Huisvesting: te klein, te groot, te duur, te ouderwets of op de verkeerde plek? Om als organisatie tot volle bloei te komen en medewerkers terug naar kantoor te krijgen, is passende huisvesting essentieel. De vraag waar veel huisvestingsmanagers mee worstelen is dan ook welke huisvesting een organisatie nu en in de toekomst nodig heeft. Want hoe weet je of een bedrijf de komende jaren in hetzelfde pand kan blijven of juist moet uitbreiden of verhuizen? Het antwoord op deze vraag is te vinden bij de stakeholders binnen jouw organisatie.
Een huisvestingsvraagstuk ontstaat vaak vanuit problemen die binnen een organisatie spelen. Denk aan een HR-manager die het lastig vindt om het juiste talent voor de organisatie te werven, een collega van Sales die merkt dat klanten het bedrijf lastig weten te vinden, het facilitaire team op locatie dat te maken krijgt met collega’s die geen geschikte werkplek kunnen vinden of vanuit de directie ontstaat de wens om te besparen op huisvestingskosten. Slechts een paar voorbeelden van signalen die ervoor kunnen zorgen dat je gaat nadenken of de huidige huisvesting nog aansluit op de organisatiedoelstellingen.
Toetsen van huidige huisvesting
Om te achterhalen of de huisvesting nog past bij een organisatie, is het verstandig om de actuele en toekomstige behoeften van een organisatie helder in kaart te brengen zodat je dit kunt toetsen. Weet je nog niet wat jouw organisatie de komende vijf à tien jaar kan verwachten? Dan kan het best een uitdaging zijn om de toekomstbestendigheid van je huisvesting te achterhalen.
Als je de juiste informatie niet tot je beschikking hebt, is het verstandig om in het gesprek te gaan met de verschillende stakeholders binnen jouw organisatie. Zonder dat je het weet, is er namelijk al veel kennis in huis. Waar ze het antwoord op de vraag ‘Hoe ziet de organisatie er over een aantal jaar uit?’ niet kunnen geven, hebben ze vaak wél een beeld bij de toekomst van hun vakgebied en wat dit betekent voor hun afdeling. Opgeteld is dit waardevolle informatie voor de huisvestingsmanager.
Bundelen van huisvestingsinformatie
Een IT-manager weet dat hij de komende jaren een flink budget nodig heeft omdat ze gaan digitaliseren. De kans is dan groot dat er in de toekomst minder medewerkers nodig zijn of dat er meer vanuit huis gewerkt gaat worden, waardoor er minder werkplekken nodig zijn. Afhankelijk van het bedrijf kan dit ook juist betekenen dat er meer medewerkers voor de IT-afdeling nodig zullen zijn.
Een Salesmanager roept dat het steeds belangrijker wordt dat medewerkers dicht bij de klant werkzaam zijn, zodat ze beter weten wat er reilt en zeilt. De keuze voor een aantal regiokantoren verspreid over het land ten opzichte van één groot hoofdkantoor kan dan een logisch gevolg zijn. En ga je dan verhuizen of verbouwen?
Een HR-specialist weet precies waar hij of zij gekwalificeerd personeel vandaan kan halen. Dit is zeer relevante informatie voor de locatie van een organisatie. Wil je je dichtbij een universiteit vestigen, waar jouw toekomstige personeel wordt opgeleid? Waarschijnlijk zit de concurrentie hier ook, wat wel meer aanbod, maar ook meer druk op de arbeidsvoorwaarden betekent.
De informatie die je verzamelt door het gesprek aan te gaan met de verschillende stakeholders binnen een organisatie vormen de puzzelstukjes om tot één huisvestingstrategie te komen. Voor een directie wordt dit pas interessant als deze gegevens bij elkaar worden opgeteld, in een business case worden weergegeven en verwerkt tot een strategisch huisvestingsplan, waar het ook nog naast de missie en visie van het bedrijf wordt gelegd.
Invloed van huisvesting
Het is verstandig om goed na te denken over de keuzes die je maakt, want dit heeft dit heeft niet alleen grote invloed op de toekomstbestendigheid van huisvesting, maar ook zeker op de aantrekkelijkheid van de organisatie als werkgever, het imago van het bedrijf en het realiseren van organisatiedoelstellingen. Wil je bijvoorbeeld duurzaamheid uitstralen? Dan is het een logische keuze om voor een CO2-neutraal kantoorpand te kiezen.
Kijk ook zeker verder dan de huisvesting alleen: vergeet ook de vertaalslag naar de inrichting van het pand en de bijbehorende facilitaire dienstverlening niet. Een flexibele inrichting van een pand zorgt ervoor dat je beter meekunt met veranderingen en dus beter kunt inspelen op een situatie in de toekomst. Het kan dus verstandig zijn om bij het opstellen van het huisvestingsplan hier al rekening mee te houden.
Wat als een huisvestingsplan ontbreekt?
Ontbreekt het op dit moment aan een strategisch huisvestingsplan? Dan is de kans groot dat je ad-hoc beslissingen moet nemen op huisvestingsvlak, terwijl huisvesting vaak iets is voor de langere termijn. In deze situatie reageer je op veranderingen, waardoor je vaak achter de feiten aanloopt.
Dit betekent niet dat het eenvoudig is om veranderingen binnen een organisatie tijdig te signaleren als huisvestingsmanager. Een veelgehoorde vraag is dan ook: hoe haal ik deze informatie boven tafel? Uit ervaring blijkt dat je veel informatie kunt verzamelen door het gesprek aan te gaan met belangrijke stakeholders binnen een organisatie.
Om deze informatie te verifiëren, is het noodzakelijk om het huisvestingsplan bij de directie te toetsen. Past jouw plan bij het totaalplaatje van de organisatie en waar het bedrijf naartoe wil groeien? Dan heb je met huisvesting een krachtige tool in handen om een organisatie optimaal te laten presteren.
Aan de slag? In dit stappenplan zetten we in acht stappen uiteen hoe je tot een strategisch huisvestingsplan kunt komen. Download het stappenplan, ontvang een gedetailleerde omschrijving per stap en ontdek hoe je waarde kunt toevoegen met huisvesting als strategisch bedrijfsmiddel.
