Huisvestingsmanagers staan voor een grote uitdaging: door de uitbraak van het coronavirus is de functie van het kantoor aan het veranderen. Vanwege de maatregelen speelt het werk zich nu voor een groot deel op de thuiswerkplek af en de verwachting is dat we ook op de lange termijn structureel meer thuis blijven werken. Het kantoor is hierdoor niet langer een plek om alleen te werken, maar steeds meer een plek om te ontmoeten. Wat betekent dit voor de huisvesting van een organisatie en hoe kun je deze veranderingen doorvoeren in een werkplekconcept en/of de huisvestingstrategie?
Huisvesting heeft als doel om het primaire proces van een organisatie optimaal te faciliteren. Simpel gezegd, de wijze waarop een organisatie is gehuisvest moet passen bij de organisatie én de medewerkers die voor die organisatie werkzaam zijn. De afgelopen periode heeft veel veranderingen met zich meegebracht. Nu er veel vanuit huis wordt gewerkt, veranderen ook de wensen en behoeften van medewerkers als het gaat om het kantoor en de bijbehorende faciliteiten.
Hoe ga je om met de veranderende vraag van de eindgebruiker? In mijn optiek zijn persona’s de rode draad van een huisvestingsplan. In dit blog zetten we stapsgewijs uiteen hoe persona’s bijdragen aan een nieuwe, toekomstbestendige visie op huisvesting.
Stap 1: In gesprek met de organisatie
Een huisvestingsvraagstuk ontstaat vaak door een ontwikkeling binnen of buiten een organisatie. In dit geval het coronavirus: medewerkers moeten zoveel mogelijk vanuit huis werken en blijven dit in de toekomst waarschijnlijk ook veel doen.
Om een nieuwe visie op huisvesting te kunnen ontwikkelen, start het traject met het ophalen van de juiste informatie. Het is belangrijk om een goed beeld te krijgen van de belangrijkste activiteiten van de organisatie. Door in gesprek te gaan met sleutelfiguren binnen de organisatie is het mogelijk om de actuele en toekomstige behoeften in kaart te brengen. Juist nu liggen deze behoeften waarschijnlijk verder uit elkaar dan ooit.
Stap 2: Opstellen van persona’s
Zodra je weet waar de organisatie voor staat, is het tijd om naar de werknemers te kijken. Door je te verdiepen in de medewerkers die voor een organisatie werken, kun je beter inspelen op hun wensen en behoeften. Het uitwerken van verschillende persona’s (een gedetailleerde omschrijving van de werkzaamheden, wensen en eisen van een groep medewerkers) helpt hierbij. De wensen en behoeften op het gebied van thuiswerken van de persona’s neem je mee in het nieuwe plan.
Ik heb het bewust over meerdere persona’s: de ene medewerker is de andere niet. In samenspraak met het management of de HR-afdeling bepaal je welke persona’s belangrijk zijn voor het vormen van een nieuwe visie op huisvesting. Vervolgens ga je met medewerkers die de persona’s representeren in gesprek om de behoeftes kaart te brengen. Een medewerker die 90% van de tijd geconcentreerd aan het werk is, heeft andere thuiswerkbehoeftes dan een medewerkers die 90% van de tijd met klanten in gesprek is.
Stap 3: Uitwerken van scenario’s
Juist in een periode van veel onzekerheid, zoals nu met het coronavirus, is het verstandig om verschillende huisvestingscenario’s uit te werken. Wat betekent welke ontwikkeling voor de huisvesting? Deze scenario’s geven een beeld van mogelijke oplossingen die zijn gebaseerd op de verkregen informatie, zodat je een weloverwogen keuze kunt maken.
Je kunt in deze scenario’s dieper ingaan op de wensen en behoeften van de verschillende persona’s in jouw organisatie. Door per persona een verdeling te maken van de werkzaamheden kun je een inschatting maken hoe de werkomgeving eruit moet komen te zien. In tijden van corona kun je denken aan een drietal huisvestingsscenario’s:
- Scenario A: hoe moet de huisvesting eruitzien als we teruggaan naar de oude situatie?
- Scenario B: hoe moet de huisvesting eruitzien als we thuis blijven werken?
- Scenario C: hoe moet de huisvesting eruitzien als er 20-30% minder mensen op kantoor werken?
Samen met de directie bepaal je welk scenario wordt uitgewerkt in een business case.
Stap 4: Uitwerken business case
De laatste stap is het uitwerken van een business case die je voor kunt leggen bij de directie. In de business case ga je verder in op de financiële, organisatorische impact van het scenario. De directie krijgt hiermee inzicht in de kosten en opbrengsten van het betreffende scenario en het geeft een beeld van de haalbaarheid, complexiteit en looptijd van het project.
Stap 5: Blijven toetsen
Een huisvestingsstrategie heeft over het algemeen een houdbaarheid van vijf tot tien jaar, maar ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. Het is dus aan te raden om elk jaar, wellicht zelfs elk half jaar, je strategie onder de loep te nemen en te toetsen bij de directie en vertegenwoordigers van de persona’s. De uitbraak van het coronavirus maakt dit nog eens extra duidelijk.
Lees ook: Waarom is een huisvestingsstrategie zo belangrijk en hoe stel ik het op?
De ideale werkomgeving anno 2025
Veel organisaties hebben moeite om medewerkers terug naar kantoor te krijgen. De werkomgeving speelt hierbij een belangrijke rol: dit biedt kansen en uitdagingen voor elke organisatie. Lees daarom in dit whitepaper welke kansen een nieuwe manier van werken jou biedt en welke voordelen een nieuwe werkomgeving heeft. Download dit whitepaper en zet de eerste stappen naar het realiseren van een werkomgeving anno 2025.
