De werkdruk loopt op, je mist grip op je contracten en facilitaire verbeteringen schuif je continu vooruit. Tegelijkertijd gaat de dagelijkse gang van zaken in je organisatie onverminderd door. Je hebt behoefte aan overzicht en professioneel beheer van je facilitaire diensten. De volgende uitdaging is: hoe pak je dat aan? Een HEYDAY interimmer helpt in zo’n geval bij het invulling geven aan de rol van facility manager. Maar coacht ook je medewerkers die vanuit de uitvoering doorgroeien naar deze managementfunctie. Zodat zij uiteindelijk met de juiste managementcompetenties de rol van facility manager op zich nemen. Yannick van ‘t Westeinde legt uit hoe de interimmer dat aanpakt.
Yannick van ‘t Westeinde is business development consultant bij HEYDAY Interim. Hij spreekt met opdrachtgevers over hun doelen en facilitaire behoeften op de korte en lange termijn. Daarbij zoekt hij altijd naar de vraag achter de vraag. Zo komt hij samen met de opdrachtgever tot de interim-oplossing die het best past bij de organisatie.
Rol van facility manager
Een facility manager is van onschatbare waarde voor je organisatie. Deze professional stuurt onder meer je facilitaire team aan, bewaakt inkoopbudgetten en onderhoudt contracten. Maar kijkt ook kritisch naar de prestaties van je facilitaire diensten en pakt verbeterpunten proactief op. Daarmee zorgt de facility manager ervoor dat je ondersteunende diensten gestructureerd en zonder problemen verlopen. Wat weer bijdraagt aan een schone, veilige en productieve werkomgeving voor je medewerkers. En aan de kwaliteit van je hele organisatie.
Vakkennis en managementervaring
Wil je de rol van facility manager binnen je eigen organisatie invullen? Dan is dat een mooie doorgroeimogelijkheid voor je professionals. Bovendien hebben zij vaak al de juiste kennis van je organisatie en het facilitaire vak. Tegelijkertijd vraagt dit om goede begeleiding en coaching van je medewerkers. Zo kan het voor professionals lastig zijn om hun uitvoerende taken los te laten, zodra ze een managementrol vervullen. Waardoor ze het risico lopen overbelast te raken of geen focus hebben voor hun kerntaken als facility manager.
Daarnaast is ervaring met management essentieel. Een manager moet bijvoorbeeld goed kunnen luisteren naar medewerkers, duidelijk communiceren en wederzijdse verwachtingen uitspreken. Maar ook flexibel en oplossingsgericht zijn en heldere afspraken maken met leveranciers. Een ervaren facility manager is cruciaal voor een consistente facilitaire dienstverlening.
Coachen van je professionals
Een HEYDAY interimmer weet welke kwaliteiten en taken nodig zijn om richting te geven aan de facilitaire managementrol. Van het inrichten van facilitaire processen tot het meenemen van medewerkers bij veranderingen in de werkomgeving. Zo was HEYDAY interimmer Jaïr Santman onder meer verantwoordelijk voor het begeleiden van twee nieuwe facilitair coördinatoren bij Carmelcollege Gouda.
De interimmer kan de rol van facility manager in je organisatie tijdelijk vervullen en structuur aanbrengen in de taken. En bovendien je professionals coachen en betrekken bij facilitaire verbeteringen. Bijvoorbeeld bij aanpassingen in je Facility Management Informatie Systeem (FMIS), zodat je storingen sneller oplost. En bij goede afstemming met je leveranciers, zodat je onnodige kosten of plotseling aflopende contracten voorkomt. De interimmer legt al deze kennis en procesbeschrijvingen nauwkeurig vast. Zo weten medewerkers precies hoe zij deze taken vervolgens goed uitvoeren. Ook als de interimmer vertrekt.
Managementondersteuning in de zorg
Een van onze interimmers ondersteunt op dit moment een zorgorganisatie. Deze organisatie groeide de afgelopen jaren flink, waardoor de facilitaire afdeling sterk behoefte had aan een facilitaire managementrol. Een expert die onder meer facilitaire systemen beheert en ervoor zorgt dat de schoonmaak en beveiliging optimaal verlopen. De organisatie stelde een viertal teamleiders aan met praktijkervaring in de zorg. Zij weten als geen ander hoe dicht facility management op de primaire zorgtaken zit.
Tegelijkertijd hebben zij nog geen managementervaring. Daarom geeft een van onze HEYDAY interimmers leiding aan de facilitaire teamleiders. In de rol van facility manager herkent en benut deze interimmer de individuele kwaliteit van iedere teamleider. Ook geeft deze professional kennis en best practices mee die nodig zijn voor structuur en het beheer van de facilitaire dienstverlening.
Inspiratie en energie in jouw organisatie
Op deze manier blijven facilitaire kennis en oplossingen binnen jouw organisatie. Zelfs nadat de interimmer weg is. De impact én energie van deze bevlogen professional voel je nog lang in je werkomgeving. Vanuit dat vakmanschap bouw je verder aan facilitaire verbeteringen. Waar zowel je medewerkers als je hele organisatie de vruchten van plukken.
