Werkplek inrichten: hoe verloopt het traject?
Stap 1: Programma van Eisen.
Bij de inrichting van de werkplek is het ophalen van de medewerkers-behoefte de eerste fase richting de daadwerkelijke werkplekinrichting. In combinatie met de kaders vanuit het management ontstaat inzicht in de eisen die gesteld worden aan onder meer de werkvormen en benodigdheden. Dit wordt vertaald naar een functioneel Programma van Eisen, het uitgangspunt waar de nieuwe inrichting aan moet voldoen. Een workplace consultant van HEYDAY werkt hierin samen met de aangewezen stakeholders binnen jouw organisatie.
Het Programma van Eisen schetst daarnaast kaders voor onder meer:
- Certificering en wet- en regelgeving
- Groen en duurzaamheidsinitiatieven
- Normeringen (in geval van overheidspanden)
- Organisatie- en medewerkersdoelstellingen
Stap 2: Werkplekconcept & Workplace Design.
Het werkplekconcept is een vertaling van de visie, identiteit en organisatie-ambitie naar de werkomgeving. Een verandering van werkomgeving komt vaak voort uit de wens om de identiteit en branding te verbeteren. In een merksessie krijgt jouw organisatie concrete handvatten om de identiteit van jouw organisatie inzichtelijk en scherp(er) te krijgen.
Op basis van verschillende analyses en metingen, het (nieuwe) DNA van je organisatie en de kernwaarden van je medewerkers wordt het werkplekconcept opgesteld. Er is speciaal aandacht voor de balans tussen de wensen van de medewerkers en de wensen van de directie. Hieruit volgt een werkplekconcept op maat gemaakt voor jouw organisatie, met de ideale werkplekmix, sfeer en beleving.
Het werkplekconcept wordt visueel beschikbaar gemaakt in de vorm van sfeerbeelden, moodboards, plattegronden en 3D presentaties. Hiermee wordt het werkplekconcept tastbaar en krijgt de organisatie zicht op meubilair-, kleur-, licht- en materiaalkeuze. Door middel van presentaties kunnen de medewerkers in een vroeg stadium meegenomen worden in de verandering.
Stap 3: Implementatie van inrichting werkplek.
Voorafgaand aan de implementatie van het werkplekconcept is het van groot belang dat er aandacht uitgaat naar het gedrag van de medewerkers en de cultuur van jouw organisatie na de oplevering. Betrokkenheid bij de nieuwe werkomgeving is essentieel voor het realiseren van de optimale werkomgeving. Interventies over gedrag en cultuur vinden plaats tussen medewerkers binnen teams en breed over afdelingen. De workplace consultant begeleidt de organisatie in het stimuleren van gewenst gedrag en onderlinge omgang in de nieuwe werkomgeving. In gesprek met alle stakeholders signaleert de workplace consultant kansen en speelt actief in op de uitdagingen binnen jouw organisatie.
Voorbereidend op de verbouwing van de werkomgeving werkt de workplace consultant alle functionele en technische details uit in een Programma van Eisen voor de aannemer. Het projectmanagement van planning, budget, middelen en mensen voor een dergelijke omvangrijke implementatie wordt uit handen genomen. Je kunt als organisatie een gefaseerd en logisch implementatietraject verwachten met zo veel mogelijk bedrijfscontinuïteit.
Waarom de werkplek inrichten door HEYDAY?
- Brug bouwen tussen opdrachtgever en personeel: Onze workplace consultants ondersteunen het proces voor een prettige werkomgeving voor alle stakeholders en faciliteert in een balans tussen de medewerkersbehoefte en de organisatie-ambitie. Hier hoort ook nazorg en begeleiding na afronding van het traject bij.
- Expertise in de creatie van de ideale werkplek: Onze expertise in aansturing en uitgebreide ervaring in projectmanagement helpt jouw organisatie al het gedoe uit handen te geven om een prettige werkomgeving te realiseren.
- Ondersteuning in het traject van A tot Z: Het proces van een werkplekinrichting is een omvangrijk traject. Onze workplace consultants zijn gespecialiseerd in het begeleiden van verandering en het uitwerken van werkplekconcepten op maat tot het ontwerpen van werkomgevingen en de implementatie van de werkplekinrichting.
- Multidisciplinair plan van aanpak: We halen de wensen van de medewerkers op, vertalen de organisatie-ambitie in een concrete uitwerking van de ideale werkomgeving en sturen de verbouwing voor alle partijen aan.
