Als je facilitaire taken zich opstapelen, ervaren medewerkers steeds meer werkdruk. Je hebt behoefte aan structuur, efficiënte processen en duidelijke afspraken. Maar waar loopt je facilitaire dienstverlening precies vast? En welke specialisten, taken en expertise zijn nodig om je processen te verbeteren? Als je hier eenmaal inzicht in hebt, kom je daadwerkelijk tot toekomstbestendige facilitaire verbeteringen. Yannick van ‘t Westeinde legt uit hoe een interimmer je hierbij ondersteunt.
Yannick van ‘t Westeinde is business development consultant bij HEYDAY Interim. Hij spreekt met opdrachtgevers over hun doelen en facilitaire behoeften op de korte en lange termijn. Daarbij zoekt hij altijd naar de vraag achter de vraag. Zo komt hij samen met de opdrachtgever tot de interim-oplossing die het best past bij de organisatie.
Direct benutten van laaghangend fruit
Met onze organisatiescan bekijken HEYDAY consultants hoe jouw facilitaire organisatie presteert. Wat gaat goed en wat kan nog beter? Uit deze organisatiescan komt altijd een lijst met heldere kansen en verbeterpunten naar voren. Dit zijn stappen waarmee je facilitaire diensten en processen verder professionaliseert. Laaghangend fruit kun je direct en met minimale inspanningen oppakken. Denk aan het automatiseren van meldingen over storingen van facilitaire systemen. Zo komen storingen direct bij de betreffende leverancier, die ze vervolgens oppakt. Bovendien bespaar je kostbare tijd van medewerkers.
Verbeteringen en langetermijnoplossingen
De organisatiescan laat ook zien welke langetermijnoplossingen er zijn. Dit soort oplossingen vragen om een goede planning en strategische aanpak. Bijvoorbeeld bij de inrichting van je nieuwe Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Dit integrale systeem bestaat uit modules die met elkaar en met andere systemen communiceren, zoals je financiële of HRM-systeem. Welke taken horen bij het opzetten en beheren van het FMIS? En wie zijn daar verantwoordelijk voor? Een optimaal werkend FMIS valt of staat met de opzet, maar ook met het gebruik en beheer ervan. Het doel is dat het FMIS voor jou werkt. Toch is dat vaak een uitdaging. Niet elke facilitair professional weet hoe je een FMIS optimaal benut en wat je ermee kunt.
Draagvlak bij facilitaire veranderingen
Een facilitair interimmer weet hoe je een FMIS optimaal inricht en hoe je data en kunstmatige intelligentie (AI) daarbij benut. Zodat het FMIS maximaal resultaat oplevert voor je organisatie. Bij het inrichten van zo’n nieuw FMIS kan de interimmer een leidende rol spelen. Zo helpt deze professional je bij het koppelen van de juiste leveranciers aan je organisatie en je FMIS. Of bij het in kaart brengen van processen in het systeem, zoals de inkoop en het onderhoudsbeheer. De interimmer zorgt voor een realistische projectplanning, waarmee je tegelijkertijd verbeteringen vlot en effectief doorvoert.
Veranderingen in organisatieprocessen zorgen vaak voor vragen of weerstand van medewerkers. Daarom is het belangrijk om hen goed te betrekken en informeren. Zodat ze weten wat zij kunnen verwachten en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Via een-op-eengesprekken of een feedbacksessie geeft de interimmer je medewerkers de ruimte om mee te denken en vragen te stellen. Zowel draagvlak als een goede overdracht zijn cruciaal voor een succesvol verandertraject. Zo blijven je facilitaire processen soepel lopen. Ook als de opdracht van de interimmer eindigt.
Bevlogen interimmers met de juiste ervaring
Een interimmer die werkt bij HEYDAY neemt altijd ervaring mee vanuit eerdere opdrachten. Deze ervaring en de juiste kennis zijn cruciaal, want tijd kun je maar één keer goed benutten. Opdrachtgever Pascal Reinaerdts, afdelingshoofd Financiën en Facilitair bij Waterschap Aa en Maas, ziet de frisse blik van een professional met ervaring bij soortgelijke organisaties als een waardevolle kans. Hij had behoefte aan een interimmer die strategisch niveau meedacht met contractbeheer. Een facilitair expert die stappen durft te zetten en zaken tot op de bodem uitzoekt.
HEYDAY interimmers ondersteunen je dus op zowel operationeel als strategisch niveau bij facilitaire verbeteringen. Daardoor zet je direct stappen vooruit. Maar profiteer je ook op de lange termijn van hun kennis, structuur en energie. Hierdoor kun je efficiënter werken en facilitaire processen duurzaam verbeteren. Vanuit die basis werk je aan een toekomstbestendige facilitaire organisatie die klaar is voor groei en verandering.
