De prijs van een werkplek in Nederland is ten opzichte van een jaar eerder met 2 procent gedaald, blijkt uit de Occupier Cost Index van vastgoedadviseur Colliers International. Daarmee liggen de werkplekkosten in Nederland nét boven het Europees gemiddelde: 9.152 euro ten opzichte van 9.122 euro per jaar. Belangrijke kanttekening: Colliers verwacht in 2023 een flinke toename van de kosten per werkplek met 14 tot 23 procent.
Het onderzoek van Colliers International is samengesteld op basis van data uit 28 landen, 3.900 gebouwen en meer dan 25 miljoen vierkante meter kantoorruimte. In de Occupier Cost Index worden alle kosten vergeleken op basis van de Europese facilitaire norm CEN 15221. Deze norm kent vier categorieën: gebouw & infrastructuur, mens & organisatie, ICT en management. In Nederland namen de kosten iets af op elke categorie.
De nieuwe Occupier Cost Index laat een kleine daling zien over 2021, maar onderstreept de verwachte toename van de totale kosten per werkplek met maar liefst 14 tot 23 procent in 2023. Een flinke stijging, die voornamelijk toe te schrijven is aan de stijgende energieprijs en materiaal- en arbeidskosten. De index laat daarnaast ook zien wat de verwachte gemiddelde piekbezetting van alle Europese kantoren in het nieuwe hybride tijdperk is: slechts 40 procent. Dit maakt het opnieuw bekijken van huisvesting en het slimmer omgaan met de beschikbare vierkante meters en werkplekvoorzieningen nog belangrijker voor de nabije toekomst.
Besparen op kosten per werkplek
Het is een feit dat facilitaire dienstverlening een grote kostenpost is: ongeveer tien tot vijftien procent van de bedrijfskosten bestaat uit deze kosten. Ondanks de verwachte stijging van de kosten per werkplek in 2023 zijn er vrijwel altijd besparingen te realiseren. Door je te verdiepen in de kosten per facilitaire dienst in plaats van het totaalplaatje, zijn substantiële kostenbesparingen mogelijk. Zelfs met behoud of toename van de kwaliteit van de dienstverlening.
Op het gebied van huisvesting is het zaak om je af te vragen of je op de best passende wijze bent gehuisvest. Om geen onnodige kosten te maken is het slim te onderzoeken hoeveel vierkante meters nu écht nodig zijn, op welke locatie een organisatie goed uit de verf komt en of een bedrijf baat heeft bij de flexibiliteit van een huurcontract of de vastigheid van een eigen pand. Met inzicht in de bezettingsgraad en doorvertaling naar een strategisch huisvestingsplan houd een organisatie grip op het budget.
Het maken van een benchmark is essentieel voor het achterhalen van het besparingspotentieel. Hoe weet je anders of je te veel of juist te weinig voor de betreffende dienst of huisvesting uitgeeft? Het wél hebben van het totale inzicht in zowel de operationele als aansturingskosten is in onze ogen het geheim achter het realiseren van kostenbesparingen. Het is een gemiste kans om de huisvesting en/of inkoopcontracten van de facilitaire diensten niet met enige regelmaat onder de loep te nemen.
Hiernaast brengt ook het uitbesteden van facilitaire dienstverlening verschillende voordelen met zich mee als je op kosten wilt besparen, onder meer doordat je gebruik kunt maken van de inkoopkracht van de geselecteerde dienstverlener. Je profiteert ook van de kennis en ervaring van externe aanbieders: het inregelen van facilitaire diensten is immers hun corebusiness. Ze hebben een goed beeld wat er slimmer, sneller, beter of efficiënter kan én zijn op de hoogte van de laatste trends en ontwikkelingen.
Zelf aan de slag
Vraag jij je af of je te veel betaalt voor de facilitaire dienstverlening? Of dat de huidige huisvesting nog bij jouw organisatie past? Of ben je nieuwsgierig welke kostenbesparingen je voor jouw organisatie kunt realiseren? Er zijn genoeg mogelijkheden als je wilt snijden in de facilitaire kosten.
Om je te helpen meer inzicht te krijgen in de kosten per facilitaire dienst, hebben we een stappenplan opgesteld. In dit stappenplan geven we je concrete handvatten voor het maken van een spendanalyse — van het verzamelen van de juiste informatie tot het in kaart brengen van het besparingspotentieel. Download het stappenplan hier.
