Om al deze ballen in de lucht te houden is het van groot belang dat de facilitaire organisatie en alle ondersteunende diensten zo strak mogelijk georganiseerd zijn. In dit blog vertel ik je wat de belangrijkste succesfactoren zijn van een efficiënte facilitaire organisatie.
1. Een goed werkend Facilitair Management Informatie Systeem
Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) waarin alle financiële, operationele en compliance informatie bij elkaar komt, is de backbone van de facilitaire organisatie. Doordat je alle informatie centraal beschikbaar hebt, is het mogelijk om op resultaten te sturen. Denk bijvoorbeeld aan het sturen op uitgaven, de voortgang van het budget, de mate van compliance of in hoeverre je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.
Alle handelingen die je doet, van aanvragen tot afhandelingen, leg je vast in het FMIS. Omdat het systeem alle beschikbare informatie borgt en aan elkaar knoopt, kun je als facilitaire organisatie snel bewegen, bijsturen waar nodig, meteen beslissingen nemen en sturen op ontwikkelingen.
2. Het bepalen van prioriteiten
De tweede succesfactor van een efficiënte facilitaire organisatie is het scherp hebben van de prioriteiten. Waar ga je het beschikbare budget aan besteden?
In de industrie ligt de focus altijd op het primaire proces, maar hoe kun je daar als facilitaire organisatie zo ondersteunend mogelijk aan zijn? Dat verschilt natuurlijk per industrie, maar veiligheid en het voldoen aan wet- en regelgeving en compliance zijn over het algemeen zaken die hoog op de prioriteitenlijst staan.
Het opstellen van een prioriteitenmatrix is een slimme manier om inzicht te krijgen in de zaken waarop jullie organisatie zou moeten focussen. En dan heb ik het niet alleen over de zogenaamde hard services, maar ook de soft services.
Waarom? Omdat je in kaart brengt wat belangrijk is en wat daadwerkelijk een bijdrage levert aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Zodat je zeker weet of je het budget ook aan de juiste diensten uitgeeft. Misschien geef je op dit moment bijvoorbeeld wel relatief veel geld uit aan een uitgebreide lunch, terwijl een goed werkende en snellere WiFi-verbinding veel meer invloed heeft op de core business.
3. Flexibele contracten met leveranciers
Naast een FMIS en inzicht hebben in de prioriteiten, adviseer ik om voor een efficiënte organisatie de facilitaire diensten zo flexibel mogelijk in te regelen. Daarmee bedoel ik dat het slim is om contracten met leveranciers te sluiten waarbij je zoveel mogelijk flexibiliteit hebt.
Waarom? Stel dat je voor de komende vijf jaar vaste dienstverleningscontracten hebt, terwijl er minder geld beschikbaar is. Dan wil je, op basis van de prioriteitenmatrix, het liefst de inzet en kosten van de diensten die minder bijdragen aan de core business terugschroeven en het beschikbare geld besteden aan diensten die wel de core business versterken. Het contract dat je hebt moet echter wel deze mate van flexibiliteit bieden, omdat je dan ook mee kunt gaan in deze veranderingen.
4. Blijf in gesprek met de rest van de organisatie
Voor een efficiënte facilitaire organisatie is als laatste afstemming en evaluatie met de rest van de organisatie belangrijk. Dragen de facility services inderdaad nog bij aan de strategische doelstellingen? Zijn de prioriteiten die jullie hebben bepaald nog actueel?
Op de werkvloer en binnen de organisatie gebeuren elke dag allerlei zaken die ervoor kunnen zorgen dat de wensen of het budget wijzigt. Daarom is het belangrijk dat je steeds blijft zoeken naar eventuele verbeteringen om te zorgen dat de facilitaire diensten te allen tijde optimaal aansluiten bij de organisatie.
Is er sprake van een mindere economische periode en is er veel werkloosheid, dan staat het onderscheiden om personeel aan te trekken minder hoog in het vaandel dan wanneer de economie hoogtij viert en er veel vraag naar personeel is. Het is belangrijk om continu met elkaar te evalueren waar je staat, of je het gewenste resultaat nog behaald en of de facilitaire organisatie moet meebewegen op basis van ontwikkelingen in de markt of vanuit de moederorganisatie.
Zo niet, dan is bijsturen noodzakelijk en daarvoor is een FMIS essentieel. Dit maakt in mijn ogen de cirkel rond. Een facilitaire organisatie is efficiënt als het continu kan meebewegen met de veranderingen die er binnen de organisatie plaatsvinden.
SABIC is een mooi voorbeeld van een bedrijf dat de facilitaire organisatie efficiënter wilden inrichten om zich meer te kunnen focussen op de core business. Lees hier hun verhaal en ontdek welke stappen ze hebben doorlopen om tot de juiste oplossing te komen en welke resultaten ze hiermee hebben behaald. Een klein tipje van de sluier: ze wisten het aantal leveranciers terug te dringen van 15 naar 1 én het aantal te verwerken facturen is teruggebracht van 200 naar 12.
