Herhuisvesting: Hoe pak je herhuisvesting aan?

Hoe pak je herhuisvesting aan?

Wanneer je na het analyseren van je huisvesting een advies hebt opgesteld, ligt het voor de hand dat herhuisvesting aan de orde komt. Of het nu een kleine aanpassing is, een ingrijpende verbouwing of een omvangrijke verhuizing, herhuisvesting is in feite een ruim begrip voor de herziening van je huisvesting. Door deze transitie – in welke omvang dan ook – met een gespecialiseerde projectmanager aan te vliegen, verloopt het proces overzichtelijk, controleerbaar en zorgeloos.

Wanneer is herhuisvesting aan de orde?

Wanneer blijkt dat de huidige huisvesting niet meer past bij de ontwikkeling van een organisatie is herhuisvesting van toepassing. Dat kunnen kleine, bouwkundige aanpassingen zijn maar ook een complete bedrijfsverhuizing is een mogelijkheid. Uitgangspunt is dat de nieuwe situatie je primaire proces en de activiteiten die daarmee gepaard gaan, optimaal ondersteunt. Het vraagstuk bepaalt het vervolg van het traject en welke disciplines van huisvestingsmanagement moeten worden aangewend.

Het begrip herhuisvesting is toepasbaar op alle veranderingen ten aanzien van de huisvesting:

Het opnieuw indelen van werkplekken of werkzaamheden
Verbouwing
Inkrimpen/afstoten van overtollig vastgoed
Bedrijfsverhuizing bij de keuze voor andere locatie
Overgang naar een ander werkplekconcept

De fases van herhuisvesting

Wanneer je aan de slag gaat met een herhuisvestingsproject krijg je te maken met verschillende trajecten en fases. Denk aan:

Initiatiefase: In deze fase staat de strategie, missie en visie centraal en wordt de reden tot herhuisvesting omschreven. Dit resulteert in eeen Project Initiatie Document.
Definitiefase: Tijd om de scope te bepalen: wat gaan we doen en binnen welke kaders? Houd rekening met alle GOTIK-elementen en leg dit vast in een Plan van Aanpak.
Voorbereiding: De voorbereiding is afhankelijk van het type project, denk aan het opstellen van een Programma van Eisen, het doorlopen van een ontwerptraject en het selecteren van (onder)aannemers en aanbesteding van materialen.
Uitvoering: Aan de slag met de (ver)bouw, verhuizing en/of inrichting! Je bewaakt de GOTIK-elementen in combinatie met de wensen en/of eisen van de opdrachtgever.
Nazorg en Evaluatie: Evalueer het traject en breng het verbeterpotentieel in kaart aan de hand van voortschrijdend inzicht.

Waarom een multidisciplinair projectteam bij huisvestingsmanagement?

In de afzonderlijke fasen kom je steeds andere disciplines van projectmanagement tegen. Het loont, zeker wanneer het gehele traject wordt ondersteund, te werken met een multidisciplinair projectteam. Op deze manier is het traject van ontwerp tot inhuizing bij één partij ondergebracht. De projectmanager draagt de verantwoordelijkheid voor het gehele traject inclusief het verhuismanagement, terwijl jij je ondertussen kunt blijven richten op jouw werkzaamheden en ondertussen wél de regie houdt.

Bij HEYDAY bewaken we het project aan de hand van de GOTIK-methode. Zo zorgen we dat de planning wordt gehaald, zonder kwaliteitsverlies en extra kosten. We maken weloverwogen en slimme keuzes, die altijd in lijn blijven met het beoogde resultaat.

Waarom een multidisciplinair projectteam?

Helikopterview voor overzicht
Optimale regierol voor opdrachtgever
Eén aanspreekpunt gedurende het gehele traject
Kostenbeheersing

Herhuisvesting evalueren

Ongeveer 100 dagen na de realisatie van de herhuisvesting plannen we een evaluatie waarin we het gehele traject doornemen. We verkrijgen zo inzicht voor jouw organisatie of de nieuwe situatie in lijn is met het beoogde plan en het opgeleverde ontwerp, en of de bedrijfsverhuizing volgens plan is verlopen. We kijken waar veranderingen of aanpassingen nodig zijn en stellen desgewenst een verbeterplan voor de huisvesting op met concrete vervolgacties.

Door medewerkers vanaf het begin te betrekken bij de veranderingen, kun je weerstand tijdens een herhuisvestingstraject aanzienlijk reduceren. Een bedrijfsverhuizing is een veranderingsproces dat je in een herhuisvestingstraject ook het beste zo kunt beschouwen. Een succesvol veranderingsproces is een kwestie van goed en duidelijk communiceren. Neem daarbij de medewerkers mee in de tijdsplanning, dat voorkomt onverwachte situaties of verrassingen. Ook zorgen wij ervoor dat het primaire proces voor medewerkers zo min mogelijk verstoring ondervindt van de verhuizing of verbouwing.

Waarom herhuisvesting door HEYDAY?

Veel organisaties onderschatten de impact van een herhuisvesting. Dat is ook niet zo vreemd. Jouw organisatie krijgt er misschien maar één keer mee te maken, wij doen niet anders. Met onze expertise maken we van je herhuisvesting een project dat overzichtelijk, controleerbaar en zorgeloos verloopt. Van initiatiefase tot het selecteren van (onder)aannemers en van het scherp inkopen van meubilair tot het organiseren en uitvoeren van een verhuizing. Zo weet je zeker dat je primaire proces zo min mogelijk wordt verstoord en je direct na de herhuisvesting weer operationeel bent.