Welke organisatie is niet op zoek naar efficiency in combinatie met flexibiliteit en kwaliteit? Of je nu wilt besparen op kosten of juist de professionaliteit van dienstverlening wilt verhogen - het uitbesteden van facilitaire diensten is wellicht ook een geschikte oplossing voor jouw organisatie. Dit kan in allerlei verschillende soorten en maten. Maar waar begin je?
Het outsourcen van facilitaire dienstverlening betekent het inzetten van een specialistische partij voor (alle) diensten die de core business ondersteunen. Als je er over nadenkt om facilitaire diensten uit te besteden, is het verstandig om eerst helder op papier te zetten waarom je dit wilt.
Bedenk goed wat voor jou het belangrijkste speerpunt is om te kiezen voor uitbesteding en op welke manier je een bijdrage kunt leveren aan het realiseren van de strategische doelstellingen van jouw organisatie. Dit is namelijk het uitgangspunt voor de rest van het traject.
Als bijvoorbeeld het besparen van kosten het belangrijkste is, krijg je onder aan de streep namelijk een andere oplossing dan wanneer er bijvoorbeeld behoefte is aan het creëren van de beste werkomgeving. Als je weet wat je wilt, kun je op zoek naar het model én de aanbieder die bij jou past. In dit blog geef ik 8 tips voor het maken van de juiste keuze.
1. Kijk af bij andere organisaties
Het is goed om bij vakgenoten op bezoek te gaan en te kijken hoe zij zaken hebben georganiseerd en ingericht. Hoe zorgen zij voor een werkplek waar medewerkers blij van worden? Wat bevalt wel en wat juist niet?
Mijn advies is om vooral eens langs te gaan bij de facilitaire afdeling van een bedrijf in een andere branche. Een zorginstelling, een gemeente, een industrieel bedrijf, wat dan ook. Je hoeft het wiel echt niet opnieuw uit te vinden.
2. Krijg zoveel mogelijk inzicht in je huidige kosten
Inzicht in de juiste informatie is cruciaal voor het uitdenken van de best passende facilitaire oplossing. Hoe meer informatie je tot je beschikking hebt, hoe beter je de situatie kunt inschatten en een oplossing kunt uitwerken die aansluit bij de organisatie.
Soms blijken bijvoorbeeld cijfers of kengetallen die zijn meegenomen in de aanbesteding niet te kloppen met de realiteit, wat van invloed is op de oplossing. Je wilt immers niet het risico lopen veel duurder uit te zijn of voor een model te kiezen die niet past bij jouw situatie.
3. Maak gebruik van de markt
In de facilitaire markt zijn diverse modellen mogelijk en verschillende aanbieders actief. Om een goede keuze te maken, kan een marktconsultatie uitkomst bieden. Hierin geef je aanbieders (denk aan vier tot vijf partijen met verschillende proposities) de mogelijkheid om te beargumenteren welke oplossing het beste bij jouw organisatie past.
Dit kan op hoofdlijnen in een gezamenlijke sessie, maar om de aanbieders in deze fase ook alvast een beetje te leren kennen is het verstandig om ook apart van elkaar uit te nodigen voor een presentatie. Zo heb je na de marktconsultatie al een idee met wie je een klik hebt en welke modellen geschikt kunnen zijn.
4. Scheid het kaf van het koren
Het uitvragen van een Request for Information (RFI) kan erg nuttig zijn om het kaf van het koren te scheiden. Via een RFI kun je een weloverwogen keuze maken voor de partijen die je voor de Request for Proposal (RFP) wilt benaderen, wat helpt bij het maken van de juiste selectie aanbieders voor de uiteindelijke uitbesteding. Denk hierbij aan het uitnodigen van drie tot vier partijen.
Het is belangrijk om in de RFP-fase de strategische doelstellingen op te nemen, zodat de verschillende aanbieders kunnen uitwerken hoe zij invulling geven en bijdragen aan jouw doelstellingen. Zo leer je de visie van de verschillende aanbieders kennen.
5. Haak een interne stuurgroep én de OR aan
Voor het ontwikkelen van een passende strategie is het creëren van intern draagvlak essentieel. Denk hierbij aan het aanhaken van een interne stuurgroep, maar vergeet ook zeker de Ondernemingsraad niet.
Met enige regelmaat komen we de situatie tegen waarin we een voorstel hebben waar alle betrokkenen tevreden over zijn, maar die nog ‘even’ goedgekeurd moet worden door de OR. Hierdoor kan het traject vertraging oplopen of zelfs stil komen te liggen.
6. Betrek alle ondersteunende afdelingen
Vraag naar de visie van elke ondersteunende afdeling en ze zullen allemaal — al dan niet met andere woorden — hetzelfde antwoord geven: het zo goed mogelijk ondersteunen van een klant of gebruiker. Echter doet elke afdeling dit vaak op zijn eigen manier, waardoor je langs elkaar heen werkt. Door de krachten te bundelen kun je een organisatie aantrekkelijker maken voor medewerkers, bijvoorbeeld door één servicepunt te creëren waar ze met alle vragen terecht kunnen.
7. Vraag aanbieders om referenties
Gecharmeerd van een voorstel? Vergeet niet om ook naar bewijslast voor vergelijkbare situaties te vragen. Ga bijvoorbeeld een kijkje nemen bij een organisatie die al voor hetzelfde model heeft gekozen of die in zee is gegaan met de aanbieder waar jij je oog op hebt laten vallen. Mocht je door de bomen het bos niet meer zien, neem dan een consultant in de arm die jou adviseert.
8. Neem de tijd
De ideale doorlooptijd van een RFI/RFP is zes tot acht weken. Je kiest tenslotte een partner waarmee je een langere periode gaat samenwerken. Neem dus ook zeker de tijd om hierin de juiste keuze te maken en geef ook inschrijvers de tijd om de best passende oplossing uit te werken.
Dit geldt ook voor de implementatie: gun je organisatie, medewerkers en ook de inschrijvende partij om dit op een zorgvuldige manier te doen.
De gedachte dat een organisatie te klein is voor uitbesteding is onjuist. Bij bedrijven zonder facilitaire afdeling komen facilitaire taken in de portefeuille bij werknemers met een andere functie, waardoor de focus niet volledig op de primaire taak ligt. Door uitbesteding valt direct winst te behalen – en dat met behoud of zelfs een toename van de kwaliteit van de dienstverlening. In dit whitepaper zetten we de verschillende mogelijkheden voor het uitbesteden van facilitaire dienstverlening voor je op een rij. Download het whitepaper hier.
