Contractmanagement is een belangrijk onderdeel voor veel organisaties. Als coöperatie die veel diensten uitbesteed, ondervond ook Royal FloraHolland dit. Om efficiënt en doelgericht verbeteringen door te voeren in het contractmanagement, koos de organisatie voor een interim oplossing van HEYDAY Interim. Met frisse energie werd flinke vooruitgang geboekt.
We spraken Paul Prins, teammanager leveranciersmanagement bij Royal FloraHolland, over de interim oplossing van HEYDAY Interim en welke uitdagingen dit voor zijn afdeling oploste.
Wie is Royal FloraHolland?
Al meer dan 100 jaar brengt Royal FloraHolland als coöperatie kwekers en kopers bij elkaar. De organisatie is uitgegroeid tot de grootste marktplaats van de wereld binnen de sierteelt en één van Nederlands belangrijkste exportsectoren.
Logistieke dienstverlening op zo’n grote schaal heeft veel vierkante meters nodig. “We zijn eigenlijk een grote logistieke hub voor onze 4400 leden,” zegt Paul Prins hierover. “Ons verdienmodel zit in deze logistieke handelingen. Daar ligt de focus van de organisatie dan ook echt.”
“Om de logistiek zo goed mogelijk zelf te kunnen beheren, hebben we enkele jaren geleden besloten om veel andere diensten uit te besteden,” legt Paul Prins uit. “Dit brengt nieuwe kansen, maar zeker ook wat uitdagingen met zich mee.”
Feiten over Royal FloraHolland
- 3 Export locaties: Aalsmeer, Naaldwijk en Rijnsburg
- Bebouwd oppervlak: circa 2.200.000 m2
- Jaaromzet: ruim 4,6 miljard euro
- Verhandelde producten: 12,1 miljard per jaar
- Transacties per dag: 100.000+
- Medewerkers: circa 2.700
- Afdeling RE&FM: ca. 125 fte
De uitbesteding van facilitaire diensten
”In mei 2019 zijn we een regieorganisatie geworden, waarbij we de volledige hard services sindsdien uitbesteden,” vervolgt Paul Prins. Denk hierbij aan de uitvoering van al het reguliere onderhoud aan de gebouwen en terreinen op die vele vierkante meters. “Wat wel nog in eigen beheer wordt uitgevoerd, zijn de beveiliging en de bedrijfsbrandweer van de veilinglocaties.”
“De keuze om meer uit te besteden had ook een flinke cultuurverandering tot gevolg. Destijds werd alles mondeling besproken met de andere partij, maar werd niet alles schriftelijk vastgelegd. Dit heeft heel wat spanningen tot gevolg gehad.” Er zat ruimte tussen afspraken, voor niet iedereen was zijn rol of taak duidelijk en er was weinig grip. Toen er aanpassingen nodig waren in een lopend contract, werd gedegen contractmanagement gemist.
“Het gevolg is dat beloften niet worden nagekomen, waardoor je als organisatie niet betrouwbaar bent. Kortom, goed contractmanagement is noodzakelijk om te borgen dat ingekochte dienstverlening ook daadwerkelijk volgens de gemaakte afspraken wordt geleverd,” benadrukt Paul Prins.
Het invullen van de ontbrekende schakel was echter niet eenvoudig. “We wilden iemand die dit profiel kon invullen, maar ook waar nodig buiten de functie kon kleuren en met de poten in de klei kon staan. Er zijn weinig mensen die zowel operationeel iets aanpakken en tegelijkertijd een helikopterview kunnen aannemen om het totaalplaatje te overzien.”
Van frisse interimmer tot totaaloplossing
Om het contract- en leveranciersmanagement te verbeteren werd een interimmer van HEYDAY Interim ingezet. Deze interimmer werd de schakel tussen de contractant(en) en Royal FloraHolland, verantwoordelijk voor een complexe leveranciersportefeuille met grote strategische waarde.
“Om meer ruimte en tijd te creëren om de juiste persoon te vinden, werd gekozen voor een interim oplossing. Hierin was HEYDAY Interim een perfecte oplossing,” blikt Paul Prins terug. “Hoewel ik in eerste instantie voor HEYDAY Interim koos vanwege een interimmer in mijn netwerk, Niels van Duijn, werd ik ook steeds enthousiaster over de organisatie zelf. Ze zijn betrokken, schakelen snel, en nemen de tijd voor hun klanten zonder zich op te dringen en te pushen voor meer. Dit zorgt voor een prettige samenwerking.”
Dit zorgde ervoor dat Royal FloraHolland meer gebruikmaakte van HEYDAY dan alleen de diensten van Niels van Duijn. “We hebben heel veel aan Niels, maar de samenwerking beperkt zich niet tot alleen zijn kennis. De kennisdeling vanuit HEYDAY als geheel is echt heel waardevol. Als opdrachtgever geef je aan waar je behoefte hebt aan kennis, en HEYDAY regelt het,” concludeert Paul Prins enthousiast.
Professionaliseringsslag en meer inzicht: de winstpunten
Het doel van Niels van Duijn als interimmer was om een professionaliseringsslag te maken. Alle onderdelen van het contract werden onder de loep genomen en stapsgewijs verbeterd: onder andere op financieel en juridisch vlak, de interpretatiewijze hoe het contract uit te voeren, hoe het te besturen, maar ook om processen en werkwijzen vast te leggen.
“Er zijn inmiddels al veel meer zaken geborgd, concreet afgesproken en geïmplementeerd,” zegt Paul Prins. “Die professionaliseringsslag is dus zeker al in werking gezet, wat ons veel betrouwbaarder maakt als partner.” Daardoor kunnen de contractdoelstellingen worden behaald, bijvoorbeeld op het gebied van transparantie en voorspelbaarheid.
Tools zoals rapportages en KPI’s worden continu vernieuwd om zo gezamenlijk meer inzicht te krijgen in het niveau van de dienstverlening. “Dat zijn echt enorme stappen geweest. Het inventariseren van assets, een meerjaren onderhoudsplan, een projectenhandboek en het borgen van processen, om maar wat voorbeelden te noemen. Het beter borgen van processen zorgt voor een veel aangenamere samenwerking.”
De relaties met contractanten en het op orde krijgen van contractafspraken zijn ook belangrijke winstpunten. “Met de leveranciers zijn we veel meer van aannames en mondelinge akkoorden overgegaan op feiten, wat zorgt voor een professionelere samenwerking. Hierin moeten harde gesprekken niet uit de weg worden gegaan, zoals vroeger wel eens gebeurde. Een goed partnership is niet zomaar alles leuk vinden van elkaar; maar ook duidelijke communicatie,” legt Paul Prins uit.
Interim Management Industrie: van uitdaging tot oplossing
De opgave die er bij Royal FloraHolland op het gebied van contractmanagement lag, bleek uitdagend. Dit maakt de tevredenheid over de samenwerking alleen maar groter. “Het vereiste een hoop flexibiliteit en dat zorgde voor gemiste deadlines, maar dat maakt communicatie des te belangrijk. Door zijn manier van managen en de samenwerking is iedereen heel tevreden over Niels als interimmer.”
“Het grappige is,” concludeert Paul Prins, “dat ik oorspronkelijk bij HEYDAY Interim terechtkwam omdat ik Niels kende en hem in mijn organisatie wilde als interim oplossing. In de toekomst zal ik HEYDAY Interim altijd zo snel mogelijk bij een dergelijk probleem betrekken.”
Wil je weten wat HEYDAY Interim voor jouw organisatie kan betekenen? Neem nu vrijblijvend contact met ons op en dan helpen we jouw organisatie een stap vooruit.
