Hoe stem je jouw facilitaire organisatie af op de hybride manier van werken? En hoe zet je nieuwe technologieën in om je facilitaire diensten te verbeteren? Dit zijn vragen waar je als facility professional continu mee te maken krijgt. Want ons vakgebied staat niet stil. Hoe ga je hiermee om als je de capaciteit of juiste kennis niet zelf in huis hebt? Nienke Hofstede, interimmer bij HEYDAY Interim, legt uit hoe je de vijf belangrijkste interim-trends in de facilitaire branche benut.
In 2021 rondde Nienke Hofstede het Young Professional Programma van HEYDAY Interim succesvol af. Op dit moment werkt ze als interim teamcoördinator bij Rabobank. Daar stuurt ze de servicedeskmedewerkers aan op locaties in Zwolle en Apeldoorn. Daarnaast heeft Nienke onder meer ervaring als facilitair coördinator bij een mbo-scholengemeenschap en binnen het centrale planningsteam van HEYDAY Hospitality.
1. Verbeteren van je hybride werkomgeving
Sinds de coronacrisis nam het aantal mensen dat deels thuiswerkt sterk toe. Waar in 2019 zo’n 29% van de werknemers een paar keer per week vanuit huis werkte, was dat aantal in 2023 bijna 35% (TNO, 2023). Hybride werken heeft onder meer impact op de behoeften van je mensen. En daarmee op de manier waarop je diensten en processen in je organisatie efficiënt inricht. Nienke: “Een facilitair interimmer heeft oog voor waar dat nog beter kan. Zo zijn servicedeskmedewerkers of hospitality professionals altijd fysiek op locatie aanwezig, waardoor ze ondersteunende HR-of ICT-taken uit handen kunnen nemen. Bijvoorbeeld het uitgeven van een toegangspas of laptop bij de onboarding van een nieuwe medewerker. Op die manier hoeft een HR- of ICT-professional niet voor elke taak naar je locatie te reizen.”
2. Behoefte aan flexibele inzetbaarheid
Door de meer hybride werkvorm verandert ook de functie van gebouwen en kantoorruimtes. Dit kan betekenen dat je fysieke werkplekken moet afschalen of meer ontmoetingsruimtes voor je mensen wilt creëren. Misschien is het zelfs nodig om te verhuizen naar een meer geschikte locatie. Een verhuizing of het verbeteren van je werkomgeving kost tijd en is voor de meeste organisaties geen dagelijkse kost. Een facilitaire interimmer heeft de juiste kennis en ervaring om zo’n project in goede banen te leiden.
Ook andere ontwikkelingen vergroten de behoefte aan flexibele inzetbaarheid van professionals. Zo blijkt uit de UWV Spanningsindicator dat de vraag naar werknemers structureel groter is dan het aanbod (UWV, 2024). “De arbeidsmarkt is krap”, stelt Nienke. “Daardoor is het vinden van de juiste professionals voor een facilitaire functie lastig. Ondertussen gaat het werk gewoon door en wil je voorkomen dat processen stilvallen.” Een interimmer met de juiste expertise en aansluiting bij je organisatie, is in zo’n geval een uitkomst.
3. Groeiende vraag naar facilitair specialisme
Strengere wet- en regelgeving rondom duurzaamheid vraagt om een kritische blik op facilitaire diensten en processen. Hoe implementeer je deze regelgeving? En hoe zet je duurzame stappen zo efficiënt mogelijk en voorkom je een hoge werkdruk op je mensen? Dat vraagt om specialistische kennis. En om de juiste ervaring en oog voor wat er in jouw organisatie leeft. Nienke: “Ook bij het implementeren van technologische ontwikkelingen, zoals een nieuw facility management systeem, kan een interimmer ondersteunen.”
“Naast de ervaring en kennis van de interimmer krijg je toegang tot het vangnet daarachter”, legt Nienke uit. “Binnen HEYDAY Interim kunnen we snel schakelen en sparren met collega’s. Dat is handig als je bijvoorbeeld een specifieke vraag hebt over het coördineren van een grote verhuizing. Of over de regels en stappen bij een Europese aanbesteding.”
4. Optimale werkprocessen en facilitaire functies
Ontwikkelingen zoals de krappe arbeidsmarkt vragen om een kritische blik op je facilitaire organisatie en werkomgeving. Past de omgeving nog bij de behoeften van je mensen en potentiële medewerkers? Of is er bijvoorbeeld een nieuwe functie nodig om je facilitaire dienstverlening te verbeteren? Een interimmer kan invulling geven aan deze nieuwe rol. Maar ook verbeteringen efficiënt doorvoeren en werkprocessen vastleggen. “Denk aan het documenteren van de stappen die je zet bij een verhuizing en de zaken waar je op moet letten”, zegt Nienke. “Of aan het vastleggen van de registratie en beveiliging bij sleutelbeheer. Een tijd geleden werkte ik bij een organisatie die dat nog niet in kaart had gebracht. Medewerkers wisten daardoor regelmatig niet aan wie een sleutel was meegegeven. Door dit soort zaken te documenteren, maak je het beheer een stuk duidelijker en efficiënter.”
5. Langdurig partnerschap
Ben je tevreden over de verbeteringen die een interimmer in je organisatie realiseert? Dan is contractverlenging een logische keuze. De specialist kent immers je mensen en organisatieprocessen, waardoor je zeker bent van continuïteit binnen je facilitaire dienstverlening. Uit onderzoek blijkt dan ook dat de duur van interim-opdrachten steeds langer wordt. In 2023 was de gemiddelde duur 15,4 maanden. Dat is een stijging van één maand ten opzichte van 2022 (Schaekel & Partners, 2023).
“Toch is het na verloop van tijd waardevol om een nieuwe interimmer in te zetten”, zegt Nienke. “Juist voor die frisse blik op je bedrijfsprocessen. Bovendien neemt een interimmer altijd ervaringen mee vanuit eerdere opdrachten.” Een langdurig partnerschap met een facilitaire partij zorgt voor een soepele overgang naar een nieuwe interimmer. Tegelijkertijd behoud je de continuïteit in je organisatie. Vanuit HEYDAY Interim kijken we naar je strategische doelen en naar wat je organisatie op dat moment nodig heeft. Nienke: “De HEYDAY interimmer die eerder in je organisatie werkte, verlies je niet uit het oog. Je kunt altijd bij deze professional terecht voor vragen of om te sparren.”
