Elk bedrijf met minder dan 250 medewerkers behoort tot het MKB. Dat zijn er nogal wat. Om precies te zijn: 99 procent van de Nederlandse ondernemingen hoort hierbij. Gek dus eigenlijk, dat maar een heel klein deel van deze enorme groep ondernemers zijn facility management uitbesteedt. Nog maar al te vaak wordt er gedacht dat een organisatie te klein is voor uitbesteding, terwijl het zoveel voor een bedrijf kan doen.
Waarom zou je als MKB’er voor een facilitypartner kiezen? We geven je vier redenen.
1. Ontzorging
In menig bedrijf is geen ruimte voor een facilitaire afdeling. Zo komen de bijbehorende taken al snel bij de werknemers terecht die het ‘erbij’ doen. Dat klinkt handig, maar dit leidt in de praktijk alleen maar af van hun primaire taken. Door zulke klussen uit te besteden, al dan niet in regelmatige vorm, kunnen je medewerkers zich weer focussen op hun kerntaken en kunnen de specialisten de klus op een sneller tempo en hoger niveau klaren.
Dit leidt niet alleen tot een stijging in efficiency en besparing, maar ook tot meer tevredenheid onder je personeel. Daarbij ben je ook gegarandeerd van continuïteit in het werk, ook in tijden van vakantie en ziekte. De wetenschap dat voor elke facilityklus wel een oplossing is, geeft niet alleen rust op de werkvloer, maar ook bij jou als ondernemer.
2. Flexibiliteit
Het uitbesteden van facility management werd lange tijd geassocieerd met grote ondernemingen waar de gehele facilitaire organisatie door een derde partij werd overgenomen. Maar dankzij single-service outsourcing kun je als bedrijf ook kiezen voor slechts een tak van de facilitysport, zoals schoonmaak of catering, die je wilt uitbesteden. Een tussenvorm tussen het hele pakket aan facility management en single services, is multi-services. Hierbij kies je voor een bepaald aantal diensten. Door dit zelf in te vullen en vervolgens bij een partij neer te leggen, hoef je niet elke facilitaire dienst afzonderlijk uit te besteden aan specifieke leveranciers.
Doordat je al deze verschillende leveranciers niet zelf hoeft te managen, bespaar je veel tijd – en frustratie. Nooit meer leveranciers controleren, losse facturen beoordelen en betalen, contracten aanpassen en uitonderhandelen. Wel zo overzichtelijk.
3. Inzicht in de kosten
Een organisatie met 250 medewerkers geeft al snel zo’n 750.000 euro uit aan facilitaire diensten. Door uitbesteding valt direct winst te behalen – en dat met behoud of zelfs een toename van de kwaliteit van de dienstverlening. Het volledig, oftewel integraal, uitbesteden van de facilitaire dienstverlening heeft de onterechte reputatie een model te zijn waarmee marges gestapeld worden. Uitbesteding is juist erg inzichtelijk, doordat facturen met de kosten van de uitvoerende partij rechtstreeks worden doorgestuurd – zonder bijkomende marges of andere trucjes.
De vergoeding aan de tussenpartij wordt voor een vast bedrag maandelijks gefactureerd. Ook dat is van tevoren duidelijk, zodat er geen verrassingen kunnen ontstaan. Bovendien worden er afspraken gemaakt over de te behalen doelen, zoals kostenbesparing of meer tevredenheid. Wanneer deze worden behaald, en in het beste geval: overtroffen, wordt dat op transparante wijze gecommuniceerd en wordt er bepaald hoe dit overschot zal worden ingezet. Dit kan omzetgroei betekenen, maar ook een investering in zaken waar nog verbetering valt te behalen, zoals takken in het facility management die nog zijn blijven liggen. Alles naar eigen inzicht. Zo heb je als MKB-bedrijf meteen inzicht in welke kosten er allemaal onder facility management vallen, of deze marktconform zijn en welke besparingen er mogelijk zijn. Bij een facilitaire spend van zo’n 1 miljoen euro kan dit al snel oplopen tot een besparing van 15 procent.
4. Professionalisering
Het spreekt voor zich dat wanneer een bedrijf dat gespecialiseerd is in facility management taken overneemt, er ook een professionaliseringsslag plaatsvindt. Enerzijds worden de taken die nu door derden worden uitgevoerd beter gedaan, anderzijds kunnen je medewerkers zich weer richten op hun eigen taken en zich zo meer verdiepen en verbeteren. Dit leidt tot zowel meer tevredenheid aan klantzijde als bij medewerkers. De werkomgeving wordt immers prettiger, gezonder en veiliger.
Een andere bijkomstigheid van een dergelijke vorm van professionalisering is de data die een leverancier verzamelt; zo wordt langzaam maar zeker inzichtelijk wat er in een pand gebeurt en kunnen verbanden worden gelegd en problemen worden gesignaleerd. Zo kunnen efficiencyslagen worden gemaakt door problemen op te lossen en bottlenecks aan te pakken. Bovendien is een specialist altijd op zoek naar innovaties in zijn vakgebied: daar pluk je als bedrijf mooi de vruchten van.
