Als huisvestingsmanager stel je alles in het werk om toekomstbestendige huisvesting te realiseren, passend bij de organisatie waar je voor werkt. Het is van cruciaal belang dat je hierin niet alleen de korte, maar juist ook de middellange en lange termijn doelstellingen in acht neemt. Hierin speelt de vertaalslag van de huisvestingsvisie naar de huisvestingsstrategie een belangrijke rol. Maar hoe stel je een huisvestingsstrategie op? In dit blog zetten we dit proces in vier stappen uiteen.
Huisvesting is een middel om het primaire proces van een organisatie optimaal te faciliteren. Er bestaat echter geen one-size-fits-all strategie als het gaat om huisvesting, dit is altijd maatwerk. Ontbreekt het aan een huisvestingsstrategie? Dan is de kans groot dat je ad-hoc beslissingen moet nemen op huisvestingsvlak, terwijl huisvesting juist iets is voor de langere termijn. Deze ad-hoc beslissingen hebben vaak direct invloed op het rendement van je huisvesting én medewerkerstevredenheid. Je laat bovendien kansen liggen.
Om een goede vertaalslag te kunnen maken van organisatievisie naar huisvestingsstrategie is het belangrijk om dit uit te werken. Volg onderstaande stappen om tot een huisvestingsstrategie te komen voor jouw organisatie.
Stappenplan voor het opstellen van een huisvestingsstrategie
Stap 1: Toetsen uitgangspunten
Het opstellen van een huisvestingsstrategie begint bij de visie van de organisatie, dit vormt het uitgangspunt. Of de nu organisatie technologische ontwikkelingen omarmt, te maken krijgt met groei of krimp of duurzaamheid als belangrijk speerpunt ziet, je ontkomt er niet aan om dit ook te vertalen naar de visie op huisvesting. Tijdens strategische sessies met stakeholders kun je de ambities, wensen/eisen, uitgangspunten én randvoorwaarden inventariseren en prioriteren en bepaal je samen wat dit voor de huisvesting betekent.
Stap 2: Beoordelen mogelijkheden en kansen
De volgende stap is het in kaart brengen van de mogelijkheden en uitdagingen van de huidige huisvesting én de markt. Denk hierbij aan zaken als de kwaliteit van de huisvesting en/of het huisvestingsconcept, de ligging van het pand ten opzichte van opdrachtgevers en medewerkers(potentieel), de kostprijs per vierkante meter en de bouwkundige/ technische staat van de huisvesting.
Om dit goed te kunnen beoordelen, vormt een bezettingsgraadmeting een onderdeel van deze stap. Met een bezettingsgraadmeting creëer je op objectieve wijze feitelijk inzicht van het werkelijke gebruik van de huisvesting. Met deze inzichten weet je precies hoeveel ruimte een organisatie nodig heeft, wat natuurlijk van belang is bij het maken van de juiste keuzes op huisvestingsvlak. Dit levert bovendien waardevolle informatie op voor onder meer het bijpassende werkplekconcept.
Lees ook: Hoe voer ik een werkplekanalyse uit? Een stappenplan
Stap 3: Uitwerking scenario’s
In deze fase worden een aantal mogelijke scenario’s uitgewerkt, inclusief voor- en nadelen, consequenties en een kostentechnische analyse. Je kunt hierbij denken aan een scenario waarbij je kiest voor een verbouwing, een verhuizing of het aantrekken of juist afstoten van panden. Er is immers een breed scala aan mogelijkheden als het gaat om huisvesting.
Op basis van de verzamelde data kijk je welk scenario het beste past. Voor de beeldvorming kun je ervoor kiezen om een conceptuele schets te maken van het voorkeursscenario, alvorens je een definitieve keuze maakt.
Stap 4: Opstellen huisvestingsstrategie
Met het vaststellen van je voorkeursscenario en bijbehorende randvoorwaarden (bijvoorbeeld kosten) werk je je huisvestingsstrategie verder uit. Hierin staat omschreven wat de te volgen koers is. Welke acties ga je op de korte en lange termijn uitvoeren? Dit leg je langs de huidige situatie om te kijken waar je staat en waar je naar toe wilt.
Voordelen van een huisvestingsstrategie
Uit onderzoek blijkt dat een goed doordacht huisvestingsplan, opgesteld vanuit de visie van het bedrijf, een bijdrage levert aan het bevorderen van samenwerking, het ontwikkelen van nieuwe innovaties en het aantrekken en binden van medewerkers. Op deze manier leidt goede huisvesting tot een hogere winstgevendheid met optimaal benutte kantoorruimte, een vitale en flexibele organisatie en tot slot een positief imago.
De ideale werkomgeving anno 2025
Veel organisaties hebben moeite om medewerkers terug naar kantoor te krijgen. De werkomgeving speelt hierbij een belangrijke rol: dit biedt kansen en uitdagingen voor elke organisatie. Lees daarom in dit whitepaper welke kansen een nieuwe manier van werken jou biedt en welke voordelen een nieuwe werkomgeving heeft. Download dit whitepaper en zet de eerste stappen naar het realiseren van een werkomgeving anno 2025.
