Verhuizen staat niet voor niets in de top vijf van stressmomenten. Het is een complex proces met veel betrokken partijen. Je kunt het maar één keer doen en het moet meteen goed gebeuren. Hoewel het geen dagelijkse kost is voor een facilitair professional, ligt het coördineren van een verhuizing vaak wel op zijn bordje. Ondersteuning met goede planvorming en aansturing kan dan een hoop stress voorkomen. Een goede planning is de basis van een vlekkeloze verhuizing waarbij het primaire proces zo min mogelijk wordt verstoord.
Zeker bij een verhuizing binnen een ziekenhuisomgeving is dit van groot belang, want de continuïteit van de zorg voor patiënten dient te allen tijde gewaarborgd te zijn. In een overzichtelijk stappenplan zetten we een ziekenhuisverhuizing uiteen. We gaan daarbij uit van drie fasen; de voorbereiding, de verhuizing zelf en de oplevering/nazorg.
Fase 1: Voorbereiden ziekenhuis verhuizing
1. Stel als projectleider verhuizing een commandoteam samen. Dat is een groep die alle definitieve beslissingen neemt ten aanzien van de inrichting van de nieuwe locatie en de verhuizing hier naartoe. Denk hierbij aan managers van de betreffende afdeling en de facility manager. Betrek ook de afdeling ICT en medische techniek. Deze personen geven de definitieve ‘GO’ voor het moment van verhuizen en zijn eindverantwoordelijk voor het gehele proces.
2. Bepaal de ‘van-naar’ locaties, zodat je precies weet welke afdeling waar gaat komen. Voor de continuïteit van de zorg is het belangrijk om daarbij de afhankelijkheden van de verschillende afdelingen in kaart te brengen, samen met het aantal patiënten die mee moeten verhuizen.
3. Inventariseer alle medische apparatuur, zodat inzichtelijk is waar wat precies staat. Aan de hand hiervan moet bepaald worden wat mee gaat verhuizen en wat nieuw aangeschaft moet worden. De afdeling medische techniek moet de zogeheten specials aangeven. Dit zijn apparaten of inventarisonderdelen waarvoor een andere (externe) partij ingehuurd moet worden voor de demontage, verhuizing, montage en/of validatie.
4. Hanteer een specifieke verhuisprocedure voor steriele middelen en medicijnen. Naast zorgvuldige inventarisatie van de voorraden moet ook nauwkeurig gekeken worden of de nieuwe opbergsystemen aan alle hygiëne-eisen voldoen en alles op de nieuwe locatie volledig steriel is.
5. Inventariseer als laatste ook alle losse zaken. Denk aan meubilair, kleding en linnengoed en bepaal wat hiervan gaat meeverhuizen. Voor elke afdeling wordt een verhuis-ABC opgesteld waarin per item wordt aangegeven wat hiermee gaat gebeuren en wie hier verantwoordelijk voor is. Deel dit met alle medewerkers van de desbetreffende afdeling, zodat zij goed geïnformeerd zijn.
6. Maak een stickerplan en een inpakinstructie voor de medewerkers. Ieder item moet worden voorzien van een sticker, waarop de nieuwe bestemming staat weergegeven. De desbetreffende afdeling is hier zelf verantwoordelijk voor, net als voor het inpakken van alle losse zaken. Dit met uitzondering van de specials: de afdeling medische techniek maakt hier speciale verhuispaspoorten voor en pakt deze volgens de opgestelde procedure in. Zorg ervoor dat alle benodigde verhuismaterialen minstens twee weken van te voren worden afgeleverd bij de afdelingen, zodat zij op tijd van start kunnen gaan.
7. Maak per verhuisstroom en afdeling een Preventieve Risico Inventarisatie (PRI). Hiermee breng je alle mogelijke risico’s in kaart die zich tijdens de verhuizing kunnen voordoen. Per risico moeten beheersmaatregelen en correctieve maatregelen worden opgesteld. Dit is de basis voor de ‘GO/NO GO'-checklist. Alle onderdelen uit deze lijst moeten op ‘GO’ staan voordat de verhuizing van start mag gaan.
8. Stel een definitieve master- en detailplanning op. Vanwege alle speciaal opgestelde procedures voor de verhuizing van de patiënten, medicatie, belangrijke apparatuur en steriele middelen, dient deze planning strikt aangehouden te worden. Bij het verhuizen naar een externe locatie dient de GHOR aangehaakt te worden, voor het afzetten van de verhuisroute voor overig verkeer.
9. Maak het definitieve draaiboek. Verspreid dit onder alle stakeholders die een rol hebben tijdens de verhuizing. Maak voor het personeel van elke afdeling een aparte instructie zodat ze weten wat er van hen wordt verwacht voor en tijdens de verhuizing en waar ze achteraf met vragen terecht kunnen. Stel in overleg met de afdeling communicatie een plan op voor het informeren van patiënten en de media.
Fase 2: Daadwerkelijke verhuizing in het ziekenhuis
10. De projectleider is tijdens de verhuizing het aanspreekpunt voor alle stakeholders. Hij is verantwoordelijk voor de sturing en het opvolgen van de detailplanning en opgestelde verhuisprocedures. Hij/zij instrueert de verhuizers over de verschillende verhuisprocedures, de routes, kleding- en communicatievoorschriften. De verhuizing wordt pas in gang gezet wanneer door de projectleider voor alle onderdelen een ‘GO’ is gegeven. Aan het eind van de verhuisdag vindt een evaluatie moment plaats en worden de restpunten geïnventariseerd.
Fase 3: Nazorg na de verhuizing
11. Zorg in de eerste periode na de verhuizing (minimaal een week) voor een nazorg-team. Dit team moet ook kleine bouwkundige, technische en ICT-problemen oplossen. Zet het team ook in voor het melden van spullen die kwijt zijn geraakt of voor nabestellingen.
12. De ‘oude’ locatie moet opgeleverd worden. Dit vindt op twee momenten plaats: aan het eind van de laatste verhuisdag en de definitieve oplevering is ongeveer een week na de verhuizing. De voorman van het verhuisbedrijf, een vertegenwoordiger van de afdeling, een vertegenwoordiger van het verhuisteam en de projectleider moeten hierbij aanwezig zijn en controleren of geen patiëntgevoelige of vertrouwelijke informatie is achtergebleven en of alle medicatie is verwijderd. Dit dient direct veilig gesteld te worden als dit wel is achtergebleven. Tevens wordt gecontroleerd of alle gestickerde apparatuur en inventaris is mee verhuisd en of de afdeling is achtergelaten conform de opleverafspraken.
Lees ook hoe facilitair interimmer Laura een belangrijke bijdrage kon leveren in het UMC Utrecht. Als teamleider was ze samen met 17 specialisten verantwoordelijk voor het inrichten van extra IC plekken en cohort afdelingen tijdens het gevecht tegen corona. Een mooie bijdrage van facility management in de zorg.
Neem contact op
Bij HEYDAY Interim brengen we nieuwe bevlogenheid in je organisatie. Neem nu contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Hoe kunnen wij je ziekenhuis of medische organisatie een stap vooruit brengen?
