Natuurtalenten die bijdragen aan jouw succes.

Wie verbindt de bezoekers, medewerkers en leveranciers met de core business van een organisatie? Want als alle medewerkers verantwoordelijk zijn, is dat tegelijkertijd niemand. Jouw medewerkers horen zich met aandacht en focus op hun kerntaken te richten. Toch hoor je van medewerkers vaak klachten over allerlei randzaken die buiten hun takenpakket bij hen terechtkomen. Lees op deze pagina welke taken niet bij jouw medewerkers hoeven te liggen. En zorg zo voor focus op jouw core business.

Klanten ontvangen.

In een midden- en kleinbedrijf is iedereen verantwoordelijk voor het ontvangen van klanten. En daarmee eigenlijk niemand. Want wie draagt zorg voor de ontvangst? Degene die de klant het eerst tegenkomt of wie als eerste de telefoon opneemt?

Klanten hebben recht op een warm welkom. Voor een organisatie betekent dit dat klanten en bezoekers goed ontvangen worden met bijbehorende registratie. Ook is doorverwijzing naar de juiste locatie van belang. Voor een organisatie is het dan prettig dat de juiste medewerkers op de hoogte zijn van hun komst.

Hospitality Professional.

Medewerkers hebben deze verantwoordelijkheid niet in hun takenpakket. En dit kan hen zelfs afleiden van hun core business. Je kunt het als organisatie niet veroorloven dat medewerkers van hun werk worden afgehouden met de ontvangst van andermans klanten en bezoekers. Idealiter beleg je deze belangrijke taak bij een Hospitality Professional die hier volle aandacht en focus voor heeft.

Telefoon opnemen bedrijf.

Het opnemen van de telefoon in een bedrijf is niet per definitie de verantwoordelijkheid van degene die naast de telefoon zit. En zelfs een servicedesk medewerker wil zich kunnen focussen op contact met prospects en klanten, in plaats van telefoontjes over randzaken.

Klanten, prospects en andere belangrijke stakeholders hebben behoefte aan prettig telefonisch contact. Als dit het eerste contact is met je bedrijf, wil je een goede eerste indruk achterlaten. Hoe anders komt dit over wanneer je een gehaaste medewerker spreekt, die net uit zijn werk is gehaald?

Telefoniste.

Je zou dan kunnen investeren in een bevlogen en deskundige telefoniste die op professionele wijze telefoongesprekken aanneemt, doorverbindt en juiste informatie doorgeeft. Een deskundige duizendpoot die een stap extra zet door protocollen en procedures binnen de receptie- en telefonie afdeling na te lezen en deze te updaten. Vanuit HR-oogpunt is er dan ook een centrale plek voor medewerkers waar ziek- en herstelmeldingen aangenomen en doorgegeven kunnen worden.

Een Office Host van HEYDAY Hospitality is een duizendpoot die naast het ontvangen van bezoekers, ook de telefoon op kan nemen. Want zeg nou zelf: in hoeveel functieprofielen van jouw medewerkers staat ‘receptioniste/telefoniste’ in de taakomschrijving?

Kantoorspullen bestellen.

Het is verstandig om het bestellen van kantoorspullen centraal te organiseren. Wanneer je de uitgifte van kantoorspullen en het voorraadbeheer van kantoorartikelen aan alle medewerkers overlaat, voelt niemand zich eindverantwoordelijk voor deze kantoorspullen.

Een centraal punt voor het beheer van kantoorspullen bespaart bovendien kosten. Een medewerker kan in deze situatie niet zomaar van alles bestellen of uitgeven. En er kan met zorg kantoorartikelen worden ingekocht.

Relatiegeschenken versturen.

Door het jaar heen zijn er genoeg mooie momenten om samen te vieren. Vanuit je bedrijf wil je relatiegeschenken versturen naar klanten of externe partners. Maar ook een attentie bij verjaardagen van medewerkers of kaarten bij bijzondere gelegenheden. Of denk aan een bos bloemen bij een jubileum.

Het bestellen en versturen van deze relatiegeschenken zou geen zorg van medewerkers moeten zijn. Enerzijds kost dit medewerkers kostbare tijd in het versturen van relatiegeschenken, anderzijds kost het hen tijd in het declareren van de kosten. Kostbare tijd die zij beter met aandacht en focus kunnen steken in het uitvoeren van hun kerntaken.

Opgeruimd kantoor.

De schoonmaakdienst komt vaak maar een enkele keer per week langs op kantoor voor het nodige poetswerk. Maar wie zorgt daarnaast voor een opgeruimd kantoor? Ervaring leert dat medewerkers op kantoor zich niet hetzelfde gedragen als thuis. Dus alle papieren, vieze vaat en andere troep blijft op kantoor rondslingeren.

Dit staat slordig voor het ontvangen van bezoekers. Maar ook eigen medewerkers zijn hier de dupe van. Een opgeruimd kantoor geeft een frisse uitstraling voor bezoekers en medewerkers. Een opgeruimd kantoor is dan ook een continue zorg waar je het liefst iemand eigenaar over maakt.. Een betrokken persoon kan daarnaast ook de check maken op de toiletgroepen, de pantry en vergaderruimtes.

Inkomende post en uitgaande post verwerken.

Inkomende en uitgaande post binnen een organisatie komt binnen op naam van het bedrijf. Hoe fijn zou het zijn als iemand deze inkomende post en uitgaande post kan verwerken? Ondanks dat aangetekende poststukken minder worden, wordt het organiseren van koeriersdiensten steeds vaker de norm.

Een Office Host kan inkomende en uitgaande post verwerken. Daarnaast kunnen deze vakmensen assisteren met verzendbrieven, offertes en zelfs het opstellen van notulen en verslagen. Allemaal randzaken die geen onderdeel zijn van de kerntaken van jouw personeel.

Receptiewerk.

Ook binnen een midden- en kleinbedrijf is er sprake van receptiewerk. En dat vaak zonder receptie. Je wilt binnen jouw organisatie de juiste service neerzetten en een hoge gastvrijheid en serviceniveau realiseren. Een toegewijde receptioniste weet welke bezoekers er komen en stelt medewerkers op de hoogte van hun komst.

Intern gezien is er ook een behoefte voor een toegewijde functie. Zo zijn er veel voorkomende ondersteunende en administratieve werkzaamheden. Denk hierbij aan:

ontvangstdienstverlening van bezoekers, gasten en klanten
het reserveren van en inzage geven in (vergader)zalen
het bijhouden van een algemene mailbox
het aannemen en doorgeven van ziek- en herstelmeldingen van medewerkers
het reserveren van taxi’s, vliegtickets en hotelovernachtingen
administratief beheer van poolauto’s en leenfietsen
het sorteren, scannen en verwerken van facturen
ondersteuning bij organisatie van borrels, evenementen en speciale (feest)dagen
onboarding van nieuwe medewerkers

Voor veel midden- en kleinbedrijven is dit een herkenbare situatie. Medewerkers vanuit alle afdelingen voelen zich een beetje verantwoordelijk voor elk van deze losstaande werkzaamheden. Verantwoordelijkheid die hoort te liggen bij hun eigen functie. Gelukkig kan een Office Host al deze taken op zich nemen.

Imago bedrijf verbeteren.

Je investeert flink in marketing om het imago van je bedrijf goed neer te zetten. Zo streef je met jouw product of dienstverlening naar een goede beoordeling en ervaring van je klanten. Toch kan het imago van een bedrijf beïnvloed worden door andere factoren. Zo is het contact met een bedrijf vaak doorslaggevend in het ontvangen van een goede review.

Om het imago van een bedrijf te verbeteren, wil je de juiste service waarborgen en in jouw klantcontact streven naar een hogere gastvrijheid en serviceniveau. Een Hospitality Professional kan hieraan bijdragen door een representatieve uitstraling van de ontvangst met bijbehorende ontvangstruimte, vergaderruimten en pantry’s.

Onboarding nieuwe medewerkers.

Wanneer nieuwe medewerkers beginnen, begint de voorbereiding voor de organisatie al vóór de eerste werkdag. Werkinhoudelijk is de leidinggevende natuurlijk verantwoordelijk voor een goed onboardingsproces. Maar het regelen van alle voorwaarden voor het goed opstarten van een nieuwe medewerker hoeft niet per se bij een leidinggevende te liggen. Zeker in deze krappe arbeidsmarkt, wil je dat nieuwe medewerkers zich welkom en op hun gemak voelen tijdens hun onboarding.

Een Office Host van HEYDAY Hospitality regelt een soepel onboardingsproces voor nieuwe medewerkers. Denk aan het aanmaken en beheren van toegangspassen, toegang tot systemen en uitgifte van laptops en telefoons. Maar ook een prettig ontvangst op de eerste dag met een kop koffie en een bos bloemen. Daarnaast kan deze bevlogen en deskundige Hospitality Professional een onboarding checklist opstellen. Zo valt er nooit meer een taak tussen wal en schip. En voelt een nieuwe medewerker zich meteen onderdeel van jouw organisatie.

Onze Office Hosts zijn echte duizendpoten.

Binnen midden- en kleinbedrijven in Nederland zijn onze Office Hosts echte duizendpoten. En nemen allerlei taken uit handen, waardoor jouw medewerkers aandacht en focus hebben voor hun kerntaken.

Bekijk Office Host

Duik in de wereld van onze diensten.