Zwangerschapsverlof, een teamlid dat uitvalt of het herstructureren van een facilitaire afdeling. Het zijn situaties die de continuïteit binnen je organisatie kunnen beïnvloeden. Zet je geen interimmer in totdat je een permanente oplossing hebt? Dan kan de druk op andere medewerkers hoog oplopen of vallen werkprocessen stil. In dit artikel lees je welke vijf risico’s voor de continuïteit van je organisatie je liever voorkomt.
Yannick van ‘t Westeinde is business development consultant bij HEYDAY Interim. Hij spreekt met opdrachtgevers over hun doelen en facilitaire behoeften op de korte en lange termijn. Daarbij zoekt hij altijd naar de vraag achter de vraag. Zo komt hij samen met de opdrachtgever tot de interim-oplossing die het best past bij de organisatie.
1. Stilvallen van projecten en bedrijfsprocessen
Het uitvallen van een medewerker is niet in alle gevallen te voorspellen. Een permanente oplossing heb je daarom niet altijd voorhanden. Als je de taken en verantwoordelijkheden van deze medewerker niet bij andere collega’s kunt onderbrengen, vallen ze stil. Dat heeft invloed op je bedrijfsprocessen. Denk aan het vertragen of zelfs volledig stagneren van facilitaire projecten. Voor je organisatie is dat een risico. Zeker als de projecten bijdragen aan hogere bedrijfsdoelen, is de kans groot dat je deze doelen niet binnen de gestelde tijd haalt.
Om de continuïteit van je facilitaire organisatie op orde te houden, is een goede vervanger nodig. Een interimmer die vanaf dag één weet hoe je organisatie in elkaar zit. Dat vraagt om heldere opdrachtkaders en een volledig beeld van je doelen en behoeften. Een optimaal matchingsproces zorgt ervoor dat de kennis, expertise en persoonlijkheid van de interimmer naadloos aansluiten bij je organisatie.
2. Extra kosten
Het stilvallen van facilitaire projecten kan ook zorgen voor extra kosten. Als het project bijvoorbeeld moest bijdragen aan het energie-efficiënter maken van een verouderd koelsysteem in je gebouw, kan het stoppen ervan leiden tot hogere energiekosten. Of was de medewerker die uitvalt verantwoordelijk voor de veiligheid van de werkomgeving? Dan loop je zelfs het risico op onveilige situaties voor je andere medewerkers, klanten en bezoekers.
Het inzetten van een facilitair interimmer zorgt ervoor dat huidige projecten zonder problemen doorlopen. Daarnaast kan een interimmer het projectmanagement van nieuwe projecten verzorgen. Een praktijkvoorbeeld is een woningcorporatie die te maken had met een interne herstructurering. Onder andere de afdeling contractmanagement kreeg een nieuwe indeling. Belangrijke vragen die de programmamanager daarbij had: hoe richten we deze afdeling zo efficiënt mogelijk in? En welke specialisten en expertise zijn daarvoor nodig? Een facilitair interimmer met de juiste ervaring heeft dit project toen in goede banen geleid.
3. Hoge werkdruk op medewerkers
Een derde risico is de werkdruk op andere medewerkers binnen je organisatie. Bijvoorbeeld als zij taken moeten oppakken naast hun huidige werkzaamheden. Een te hoge druk op je mensen kan leiden tot ontevredenheid en zelfs tot het uitvallen van mensen. Valt een medewerker uit die een coördinerende of leidinggevende rol heeft binnen een project of afdeling? Dan kan dat ook zorgen voor disbalans in het team. Zonder een duidelijke richting of strategie ontstaat verwarring over taken en prioriteiten.
Een interimmer met de juiste vakkennis en ervaring pakt deze coördinerende rol moeiteloos op. En stuurt het project en de medewerkers weer in de juiste richting. Ook zorgt de interimmer ervoor dat je mensen geen onnodige druk voelen of overlopen door een te vol takenpakket.
4. Stagneren van optimalisatie
Als je lang in dezelfde werkomgeving zit, raak je gewend aan huidige bedrijfsprocessen en de manier van werken. Voor vaste medewerkers is het daarom lastiger om problemen te identificeren. Of om te zien waar en waarom processen efficiënter en beter kunnen. Bovendien blijft de optimalisatie van bestaande werkprocessen regelmatig liggen door gebrek aan tijd. Een facilitaire interimmer kan daarbij ondersteunen. Bijvoorbeeld door de situatie vanuit een objectieve en frisse blik te bekijken. Of door zaken op te pakken waar medewerkers niet aan toekomen.
5. Verlies van waardevolle kennis
Medewerkers die lang bij je werken, weten alles over het reilen en zeilen binnen je organisatie. Ze beschikken vaak over waardevolle kennis, bijvoorbeeld als het gaat om bedrijfsprocessen. Maar die kennis staat niet altijd op papier. Stel dat je senior coördinator na ruim tien jaar vertrekt, dan verlies je die kennis. Door vroegtijdig een interimmer in te zetten, kan deze professional je ondersteunen bij het vastleggen van processen en andere belangrijke informatie. Om vervolgens te zorgen voor een goede overdracht naar de nieuwe collega. Zo zorg je voor continuïteit in je facilitaire organisatie.
