In dit blog duiken we dieper in de cruciale elementen voor een succesvolle implementatie van integrated facility management.
1. Het managen van verwachtingen is de sleutel tot succes
Het allerbelangrijkste bij het implementeren van integrale facilitaire dienstverlening is het afstemmen van de verwachtingen bij de ontvangende partij over hoe de oplossing er uit gaat zien. De aanbesteding zelf is een behoorlijk theoretisch proces en daarom is de belangrijkste factor voor succes het kijken, ophalen en managen van de verwachtingen van beide partijen.
Stap één is dan ook om samen aan tafel te zitten en te bespreken wat er in de aanbesteding is afgesproken, welke onderdelen er in zitten en hoe we — gezamenlijk — de afgestemde datum gaan halen. Hoe geven we de inhoud vorm en zorgen we dat de nieuwe situatie aansluit bij jouw organisatie? Die vragen staan centraal en het beantwoorden daarvan is de crux van een goede implementatie.
Er zijn wel honderd theorieën en twintig modellen over hoe het kan, maar het feit blijft dat om mensen gaat en jij en jouw mensen moeten er uiteindelijk blijer van worden. Dus jullie zijn het uitgangspunt.
2. Werkgroepen zijn de spil in het proces
Welke services van de facilitaire dienstverlening zijn aan verandering onderhevig? Voor die onderdelen organiseren we werkgroepen met mensen vanuit ons (de facilitair regiepartner), jullie eigen organisatie en de suppliers. Samen bepalen we — met agile werkvormen en scrum methodieken — hoe we de plannen maakbaar gaan maken.
Laat ik schoonmaak als voorbeeld nemen om dit verder toe te lichten. In deze werkgroep zit bijvoorbeeld de verantwoordelijke voor dit onderdeel vanuit jullie organisatie, onze specialisten en een vertegenwoordiger van de leverancier. Het doel is zorgen dat de schoonmaakoplossing die afgesproken is ook daadwerkelijk is geïmplementeerd op de afgesproken datum.
Door per werkgroep de benodigde disciplines te organiseren behoud je het overzicht en kunnen we direct jullie input en belangen meenemen. Je hoort van elkaar wat belangrijk is, waardoor je hier direct op kunt sturen. Maak sprints, begin bij stap 1, stel bij en haal samen die go-live datum.
Tijdens een implementatie hanteren we iedere week een vaste dag op locatie voor overleg. Dit overleg vindt niet alleen plaats tussen de verschillende werkgroepen onderling, maar ook de zogenoemde implementatie werkgroep komt bijeen.
In deze groep zitten de vertegenwoordigers van iedere werkgroep die tijdens het overleg (van maximaal één uur) kort schetsen waar ze mee bezig zijn, hoe de koers loopt en of er nog knelpunten zijn. Hierdoor kun je iedere week bijsturen en escaleren indien nodig. Het resultaat is dat je de vaart erin houdt en het overzicht behoudt waardoor je op de go-live datum een startsituatie hebt waar geen mismatch in zit.
3. Snel en effectief knelpunten oplossen is cruciaal
Zoals gezegd komen knelpunten door deze werkwijze ook snel aan het licht. Ontdek je dat iets wat afgesproken is eigenlijk niet past in de werkelijkheid en kun je er in de implementatie werkgroep geen beslissing over nemen? Dan gaan we terug naar inkoop en/of de directie met de vraag: hoe wil je hiermee omgaan? Wil je de situatie aanpassen naar het plan of naar de werkelijkheid? Zij nemen de beslissing hierover en vervolgens kun je verder met het implementatietraject.
Het snel en effectief oplossen van knelpunten is essentieel in het hele traject om ervoor te zorgen dat je nauwelijks tot geen vertraging oploopt en de go-live datum niet in gevaar komt.
Samen is het toverwoord
Kortom: het ophalen, schetsen en managen van de verwachtingen en een agile werkwijze zijn de kern van een succesvolle en efficiënte IFM implementatie. Het zorgt ervoor dat je nauw met elkaar samenwerkt, continu zorgt voor afstemming en samen die verandering doormaakt.
We doen de implementatie vooral samen. Want het gaat om jouw mensen, het is jouw pand en het is jouw dienstverlening. Door deze manier van werken wordt de facilitair dienstverlener ook daadwerkelijk onderdeel van jouw organisatie — in plaats van dat ze ‘even’ een plan van A tot Z komen uitrollen. Het gezamenlijke doel is mensen te helpen groeien en bloeien en het gebouw beter te maken.
Wil je meer weten over deze werkwijze en het waarom erachter, wil je sparren of IFM past bij jouw organisatie of heb je een andere vraag? Schroom dan niet om geheel vrijblijvend contact op te nemen met een van onze specialisten. Ze helpen je graag verder.
