Groeit je organisatie? Of heb je bijvoorbeeld te maken met veranderingen in je functies of bedrijfsstructuur? Dit soort situaties hebben invloed op het beheer van je facilitaire contracten en leveranciers. Zo kan het nodig zijn om nieuwe leveranciers aan te trekken en je contracten uit te breiden. Of misschien maakte je organisatie al flinke stappen, maar is je contract- en leveranciersmanagement daar nog niet op aangepast. Een gestructureerd beheer van je contracten en leveranciers is nodig voor overzicht. Maar ook om kosten te besparen en de kwaliteit van je facilitaire diensten te verhogen. Yannick van ‘t Westeinde legt uit hoe een interimmer je hierbij ondersteunt.
Yannick van ‘t Westeinde is business development consultant bij HEYDAY Interim. Hij spreekt met opdrachtgevers over hun doelen en facilitaire behoeften op de korte en lange termijn. Daarbij zoekt hij altijd naar de vraag achter de vraag. Zo komt hij samen met de opdrachtgever tot de interim-oplossing die het best past bij de organisatie.
Grip op kosten en processen
Bij gemeenten en woningcorporaties zien we vaak een splitsing tussen de facilitaire- en vastgoedafdeling. Leveranciers voor het onderhoud en de inspectie van het gebouw vallen onder de vastgoedafdeling. Terwijl de facilitair professionals verantwoordelijk zijn voor onder andere leverancierscontracten. Stem je het beheer van deze contracten en leveranciers niet goed op elkaar af? Dan gaat waardevolle kennis verloren. Ook merk je dat aan een ongeorganiseerd proces. Denk aan situaties waarin contracten plotseling aflopen en je snel op zoek moet naar een nieuwe leverancier. Een gehaast proces staat de prijs-kwaliteitverhouding van je facilitaire diensten in de weg. Het beheer van je facilitaire contracten en leveranciers wil je daarom goed organiseren.
Interimmers met specialistische kennis
Heb je te maken met complexe Europese aanbestedingen? Dan vraagt dat om de juiste specialistische kennis en ervaring. Zo onderhoudt HEYDAY interimmer Dion Greeve het contact met leveranciers binnen de dienst Vastgoed en Facilitair bij Hogeschool Rotterdam. Daarnaast houdt hij zich bezig met Europese aanbestedingen. Ook HEYDAY interimmer Esmée ter Beek rondde een Europese aanbesteding af voor de gemeente Winterswijk. Zij benutte haar ervaringen met Europese aanbestedingen uit eerdere interim-opdrachten.
Ook bij het inrichten van een duurzamer inkoopproces is specialistische kennis nodig. Door strengere wet- en regelgeving richten steeds meer organisaties zich op duurzamer inkopen. Bijvoorbeeld door de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die vanaf 2024 verplicht is voor beursgenoteerde bedrijven. Een facilitair interimmer kijkt vanuit jouw doelen, belangen en budget naar kansen op het gebied van duurzaamheid. Bijvoorbeeld in de rol van project- of verbetermanager binnen je facilitaire afdeling. Zo verzorgt de interimmer de uitvraag en selectie van duurzame schoonmaakpartijen. Of zelfs de gesprekken met deze partijen, de contractonderhandeling en het komen tot concrete afspraken.
Medewerkers betrekken bij nieuwe leveranciers
Bij het selecteren van nieuwe leveranciers is het vrijwel altijd belangrijk dat je medewerkers betrekt. Werk je al jarenlang samen met een vaste koffieleverancier? Dan kan de keuze voor een nieuwe leverancier voor weerstand zorgen. Nieuwe koffie die niet in de smaak valt, heeft een negatieve impact op de beleving van medewerkers. Weerstand voorkom je door medewerkers actief te betrekken bij dit besluit.
Een facilitair interimmer helpt je daarbij. Allereerst door koffieleveranciers in de markt uit te vragen. Daarbij kijkt de interimmer kritisch naar de verhouding tussen het aanbod, de kwaliteit en de prijs. De volgende stap is het organiseren van een proeftuin: een selectie leveranciers komt bij jou op locatie. Je medewerkers kunnen de koffie proeven en stemmen op hun favoriet. Zo geef je ze een gevoel van eigenaarschap en betrek je ze bij het kiezen van een nieuwe leverancier.
Je facilitaire afdeling naar een hoger niveau
Met de juiste aanpak in contract- en leveranciersmanagement zorg je voor efficiëntere processen, betere kostenbeheersing en verhoogde kwaliteit van je facilitaire diensten. Een interimmer met specialistische kennis helpt je bij die aanpak. Van het beheren van complexe aanbestedingen tot het verduurzamen van je inkoopproces en het betrekken van medewerkers.
Ook zorgt deze professional ervoor dat je nieuwe contracten of leveranciers beter kunt invoeren. Daarmee creëer je draagvlak binnen je organisatie en zorg je voor een soepele overgang naar nieuwe leveranciers. Zo breng je jouw facilitaire afdeling en werkomgeving naar een hoger niveau.
