“Duurzaamheid, inclusie en veiligheid zijn belangrijke thema’s in het hoger onderwijs”, stelt Chris Groen, manager facilitair en operationele veiligheid bij Hogeschool Rotterdam. “De bijna 40.000 studenten binnen Hogeschool Rotterdam hebben allemaal een eigen verhaal. Wij zetten ons daarom in voor een inspirerende, duurzame en gastvrije leeromgeving. Zodat iedere student de kans krijgt het beste uit zichzelf te halen.” Ondersteunende diensten spelen daarbij een cruciale rol. Van toezicht op openbare veiligheid tot het zorgen voor schone en duurzame ruimtes.
In maart 2024 startte Dion Greeve als interimmer bij Hogeschool Rotterdam. Voor een periode van acht maanden ondersteunt hij de dienst Vastgoed en Facilitair. Dion werkt nauw samen met Chris Groen, manager facilitair en operationele veiligheid bij Hogeschool Rotterdam. Zij vertellen over de samenwerking en de rol van facility management voor een veilige, duurzame en inspirerende leeromgeving.
Hogeschool Rotterdam: de kennisinstelling van toekomstmakers
Binnen Hogeschool Rotterdam ondersteunen ruim 4.000 docenten, onderzoekers en medewerkers de bijna 40.000 studenten bij hun professionele ontwikkeling. Toekomst maken doen zij samen. Ze leiden studenten op voor banen van vandaag en morgen. Bovendien ontwikkelen ze praktijkgerichte kennis en innovaties die bijdragen aan een toekomstbestendige samenleving.
Tijdelijke facilitaire inzet
Dion Greeve vervangt een beleidsmedewerker van Hogeschool Rotterdam die in maart met zwangerschapsverlof ging. Voorbereiding en de juiste kennis en ervaring zijn nodig om een tijdelijke rol goed te vervullen. “De eerste weken van de opdracht verdiepte ik me volledig in de wensen van Hogeschool Rotterdam en in mijn verantwoordelijkheden”, zegt Dion. “In de vooraf aangeboden vacaturetekst stond duidelijk wat de opdrachtkaders zijn. Ook nam ik de overeenkomsten van alle facilitaire leveranciers goed door. Daardoor kon ik begin maart direct van start. De eerste dagen bestonden vooral uit kennismaken met de locatiehoofden, inkoopprofessionals, contractmanagers, het communicatieteam en andere medewerkers die relevant zijn voor mijn rol. Daardoor weet ik nu direct bij wie ik moet zijn. En bovendien weten zij mij te vinden.”
Verbinding tussen facilitair en de fysieke leeromgeving
Binnen de dienst Vastgoed en Facilitair is Dion verantwoordelijk voor het overkoepelende beleid van soft services-contracten. Van binnengroen en bedrijfskleding tot relatiegeschenken, afval en kantoorartikelen. Al deze onderdelen staan in verbinding met de fysieke omgeving van studenten en medewerkers. Dion: “Ik houd me onder meer bezig met Europese aanbestedingen en projecten rondom het plaatsen van statiegeldmachines en renovatie van het binnengroen. Ook onderhoud ik contact met leveranciers over hun diensten en contracten.” Verder is Dion verantwoordelijk voor het opstellen van facilitaire beleidsstukken over bijvoorbeeld gevonden voorwerpen, kerstdecoratie en kleine keukenapparaten. Daarvoor haalt hij input op bij stakeholders binnen de organisatie.
Hogeschool Rotterdam wil meetbaar de beste hogeschool van de Randstad zijn. “Als MT-lid ben ik verantwoordelijk voor de onderdelen facilitair, operationele veiligheid, strategie & beleid en documentaire informatievoorziening”, zegt Chris. “In totaal telt de afdeling zo’n 135 collega’s. Ik bewaak strategische doelen en zorg ervoor dat keuzes positief uitpakken voor studenten en medewerkers. Op de korte én lange termijn.” Door de grootte van de afdeling zijn de facilitaire rollen en taken duidelijk verdeeld. Zo zijn er zeven locatiemanagers operationeel verantwoordelijk voor de facilitaire dienstverlening in de veertien gebouwen van Hogeschool Rotterdam. Het team waar Dion deel van uitmaakt, verzorgt onder andere het leveranciers- en contractmanagement. Zodat de dienstverlening op de locaties vlekkeloos verloopt.
Van voorraadbeheer tot aanbestedingen
Hogeschool Rotterdam wil de beschikbare meubels op alle locaties optimaal en duurzaam benutten. Daarom was een van de wensen een webshop, waarin de volledige meubelvoorraad is te zien. “Om deze webshop te realiseren, maakte ik heldere afspraken met leveranciers”, legt Dion uit. “Ik stelde bijvoorbeeld strakke deadlines voor het nakomen van afspraken, zoals het inrichten van de webshop. Met als doel de voorraad compleet en overzichtelijk te krijgen. Door mijn rol als interimmer en tijdelijke kracht kan ik objectief handelen. Want ik heb geen persoonlijke belangen binnen de organisatie. Dat maakt het voor mij gemakkelijk om leveranciers en collega’s te wijzen op afspraken en deadlines.”
Dion Greeve, Interimmer bij HEYDAY Interim
Verder houdt Dion zich onder andere bezig met meerdere aanbestedingen voor Hogeschool Rotterdam. “Voordat ik met deze opdracht startte, had ik hier weinig ervaring mee”, zegt Dion. Daarom vroeg ik mijn collega’s bij HEYDAY Interim om advies. We hebben een gezamenlijke chat, waarin we laagdrempelig contact met elkaar houden en inhoudelijke vragen stellen. Dankzij uitleg en begeleiding van collega’s kan ik nu goed voorbereid de aanbestedingen oppakken.”
Pragmatisch en oplossingsgericht
Chris: “Dion heeft ruime kennis van het facilitaire vak en ervaring met bijvoorbeeld inrichtingsvraagstukken, relatiebeheer en schoonmaak. Daardoor heeft hij zijn takenpakket in korte tijd eigen gemaakt. Daar komt bij dat Dion beschikt over de juiste sociale vaardigheden voor een facilitair interimmer. Hij is open en benaderbaar, waardoor collega’s hem goed weten te vinden. Dat zijn fijne en belangrijke eigenschappen in onze grote organisatie. Bovendien gaat hij professioneel om met zijn takenpakket en is hij analytisch sterk. Krijgt hij een facilitaire vraag? Dan onderzoekt hij welk effect een actie heeft op andere facilitaire processen. Zo stemt hij deze zaken nog efficiënter op elkaar af en voorkomt hij dat acties zorgen voor een ongewenst gevolg.”
Een praktisch voorbeeld
Een mooi voorbeeld is dat een locatie van Hogeschool Rotterdam de kluisjes wilde verwijderen. Het pand van deze locatie is monumentaal. Daardoor geldt een streng beleid rondom aanpassingen in en aan het gebouw, om de historische waarde van het pand te behouden. Bij dit soort vraagstukken zorgt Dion ervoor dat hij volledig op de hoogte is van alle regels en contracten, voordat hij overgaat tot actie. Chris: “Zijn oplossingsgerichte en pragmatische aanpak sluit goed aan bij onze organisatie. We hebben een Rotterdamse mentaliteit als het gaat om ‘de handen uit de mouwen steken’. Zo kunnen we tijdig inspelen op veranderingen en positieve impact maken op het welzijn en de beleving van studenten en medewerkers.”
In juli verlengde Hogeschool Rotterdam het contract van Dion met drie maanden, waarbij de uren zijn verhoogd van 24 naar 32 uur. Begin augustus komt de medewerker die Dion verving terug van verlof. Vanaf dat moment houdt Dion zich vooral bezig met het opstellen en schrijven van een facilitaire visie voor Hogeschool Rotterdam. Hij stelt een producten- en dienstencatalogus (PDC) op die bij deze nieuwe facilitaire visie hoort. Daarnaast rondt hij verschillende lopende projecten af en werkt hij verder aan beleidsstukken voor de hogeschool.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Heb jij een capaciteitsvraag? Of ben je benieuwd hoe we jouw facilitaire organisatie en dienstverlening verder brengen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op en dan helpen we jouw organisatie een stap vooruit.
