Over het algemeen geldt: de verhuurder zorgt voor het groot onderhoud. De huurder zorgt zelf voor het klein en dagelijks onderhoud van het complex. Dit lijkt overzichtelijk, maar al snel krijg je te maken met zaken als: wie is verantwoordelijk voor de wettelijke keuringen? Wie betaalt voor een nieuwe installatie als die door onvoldoende preventief onderhoud eerder vervangen moet worden? En welk onderhoud valt wel én niet onder de servicekosten?
Dit zijn vragen rond onderhoudskosten van vastgoed waar ik zowel gebouweigenaren, beheerders als huurders regelmatig mee zie worstelen. Hier liggen de volgende issues aan ten grondslag.
Issue: Geen eenduidige elementenlijst
Bij aanvang van een huurovereenkomst wordt vaak een assetsurvey uitgevoerd: dit is een inventarisatie van de assets die behoren tot het gehuurde object. In sommige gevallen wordt deze inventarisatie uitgebreid met een conditiemeting: een soort rapportcijfer over de staat waarin een asset verkeert aan het begin van de huurperiode. Vervolgens zie ik vaak dat de huurder en de huurder deze lijst los van elkaar beheren, waardoor er al snel twee lijsten ontstaan. Daarnaast vergeet men vaak te beschrijven welke gebreken onacceptabel zijn vanuit de functie van de asset. Hier ontstaat de eerste onduidelijkheid.
Issue: Verschillende standaardcontracten in omloop
Voor de verhuur van kantoorruimte is een standaard huurcontract beschikbaar vanuit de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). Net als de wereld om ons heen is dit document continu in ontwikkeling, waardoor er regelmatig een nieuwe versie wordt uitgebracht. Een goede ontwikkeling, maar hierdoor zijn er wel verschillende versies van het standaardcontract in omloop. Daardoor kan het zijn dat zowel de huurder, verhuurder, beheerder als de leverancier niet goed (genoeg) op de hoogte zijn van de gesloten huurovereenkomst. In de praktijk zie ik dat deze kennis op operationeel niveau vaak ontbreekt, waardoor ook afwijkingen niet worden opgemerkt.
Issue: Verdeling van assets is onduidelijk
Er ook nog veel ruimte voor de interpretatie van het huurcontract door de huurder en verhuurder. In de standaard ROZ-overeenkomst voor Kantoorruimte wordt namelijk de verdeling van de verschillende onderhoudstaken slechts op hoofdgroep benoemd.
Maar welke assets vallen precies onder welke hoofdgroep? Als je het bijvoorbeeld hebt over noodverlichting, kan dit zowel in de categorie ‘verlichting’ als de categorie ‘beveiligingsinstallaties’ vallen. En zijn in cement gelegde vloertegels nu vloerafwerkingslagen of niet? Op nieuw geplaatste installaties zit vaak garantie, maar weet de huurder dit ook en wie zorgt dat storingen aan deze installaties onder die garantie worden afgehandeld? Ook hier is vaak onduidelijkheid over.
Issue: Verdeling van taken naar onderhoudssoort is onduidelijk
Zoals gezegd in het begin van dit blog geldt over het algemeen de stelregel: de verhuurder zorgt voor het groot onderhoud en de huurder zorgt zelf voor het klein en dagelijks onderhoud. Maar welk onderhoud valt precies onder groot onderhoud en welke werkzaamheden hoor je uit te voeren in het kader van klein en dagelijks onderhoud? Ook hier is weer ruimte voor verschillende interpretaties.
Het gaat met name om taken die zowel onder jaarlijks onderhoud als preventief onderhoud kunnen vallen. Denk aan het technisch reinigen van vloeren en gevels of het stellen van deurdrangers.
Issue: Verschillende belangen
Naast onduidelijkheid omtrent het contract, de verdeling van de assets en de onderhoudstaken spelen ook de verschillende belangen van de huurder en de verhuurder een rol. Dit maakt de situatie nog iets complexer. Een huurder wil op de korte termijn zo min mogelijk kosten hebben aan beheer en onderhoud, terwijl de verhuurder wil dat de waarde van zijn pand behouden blijft.
Een ketel moet regelmatig gekeurd, schoongemaakt en gecontroleerd worden. Gebeurt dit niet, dan raakt de ketel vervuild en is de installatie (of onderdelen) sneller aan vervanging toe. Oftewel: door het gebrek aan klein en dagelijks onderhoud, zal de verhuurder eerder groot onderhoud uit moeten voeren door de ketel te vervangen en dus eerder kosten moeten maken.
Risico's
Kortom: door onduidelijkheid rondom de exacte taakverdeling in het beheer en onderhoud van vastgoed en de verschillende belangen die hierbij een rol spelen, is er kans op fouten en lopen zowel de huurder als verhuurder grote risico’s. Je kunt hierbij denken aan wettelijke verplichtingen die niet worden nagekomen, waardoor je hoge boetes of zelfs gevangenisstraf opgelegd kan krijgen. Maar vergeet ook het risico op onnodige dubbele kosten, onjuiste doorberekening van kosten, verkeerde verdeling van servicekosten, leveranciers die geen verantwoordelijkheid willen nemen en ongewenste gebreken bij oplevering niet.
En ja, dit ben ik in de praktijk allemaal tegen gekomen.
Mogelijke oplossing
In mijn ogen zijn bovenstaande issues op te lossen door duidelijkheid te verschaffen voor beide partijen. Dit kan door in het begin van de samenwerking een assetsurvey inclusief conditiemeting op te nemen en de randvoorwaarden zeer gedetailleerd vast te leggen.
Wanneer per element vastligt welke onderhoudstaken nodig zijn, is het mogelijk om deze taken helder en eenduidig te verdelen tussen de verhuurder en de huurder(s). Voor de inspecteurs die de assetsurvey uitvoeren is dit meestal niet veel meerwerk, omdat er gewerkt kan worden met standaarden. Door vervolgens de elementenlijst, met de daarbij behorende gebreken en onderhoudstaken bij één beheerder neer te leggen, die het beheer doet namens zowel de huurder als de verhuurder, kan deze partij de meest optimale onderhoudsoplossing opstellen die past bij de wensen en behoeften van beide partijen.
Bij HEYDAY maken we hiervoor gebruik van de aspectenprioriteitenmatrix (APM). We stellen met zowel de huurder(s) als de verhuurder vast welke aspecten bij hen van belang zijn en kijken dan naar de verschillen en overeenkomsten. Vervolgens stellen we met zowel de huurder(s) als verhuurder een gezamenlijk onderhoudsplan op gebaseerd op de gedeelde prioriteiten. Dit voorkomt onenigheid, geeft duidelijke kaders en helpt je om samen te komen tot de meest optimale beheer en onderhoudssituatie. Zo blijft niets liggen, hoef je niet steeds de strijd met elkaar aan te gaan en komt niemand voor verrassingen te staan.
Nieuwsgierig wat we voor jou kunnen betekenen? Neem geheel vrijblijvend contact met ons op.
