Facilitaire dienstverlening draait om het zo goed mogelijk organiseren en uitvoeren van diensten die ondersteunend zijn aan de kerntaken van een organisatie. Als de continuïteit van deze ondersteunende diensten in het geding komt, is dat een risico voor het hele bedrijf. Maar wat doe je als je niet voldoende mensen hebt om het werk uit te voeren? Neem je dan een uitzendbureau in de arm of is het slimmer om een expert in te schakelen om de dienstverlening te optimaliseren?
Als er een (langdurig) gat in de facilitaire personeelsbezetting dreigt, wil je dit natuurlijk het liefst zo snel mogelijk oplossen. Zodra een collega uitvalt, ontslag neemt of met verlof gaat is er minder tijd beschikbaar om proactief aan de slag te gaan met het signaleren van knelpunten en het doorvoeren van verbeteringen, waardoor de kwaliteit van dienstverlening achteruitgaat.
Het werk moet immers gewoon door; met of zonder een extra personeelslid. Het team dat overblijft zal de werkzaamheden moeten opvangen. De kans is groot dat je vervalt in het slechts draaiende houden van de winkel, waardoor je reactief gaat handelen.
Capaciteitsprobleem oplossen
Om een gat in de bezetting te dichten, kiezen veel organisaties voor het inhuren van tijdelijke medewerkers via een uitzendbureau. Dit lijkt op het eerste gezicht een slimme zet, want je lost het capaciteitsprobleem snel en gemakkelijk op. Echter brengt dit weer een ander probleem met zich mee. Deze tijdelijke krachten zijn over het algemeen minder betrokken en het personeelsverloop ligt vaak hoger, waardoor je weer snel nieuwe mensen moet inhuren en inwerken. Zo blijf je achter de feiten aanlopen.
Maar waar doe je dan wel goed aan? Het kan een goede optie zijn om in interim facilitair expert in te schakelen. Deze professional is hoogopgeleid en kent het klappen van de zweep, waardoor hij of zij op korte termijn in het facilitaire team meedraaien én tegelijkertijd de facilitaire dienstverlening onder de loep kan nemen.
Als je iemand in huis haalt die veel kennis en ervaring heeft, blijft er naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden vaak tijd en ruimte over om de facilitaire processen onder de loep te nemen en met verbeter voorstellen te komen. Als je weet hoe het in de praktijk gaat, heb je sneller inzichtelijk waar je kunt verbeteren. Bovendien brengt een tijdelijke expert ook de laatste trends en ontwikkelingen mee naar de organisatie waar hij of zij aan de slag gaat.
Dienstverlening optimaliseren
Zelf heb ik dit onlangs in de praktijk gebracht; ik heb een paar maanden fulltime meegedraaid in een team van receptionistes, werkzaam voor een opdrachtgever van HEYDAY. Naast het uitvoeren van de reguliere werkzaamheden heb ik gedurende deze periode de facilitaire processen in kaart gebracht om dit te verbeteren en een advies geschreven om de hospitality-dienstverlening naar een hoger niveau te brengen.
Juist doordat ik zelf heb ondervonden hoe het is om op die locatie achter de receptie te werken, kreeg ik een goed beeld van de werkzaamheden die worden uitgevoerd en was het mogelijk om met een passend advies te komen. In een relatief korte periode is het dus mogelijk om de continuïteit van dienstverlening te garanderen én daarbij ook te optimaliseren. Zo sla je met het inhuren van een facilitair expert twee vliegen in één klap.
Neem contact op
Bij HEYDAY Interim brengen we nieuwe bevlogenheid in je organisatie. Heb jij een capaciteitsprobleem of ben je op zoek naar een facilitaire verbeterslag? Neem nu contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Hoe kunnen wij je organisatie een stap vooruit brengen?
