Heb je te maken met een medewerker die met verlof gaat of tijdelijk uitvalt? Dan zet je bij voorkeur een professional in die direct meedraait in je organisatie. Een interimmer die past bij je cultuur en die facilitaire taken moeiteloos oppakt. Dit was het geval bij de gemeente Winterswijk. "Esmée heeft haar rol in korte tijd volledig eigen gemaakt”, zegt Robin Giesen, coördinator facilitaire zaken en gebouwenbeheer bij de gemeente Winterswijk. Esmée ter Beek, interimmer bij HEYDAY Interim, zorgt daar voor consistente facilitaire coördinatie én verdere verbetering van de facilitaire dienstverlening.
Esmée ter Beek heeft ruim zeven jaar ervaring als facilitair interimmer. Sinds 2021 werkt ze bij HEYDAY Interim. In haar huidige rol als facilitair coördinator vervangt ze tijdelijk een medewerker van de gemeente Winterswijk. Ze werkt nauw samen met Robin Giesen, coördinator facilitaire zaken en gebouwenbeheer bij de gemeente Winterswijk.
Waarde voor inwoners en organisaties van Winterswijk
De gemeente Winterswijk zet zich in voor een omgeving waar mensen fijn kunnen wonen, werken en recreëren. Binnen de organisatie hebben de facilitaire coördinatoren een belangrijke rol. Die rol varieert van het beheer van contracten met facilitaire dienstverleners tot het doorlopen van Europese aanbestedingstrajecten.
Tijdelijke facilitaire capaciteit
De gemeente Winterswijk kwam vorig jaar via een partner terecht bij HEYDAY Interim en een tweede partij. “Op dat moment zochten we een vervanger voor mijn zwangerschapsverlof”, legt Robin uit. “De visie en werkwijze van HEYDAY Interim sloten het beste aan bij onze capaciteitsvraag en organisatie. Na een uitvraag en kennismaking kwam HEYDAY Interim tot een geschikte interim-match. Dat was Inge Verschragen, die tijdens mijn zwangerschapsverlof mijn rol als facilitair coördinator overnam.”
“We waren erg tevreden met Inge’s werk en haar kritische blik op bijvoorbeeld onze ureninzet voor een project”, gaat Robin verder. “Daarom kwamen we ook bij de huidige opdracht direct uit bij HEYDAY Interim.” De opdracht van Esmée bij de gemeente Winterswijk duurt vijfenhalve maand. “Als interimmer is het daarom belangrijk dat je taken snel eigen maakt”, zegt Esmée. “Zodat je verbeteringen kunt doorvoeren die ook na je vertrek zichtbaar en voelbaar zijn.”
Van overdracht naar facilitaire verbetering
Na een overdrachtsperiode van drie weken, startte Esmée begin juni bij de gemeente Winterswijk. “We namen onder meer de lopende offertes, zaak - en sleutelsystemen, de software TOPdesk en de contactpersonen door”, legt Esmée uit. “Ook bespraken we alle afspraken die de komende periode gepland staan. Als facilitair coördinator ben ik onder andere verantwoordelijk voor de coördinatie van het schoonmaakbedrijf en de sporthallen die de gemeente in beheer heeft. Maar ook voor het contact met de brandweerkazerne en het Raadhuis, waarin het kennis- en inspiratiecentrum Duurzaam Winterswijk zit.” Bij Duurzaam Winterswijk kunnen inwoners en ondernemers op een laagdrempelige manier terecht voor vragen en advies. Daarmee heeft de gemeente een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaamheid.
Naast haar takenpakket kijkt Esmée kritisch naar de huidige facilitaire processen en diensten binnen de gemeente. “Zo geef ik advies over hoe een proces sneller en efficiënter kan. Ook let ik op verbeterpunten in lopende contracten met leveranciers. Is een heraanbesteding nodig? Dan geef ik dat aan en betrek ik de juiste contactpersonen en leidinggevenden.”
Esmée ter Beek, Interim Professional bij HEYDAY Interim
Vangnet van specialisten
De gemeente Winterswijk rondde de afgelopen periode een Europese aanbesteding af. “Het doorlopen van zo’n aanbestedingsproces is behoorlijk complex”, zegt Robin. “Daarom was het fijn dat Esmée vanuit haar eerdere opdrachten al ervaring had met Europese aanbestedingstrajecten.” Vraagt een proces om specifieke kennis? Dan benadert Esmée haar collega’s bij HEYDAY Interim. “We hebben een groepsapp, waarin we collega’s bijvoorbeeld vragen stellen over aanbestedingen of het aanschrijven van facilitaire partijen. Ook kan ik altijd met Inge sparren, als dat nodig is. Dat is prettig, omdat Inge door haar interim-opdracht bij de gemeente Winterswijk het DNA van de organisatie goed kent.”
Proactief, secuur en betrokken
“Esmée werkt secuur en pakt taken snel op”, zegt Robin. “Dat werkt erg prettig, want zo komen we echt stappen vooruit. Wat ik knap vind, is dat ze het werk in korte tijd helemaal eigen maakte. Ze voelt echt als een collega en draait volledig mee in de organisatie.” Ook Esmée waardeert de samenwerking met Robin en andere collega’s binnen de gemeente. “Iedereen is bereid je te helpen bij uitdagingen of vragen. Bovendien zijn alle medewerkers enorm betrokken bij de gemeente en alle inwoners. Tijdens het jaarlijkse Volksfeest Winterswijk zijn bijvoorbeeld alle medewerkers vrij om dit samen te vieren. Dat is mooi om te zien.”
Tijdens eerdere opdrachten deed Esmée onder andere ervaring op binnen scholen en zorginstellingen. De werkwijze en besluitvormingsprocessen kennen overeenkomsten met die van gemeenten. “Verder weet Esmée hoe je de voordelen van hybride werken zo goed mogelijk benut”, zegt Robin. “We profiteren van haar kennis bij de overgang naar een meer hybride werkvorm.” Zo ondersteunt Esmée niet alleen bij vaste facilitaire diensten, maar ook bij verdere verbetering van de werkomgeving.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Heb jij een capaciteitsvraag? Of ben je benieuwd hoe we jouw facilitaire organisatie en dienstverlening verder brengen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op en dan helpen we jouw organisatie een stap vooruit.
