Het handhaven én garanderen van veiligheid blijft voor veel facility managers lastig, maar er zijn voldoende mogelijkheden om hier stappen in te zetten. Een belangrijk onderdeel is het proces rondom werkvergunningen. In dit blog leg ik uit waarom én waar je op moet letten.
Wat is een werkvergunning?
Een werkvergunning wordt in het algemeen in een procedure opgenomen van een bedrijf met een verhoogd veiligheidsrisico. Dit is vaak het geval in een industriële omgeving waar bijvoorbeeld wordt gewerkt met gevaarlijke machines of stoffen. In zo’n omgeving wil je goed in de gaten kunnen houden of risicovolle werkzaamheden veilig worden uitgevoerd op facilitair vlak en of je continu voldoet aan wet- en regelgeving en aanvullende afspraken. Hiervoor dient een werkvergunning.
Wat levert een werkvergunning op?
Een werkvergunning zorgt ervoor dat iedereen weet welke (facilitaire) werkzaamheden plaatsvinden op de site, zowel wat als wanneer. Zo kunnen eventuele veiligheidsrisico’s ondervangen worden – denk aan het afzetten van het werkgebied of het afsluiten van elektriciteit of gas – en weet je zeker dat de werkzaamheden veilig worden uitgevoerd.
Bij het voorbereiden van een werkvergunning kijk je goed naar hoe de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Het dwingt je tot nadenken of het niet op een veiligere manier kan. De onveilige bron wegnemen is immers altijd het beste. In de werkvergunning staat ook omschreven hoe de leverancier het werk moet uitvoeren en welke beschermingsmiddelen van toepassing zijn.
Belangrijk is dat iemand anders de werkvergunning uitgeeft dan de persoon die de vergunning heeft voorbereid. Dit is ter controle: het zogenaamde ‘vier ogen principe’. Zo is inschatting van het veiligheidsrisico van de werkzaamheden niet berust op het oordeel van slechts één persoon. Daarnaast dient de voorbereider kennis te hebben van de uit te voeren werkzaamheden en de uitgever kennis van de omgeving.
Waarom is een werkvergunning zo belangrijk?
Vaak zijn leveranciers niet op de hoogte van eventuele veiligheidsrisico’s omdat ze de omgeving niet goed genoeg kennen, hanteren ze een andere werkwijze, hebben ze niet de juiste instructies gehad of laat de informatieoverdracht van een leverancier naar een onderaannemer te wensen over. Dit kan zeer gevaarlijke situaties opleveren en grote gevolgen hebben. Door voorafgaand aan de werkzaamheden hier goed over na te denken en tijdens de werkzaamheden op te controleren kun je dit voorkomen.
Bovendien verschilt de prioriteit van veiligheid bij leveranciers. Het liefst wil je leveranciers verzamelen die hetzelfde veiligheidsniveau nastreven als jij. Safety first!
Verhogen van het veiligheidsbewustzijn
Om een veilige werkomgeving te waarborgen is een werkvergunning dus essentieel. Naast een goede voorbereiding is ook de controle bij start van de werkzaamheden en tijdens de uitvoering van het werk zeer belangrijk. Je kunt voorafgaand aan het werk alles tot in de puntjes hebben uitgedacht, als iemand de voorschriften niet volgt of de situatie is inmiddels gewijzigd, is het nog niet veilig. Je moet erop toezien dat de leverancier of onderaannemer een geldige werkvergunning heeft, een juiste start maakt en werkt volgens de richtlijnen. Na de werkzaamheden is het ook jouw taak om het werk na te kijken en het werkgebied weer vrij te geven.
Naast het scherp hebben van alle procedures, is het ook van belang te investeren in het veiligheidsbewustzijn van medewerkers. Een mogelijkheid is het organiseren van toolboxmeetings. In een toolbox worden alle veiligheidsrisico’s van een situatie beschreven. Tijdens een toolboxmeeting bespreek je de inhoud van dit document. Zo’n meeting maakt medewerkers nog beter bewust van gevaren op het werk.
Een mooi voorbeeld is SABIC. Zij wilden zich op de site in Bergen op Zoom volledig kunnen focussen op de core business en de primaire processen, waardoor de facilitaire organisatie voor de contracten rondom soft services een passende oplossing moest vinden. Er was wel één voorwaarde: veiligheid had de hoogste prioriteit. Lees hier hun verhaal en ontdek met welke oplossing ze én meer kunnen focussen op de core business én het gewenste veiligheidsniveau gehandhaafd blijft.
