andere Nederlandse gemeenten. Sabine geeft gevraagd en ongevraagd advies en kijkt altijd naar wat er wél kan. Daardoor hebben zowel ik als mijn collega’s al veel van haar geleerd over huisvesting en werkplekinrichting.”
One FM: één facilitair team
“Binnen de gemeente Zwolle en het Zwolse Park werken we inmiddels volgens de One FM-gedachte”, vertelt Sabine. “Alle facilitaire dienstverleners en leveranciers leveren samen waarde voor onze opdrachtgever.” Dat betekent bijvoorbeeld dat de housekeeping een doekje over de koffieautomaat haalt als dat nodig is. Of dat het cateringpersoneel controleert of de toiletten schoon zijn. Op deze manier werken we zo duurzaam en efficiënt mogelijk met elkaar samen. Vanuit HEYDAY Hospitality zijn we de kartrekker van One FM. Zo faciliteert een collega van HEYDAY Hospitality de dagstart en de vergaderingen met de facilitaire partners. De gastdames en housekeeping verzorgen we zelf vanuit HEYDAY Hospitality.
“Het uitdragen van de One FM-gedachte vind ik typerend voor HEYDAY Hospitality en HEYDAY Consultancy”, zegt Simone. “De HEYDAY professionals begrijpen goed wat One FM inhoudt, dragen dat uit en weten wat het gedachtegoed van alle facilitaire partijen vraagt. Ze pakken echt de verantwoordelijkheid en stimuleren een optimale samenwerking tussen de partijen.”
Testen en doorontwikkelen
De komende periode bestaat uit het testen en doorontwikkelen van het Zwolse Park. Positieve uitkomsten passen we ook steeds meer toe in bestaande vergaderzalen en projectruimtes. In de doorontwikkeling nemen we feedback van medewerkers mee. “Zo plaatsten we groene wanden voor de akoestiek”, zegt Simone. “Maar niet iedereen vindt de geur van het groen aangenaam. Daarom onderzoeken we welke oplossingen wel en niet werken binnen het Zwolse Park.” “Sommige oplossingen houden we bewust in stand”, vult Sabine aan. “Denk aan de glazen wanden zonder gordijnen, die de open en transparante uitstraling van de gemeente benadrukken.”
Simone: “Verder onderzoeken we een oplossing voor het boeken van vergaderruimtes. Medewerkers willen snel kunnen zien of een ruimte is gereserveerd. Ook willen ze een overlegruimte via een gebruiksvriendelijke app kunnen zoeken en reserveren.” Dankzij de tijdelijke vergaderruimtes hebben we voldoende tijd om samen met de gemeente Zwolle de nieuwe mogelijkheden te testen en te implementeren.
