Als organisatie heb je je facilitykosten goed op een rij: de inkoopafdeling houdt de kosten en opbrengsten van catering, beveiliging en schoonmaak nauw in de gaten. Maar toch knaagt er iets. Het moet beter en efficiënter kunnen. Zijn er geen beter passende partijen voor je bedrijf? Moet het kleiner of juist grootschaliger? En heb je wel het juiste overzicht?
Jan-Willem Sniekers, Manager Strategy Office bij HEYDAY, geeft vier tips voor efficiënt facility management.
1. Denk groter
Als industrieel bedrijf ben je een expert op het gebied van – bijvoorbeeld – productie. Facility management speelt in je organisatie dan een ondersteunende rol. Wat nou als je je facility management in handen legt van een bedrijf met juist dat als specialisme? Een dergelijke onafhankelijke facility-organisatie kan door de specifieke marktkennis en de samenwerkingen met honderden leveranciers kennis van andere partijen verzamelen.
Neem de cateraar: door landelijk met een tiental cateraars samen te werken, kunnen de ideeën die een cateraar bij de ene opdrachtgever heeft, ook bij een volgende partij worden benut.
Een facility-organisatie heeft het hele spectrum aan specialisaties onder zijn hoede; denk hierbij aan schoonmaak, catering, beveiliging, technisch onderhoud, audiovisuele ondersteuning en vastgoed. Door dat als bedrijf niet los te regisseren maar samen te pakken via een tussenschakel, profiteer je van het schaalvoordeel en kennis die daarmee gepaard gaat.
2. Werk op maat
Een one-size-fits-all-pakket is zelden een goed idee, dus ook niet wanneer het op efficiënt facility management aankomt. Je wilt niet samenwerken met een organisatie waarbij je gedwongen bent een kant-en-klaar pakket aan dienstverleners af te nemen.
Elk bedrijf is anders en heeft zijn eigen, specifieke wensen. Hoe kun je je verschillende partijen op maat kiezen, maar toch kostenefficiënt laten zijn? Het is slim om de regie van deze diensten uit te besteden, zodat je als bedrijf één aanspreekpunt hebt.
Wanneer een facility-organisatie onafhankelijk is, kan er ten alle tijden gewisseld worden van leverancier van facilitaire diensten, maar blijft het overzichtelijk. Er kan aan de achterkant gesleuteld worden aan wie de beste partij voor de job is en zo werk je in elke tak van sport met de beste keuze. De beste specialisten uit de markt werken dan samen als één bedrijf.
3. Benut je verdiensten op een efficiënte manier
Wanneer je efficiënter aan het werk bent zal er extra geld vrijkomen. Hoewel kostenbesparing voor veel bedrijven al motivatie genoeg is, kun je er ook voor kiezen het bespaarde geld te investeren in aspecten binnen je bedrijf die een kwaliteitsimpuls geven.
Dit leidt onder meer tot een hogere tevredenheid en productiviteit van je collega’s. Denk hierbij aan het aanleveren van dagelijks vers fruit, waardoor je een bijdrage levert aan de gezondheid van medewerkers. Of aan het meegeven van flesjes water voor onderweg aan bezoekers.
Een besparing en verbetering op schoonmaak, catering en beveiliging levert dus meer financiële ruimte op voor dingen die ertoe doen. Zo rendeert de kostenbesparing voor iedereen.
4. Houd het inzichtelijk
Als je samenwerkt met een externe partner is het prettig dat je weet waar je aan toe bent. Anderzijds is het voor de facility-organisatie belangrijk om eerst inzicht te krijgen in hoe en waar de kosten worden gemaakt.
In de opstartfase wordt nooit al te hard het roer om gegooid, omdat het risico op verstoring van een primair proces te groot is. Na de start van de samenwerking en de implementatie van de dienstverlening wordt er na een aantal weken nog eens aan de knoppen gedraaid, om zo de maximale efficiency te bewerkstelligen.
Dit gebeurt onder andere door data-analyse; zo kom je erachter waar de wensen of klachten van de medewerkers liggen en komen knelpunten in processen boven tafel. Deze data-analyse (datamining) levert daarnaast managementinformatie op die van grote waarde is voor beslissingen en veranderingen binnen een organisatie.
Door middel van geregelde rapportages en eventuele bijsturing wordt maatwerk gewaarborgd en houd je als bedrijf een vinger aan de pols. Zo krijg je geen onaangename verrassingen. Een jaarlijkse evaluatie en financiële benchmarkrapportage geeft het grote plaatje weer.
Besparen op facilitaire kosten
Vraag jij je af of je te veel betaalt voor de facilitaire dienstverlening? Of ben je nieuwsgierig welke kostenbesparingen je voor jouw organisatie kunt realiseren? Er zijn voldoende mogelijkheden als je wilt snijden in de facilitaire kosten.
We leggen je graag uit hoe je goederen en diensten tegen zo laag mogelijke kosten én met behoud van de gewenste kwaliteit kunt inkopen. In dit stappenplan geven we je handvatten voor het maken van een spendanalyse en het inzichtelijk maken van je facilitaire scope. Zodat je een zo volledig mogelijk beeld krijgt van de kosten en het besparingspotentieel. Download het stappenplan hier.
